Отпуск без сохранения заработной платы в 2026 году: кому работодатель обязан его дать и как оформить
Отпуск без сохранения заработной платы — это отпуск «за свой счёт»: работник не работает, работодатель не платит, а место работы и должность сохраняются. Статья 128 ТК РФ делит его на два режима: по соглашению сторон, где работодатель вправе отказать, и обязательный — для пенсионеров, инвалидов, ветеранов и ряда семейных событий. Главный подводный камень — дни свыше 14 за рабочий год выпадают из отпускного стажа и сдвигают дату следующего ежегодного отпуска.
- Два режима: когда работодатель вправе отказать, а когда обязан
- Кому работодатель обязан дать отпуск: таблица 2026 года
- Правило 14 дней: как отпуск за свой счёт сдвигает рабочий год
- Как оформить: заявление и приказ
- Досрочный выход, продление и отзыв
- Больничный и другие последствия отпуска за свой счёт
- Может ли работодатель отправить в отпуск без сохранения принудительно
- Что держать в голове работодателю
- Вопросы и ответы
Два режима: когда работодатель вправе отказать, а когда обязан
Отпуск без сохранения заработной платы регулирует статья 128 ТК РФ, и в ней два принципиально разных режима.
Первый — по соглашению сторон. Работник просит отпуск «по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам», а работодатель решает, отпускать ли. Уважительность причины оценивает сам работодатель: закон не даёт ни списка причин, ни критериев. Отказ в этом режиме законен, и оспаривать его бессмысленно. Продолжительность — любая, о которой договорились: от одного дня до нескольких месяцев, верхнего предела в ТК нет.
Второй — обязательный. Категориям из части 2 статьи 128 ТК и ряда федеральных законов работодатель обязан предоставить отпуск по одному письменному заявлению. Согласие руководителя не требуется, «производственная необходимость» значения не имеет.
Важно. Если работник из обязательной категории подал заявление, а работодатель отпуск не оформил, уход в такой отпуск — не прогул. Верховный Суд прямо назвал уважительной причиной отсутствия использование дней отдыха, в предоставлении которых работодатель незаконно отказал (подп. «д» п. 39 постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2). В режиме соглашения сторон правило обратное: уход без согласованного приказа остаётся прогулом.
Кому работодатель обязан дать отпуск: таблица 2026 года
Перечень статьи 128 ТК за последние два года дважды расширяли: Федеральный закон от 06.04.2024 № 70-ФЗ добавил отпуск для ухода за военнослужащими, получившими увечье или заболевание на службе, а Федеральный закон от 07.04.2025 № 64-ФЗ расширил круг членов семей погибших — теперь в него входят и совершеннолетние дети, а сами нормы охватывают в том числе добровольцев.
| Кому положен отпуск | Сколько дней | Основание |
|---|---|---|
| Участники Великой Отечественной войны | До 35 календарных дней в году | Ч. 2 ст. 128 ТК РФ |
| Работающие пенсионеры по старости (по возрасту) | До 14 календарных дней в году | Ч. 2 ст. 128 ТК РФ |
| Работающие инвалиды | До 60 календарных дней в году | Ч. 2 ст. 128 ТК РФ |
| Родители, супруги и дети (включая совершеннолетних) военнослужащих, добровольцев и сотрудников силовых ведомств, погибших или умерших из-за ранения, контузии, увечья или заболевания, связанных со службой | До 14 календарных дней в году | Ч. 2 ст. 128 ТК РФ в ред. закона от 07.04.2025 № 64-ФЗ |
| Родители, супруги и дети (включая совершеннолетних) военнослужащих и добровольцев, получивших увечье (ранение, травму, контузию) или заболевание при исполнении обязанностей службы, — для ухода за ними по медицинскому заключению | До 35 календарных дней в году | Ч. 2 ст. 128 ТК РФ, введено законом от 06.04.2024 № 70-ФЗ, расширено законом от 07.04.2025 № 64-ФЗ |
| Любой работник при рождении ребёнка, регистрации брака, смерти близких родственников | До 5 календарных дней по каждому событию | Ч. 2 ст. 128 ТК РФ |
| Ветераны боевых действий | До 35 календарных дней в году | Подп. 11 п. 1 ст. 16 закона от 12.01.1995 № 5-ФЗ «О ветеранах» |
| Работники, допущенные к вступительным испытаниям в вуз | 15 календарных дней | Ст. 173 ТК РФ |
| Совместители, у которых отпуск по основному месту длиннее, чем по совместительству | На разницу в днях между отпусками | Ст. 286 ТК РФ |
| Родители двух и более детей до 14 лет, ребёнка-инвалида до 18 лет, одинокие матери и отцы с ребёнком до 14 лет — если это записано в коллективном договоре | До 14 календарных дней в году | Ст. 263 ТК РФ |
Счёт «в году» для этих категорий ведётся по рабочему году конкретного сотрудника — с даты приёма, а не с 1 января. Неиспользованные дни на следующий год не переносятся и не суммируются: лимит каждый рабочий год открывается заново.
Правило 14 дней: как отпуск за свой счёт сдвигает рабочий год
Верхнего предела продолжительности по соглашению сторон нет — можно договориться хоть на полгода. Ограничение другое, и о нём обычно узнают постфактум. По статье 121 ТК РФ в стаж, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск, входит не больше 14 календарных дней отпусков без сохранения за рабочий год. Всё, что свыше, из стажа выпадает — и окончание рабочего года отодвигается на число «лишних» дней.
Сдвиг рабочего года = дни без сохранения за рабочий год − 14
Если результат нулевой или отрицательный, сдвига нет: до 14 дней включительно отпуск за свой счёт на отпускной стаж не влияет.
Пример: как 25 дней за свой счёт сдвинули отпуск
Сотрудника приняли на работу 3 марта 2025 года. Его рабочий год — с 3 марта 2025 по 2 марта 2026 года. За этот период он брал отпуск без сохранения заработной платы суммарно на 25 календарных дней.
В отпускной стаж входят только 14 дней. Сверх лимита — 25 − 14 = 11 дней. Рабочий год удлиняется на 11 дней и закончится не 2, а 13 марта 2026 года. Следующий рабочий год, за который положены очередные 28 дней оплачиваемого отпуска, начнётся 14 марта 2026 года. Право на отпуск никуда не исчезло — оно наступит позже.
На деньги это влияет косвенно: чем позже закрывается рабочий год, тем позже возникает право на очередной оплачиваемый отпуск и компенсацию при увольнении. Сами отпускные считаются из среднего заработка за 12 месяцев — механику с примерами разобрали в статье про расчёт отпускных в 2026 году.
Как оформить: заявление и приказ
Оформление занимает два документа. Работник подаёт письменное заявление, работодатель издаёт приказ — по унифицированной форме Т-6 или по собственной форме. Устная договорённость не работает в обе стороны: без приказа работник рискует прогулом, а работодатель — спором о датах и основаниях.
В заявлении обязательны: точное название отпуска («без сохранения заработной платы», а не «административный» и не «за свой счёт»), даты начала и окончания либо количество календарных дней и причина. Работник из обязательной категории указывает основание и прикладывает подтверждающий документ: пенсионное удостоверение, справку об инвалидности, свидетельство о рождении, о браке или о смерти.
Образец формулировки заявления
«Прошу предоставить мне отпуск без сохранения заработной платы с 9 по 11 февраля 2026 года продолжительностью 3 календарных дня в связи с семейными обстоятельствами».
Работающий пенсионер добавляет основание: «…в соответствии с частью 2 статьи 128 ТК РФ как работающему пенсионеру по старости». Такое заявление работодатель обязан удовлетворить.
В табеле учёта рабочего времени дни отмечают кодом «ДО» (цифровой код 16) — отпуск, предоставленный по разрешению работодателя, или «ОЗ» (17) — отпуск в случаях, предусмотренных законодательством, то есть для обязательных категорий. В график отпусков отпуск без сохранения не включается: график охватывает только ежегодные оплачиваемые отпуска.
В кадровых программах операция типовая: в 1С:ЗУП оформляется документом «Отпуск без сохранения оплаты», который сам ставит нужный код в табель и исключает дни из начисления зарплаты.
Досрочный выход, продление и отзыв
Досрочное прекращение отпуска без сохранения ТК не регулирует, поэтому действует общее правило — как договорятся стороны. Работник вправе попросить о выходе раньше срока, но работодатель не обязан соглашаться: на период отпуска работа могла быть перераспределена. Согласились — издаётся приказ о прекращении отпуска с конкретной даты.
Обратная ситуация симметрична: работодатель не может отозвать работника из отпуска за свой счёт без его согласия. Механизм отзыва из статьи 125 ТК касается только ежегодного оплачиваемого отпуска. Продление тоже не происходит автоматически — ни по болезни, ни по заявлению задним числом: нужен новый цикл «заявление — приказ».
Больничный и другие последствия отпуска за свой счёт
Больничный, открытый в отпуске без сохранения, не оплачивается: пособие не назначается за период освобождения от работы без оплаты — п. 1 ч. 1 ст. 9 закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ. Если нетрудоспособность продолжается после окончания отпуска, пособие назначат со дня, когда работник должен был выйти на работу, — этот порядок подтверждает и методическая база 1С:ИТС. Продлить отпуск за свой счёт на дни болезни нельзя.
Что ещё меняется, а что нет:
- Средний заработок. Дни отпуска без сохранения исключаются из расчётного периода — нулевые дни не «размывают» средний заработок для будущих отпускных и командировочных.
- Страховой стаж для пособий. Не прерывается: он считается по периодам действия трудового договора, а договор в отпуске продолжает действовать.
- Зарплата и взносы. Начислений нет, поэтому нет НДФЛ и страховых взносов за эти дни.
- Увольнение. Уволиться по собственному желанию из отпуска без сохранения можно, срок предупреждения течёт как обычно и на дни отпуска не продлевается.
Отпуска, приказы и стаж — без ошибок и штрафов трудовой инспекции
Курс «Специалист по кадровому делопроизводству со знанием 1С: Зарплата и управление персоналом 8.3» выстраивает всю систему кадровых процессов: приём, отпуска всех видов, табель, воинский учёт и проверки ГИТ — с отработкой каждого документа в 1С:ЗУП и обратной связью преподавателя. Программу регулярно обновляем. По окончании — удостоверение о повышении квалификации.
Может ли работодатель отправить в отпуск без сохранения принудительно
Нет. Отпуск без сохранения предоставляется только по инициативе работника — по его письменному заявлению. «Административного отпуска», в который персонал отправляют из-за падения заказов или простоя цеха, в Трудовом кодексе не существует.
Если работы нет по причинам, зависящим от компании, это простой, и он оплачивается: не менее 2/3 среднего заработка при простое по вине работодателя и не менее 2/3 тарифной ставки или оклада — по причинам, не зависящим от сторон (ст. 157 ТК РФ). Заявление «за свой счёт», написанное под давлением, работник может оспорить, а работодателю за подмену оплачиваемого простоя неоплачиваемым отпуском грозит ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ. Массовые «отпуска по инициативе администрации» — типовой повод для внеплановой проверки трудовой инспекции.
Что держать в голове работодателю
- Отпуск без сохранения зарплаты бывает двух видов: по соглашению сторон (работодатель вправе отказать) и обязательный — для категорий из ч. 2 ст. 128 ТК и других федеральных законов.
- Обязательные лимиты в году: пенсионерам — до 14 дней, инвалидам — до 60, ветеранам боевых действий — до 35, при рождении ребёнка, свадьбе и смерти близких — до 5 дней на событие, для ухода за военнослужащим с увечьем — до 35.
- Свыше 14 календарных дней за рабочий год дни выпадают из отпускного стажа — окончание рабочего года и право на следующий оплачиваемый отпуск сдвигаются (ст. 121 ТК).
- Оформление: заявление работника плюс приказ; в табеле — код «ДО» или «ОЗ»; в график отпусков такие дни не входят.
- Больничный в отпуске за свой счёт не оплачивается, а отправить работника в такой отпуск принудительно нельзя — без работы это простой с оплатой не менее 2/3.
Вопросы и ответы
- Входят ли праздничные дни в отпуск без сохранения заработной платы?
Да. Правило статьи 120 ТК о том, что нерабочие праздничные дни в отпуск не включаются, касается только ежегодных оплачиваемых отпусков. Отпуск без сохранения считается в календарных днях подряд, включая выходные и праздники.
- Можно ли взять отпуск за свой счёт на несколько часов?
Нет, минимальная единица — один календарный день: именно днями оперируют статья 128 ТК и коды табеля. Короткое отсутствие в течение дня оформляют иначе — по договорённости с руководителем, с отработкой или как неполный рабочий день.
- Засчитывается ли отпуск без сохранения в стаж для больничного?
Да. Страховой стаж для пособий определяется периодами работы по трудовому договору, а договор во время отпуска продолжает действовать. Выпадают эти дни только из отпускного стажа — и лишь в части, превышающей 14 дней за рабочий год.
- Может ли работодатель отказать, если сотрудник относится сразу к двум льготным категориям?
Отказать по обязательному основанию нельзя ни по одному из них. Каждое основание из статьи 128 ТК действует самостоятельно, поэтому работник вправе использовать лимит по каждому — например, дни как пенсионер и отдельно дни в связи со смертью близкого родственника.
- Что будет, если уйти в отпуск за свой счёт без приказа?
Для работника из обязательной категории, которому незаконно отказали, это не прогул — позиция Верховного Суда в постановлении Пленума от 17.03.2004 № 2. Во всех остальных случаях самовольный уход считается прогулом с риском увольнения по подп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК.