График отпусков на 2026 год: как составить и утвердить
График отпусков — обязательный кадровый документ, который планирует отдых всех сотрудников на год вперёд и защищает работодателя от штрафов. Разбираем, по какой форме составить график на 2026 год, до какого числа его утвердить, кто вправе выбирать удобное время отпуска и как законно переносить даты в течение года.
- Что такое график отпусков и обязателен ли он
- Форма Т-7 или собственный бланк
- Срок утверждения графика на 2026 год
- Как составить график: пошаговый порядок
- Кто вправе выбирать удобное время отпуска
- Можно ли отступать от графика: перенос и продление
- Ознакомление работников и уведомление об отпуске
- Пример заполнения, хранение и штрафы
- Итоги
- Вопросы и ответы
Отпуск нужно спланировать заранее — для этого и существует график отпусков. Это один из немногих кадровых документов, который обязателен для каждого работодателя и на который в первую очередь смотрит трудовая инспекция при проверке. Разберём, по какой форме составить график на 2026 год, в какой срок его утвердить, чьи пожелания придётся учесть обязательно и как законно перенести отпуск, если планы изменились.
Что такое график отпусков и обязателен ли он
График отпусков — это локальный документ, в котором работодатель заранее распределяет ежегодные оплачиваемые отпуска всех сотрудников на календарный год. Он фиксирует очерёдность отдыха и помогает так спланировать работу подразделений, чтобы одновременный уход нескольких ключевых специалистов не остановил процессы.
Составлять график обязан каждый работодатель, у которого есть хотя бы один наёмный работник, — это прямое требование статьи 123 ТК РФ. Обязанность не зависит ни от формы собственности, ни от численности штата: она одинакова и для крупной компании, и для индивидуального предпринимателя с одним продавцом. Исключение — работодатели-физлица без статуса ИП: они согласовывают время отдыха с работником напрямую, без формального графика.
Важно понимать: график — не формальность для проверяющего, а рабочий инструмент. В него включают все виды ежегодных отпусков: основной, дополнительные (за вредность, ненормированный рабочий день, работу в районах Крайнего Севера) и неиспользованные дни, перенесённые с прошлых лет. Отпуска без сохранения зарплаты и учебные отпуска в график не вносят — они предоставляются по заявлению и заранее не планируются.
Форма Т-7 или собственный бланк
Традиционно график составляют по унифицированной форме Т-7, утверждённой постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. В ней уже предусмотрены все нужные графы: структурное подразделение, должность, Ф. И. О. работника, количество дней отпуска, запланированная и фактическая даты, а также поле для примечаний о переносе.
С 2013 года применение унифицированных форм перестало быть обязательным. Работодатель вправе разработать собственный бланк — например, добавить графу для подписи работника об ознакомлении или колонку с реквизитами уведомления. Свою форму закрепляют в учётной политике или утверждают отдельным приказом руководителя.
Какой бы бланк вы ни выбрали, в нём должны быть обязательные реквизиты первичного учётного документа: наименование, дата составления, содержание операции и подписи ответственных лиц. На практике большинство кадровиков остаются на проверенной Т-7 — она привычна инспекторам и не вызывает лишних вопросов.
Срок утверждения графика на 2026 год
Закон отводит на подготовку графика чёткий срок: его нужно утвердить не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Для графика на 2026 год это означает крайнюю дату — 17 декабря 2025 года включительно.
Утверждает график руководитель организации или уполномоченное лицо — приказом или грифом утверждения прямо на бланке. Если в компании действует выборный орган первичной профсоюзной организации, перед утверждением нужно учесть его мнение в порядке статьи 372 ТК РФ.
Нарушение двухнедельного срока само по себе не делает график недействительным, но даёт инспектору формальный повод для замечания. Не откладывайте утверждение на последние дни декабря: соберите пожелания сотрудников заранее, в ноябре, и спокойно согласуйте проект.
Сотрудников, принятых на работу уже после утверждения графика, в текущий документ можно не вносить. Их отпуск в первый рабочий год предоставляют по соглашению сторон, а в следующий график включают на общих основаниях. Право на первый отпуск возникает после шести месяцев непрерывной работы, но по договорённости отпуск можно дать и раньше.
Как составить график: пошаговый порядок
Грамотно составленный график экономит время весь год: он снимает споры об очерёдности и защищает от претензий инспекции. Двигайтесь последовательно.
- Соберите пожелания работников о желаемых датах отпуска. Удобно разослать опросные листы в ноябре и обозначить срок ответа.
- Выделите льготные категории, которые вправе выбирать время отдыха, и закрепите за ними приоритет вне общей очереди.
- Проверьте остатки неиспользованных дней за прошлые годы и внесите их в план — накапливать отпуска годами нельзя.
- Сбалансируйте нагрузку: следите, чтобы в одном отделе не отдыхали одновременно все взаимозаменяемые сотрудники.
- Согласуйте проект с руководителями подразделений и, при наличии, с профсоюзом.
- Утвердите готовый график приказом до 17 декабря и ознакомьте с ним работников.
Пожелания сотрудников работодатель учитывает, но не обязан удовлетворять их безусловно: если отпуск конкретного специалиста в выбранный месяц парализует работу, дату можно скорректировать. Исключение — приоритетные категории, о которых ниже: их право выбрать удобное время закреплено законом.
Кто вправе выбирать удобное время отпуска
Для большинства работников очерёдность определяет работодатель. Но закон выделяет категории, которым отпуск предоставляют в удобное для них время, — их пожелания в графике нужно учесть в первую очередь.
| Категория работника | Основание |
|---|---|
| Работники младше 18 лет | ст. 267 ТК РФ |
| Один из родителей (опекун), воспитывающий ребёнка-инвалида до 18 лет | ст. 262.1 ТК РФ |
| Родители трёх и более детей до 18 лет, пока младшему нет 14 лет | ст. 262.2 ТК РФ |
| Женщины перед отпуском по беременности и родам или сразу после него | ст. 260 ТК РФ |
| Муж в период отпуска жены по беременности и родам | ст. 123 ТК РФ |
| Совместители — одновременно с отпуском по основной работе | ст. 286 ТК РФ |
| Почётные доноры России | Закон № 125-ФЗ |
| Чернобыльцы и приравненные к ним лица | Закон № 1244-1 |
Даже если такой работник не заявил конкретную дату при составлении графика, он вправе позже уйти в отпуск в удобное время — работодатель обязан пойти навстречу, хотя это и ломает утверждённый план. Совместителям отпуск предоставляют одновременно с отдыхом по основной работе, в том числе авансом, если по совместительству они отработали меньше полугода.
Можно ли отступать от графика: перенос и продление
Утверждённый график обязателен для обеих сторон (ч. 2 ст. 123 ТК РФ). Работник не может самовольно перенести свой отпуск, а работодатель — отказать в отдыхе в запланированную дату. Но жизнь вносит коррективы, и закон предусматривает основания законно отступить от плана.
Отпуск продлевают или переносят по статье 124 ТК РФ, если во время отдыха работник заболел, исполнял государственные обязанности либо если ему вовремя не выплатили отпускные (позже чем за три дня) или не уведомили о начале отпуска за две недели. При болезни сотрудник сам решает: продлить отпуск на дни нетрудоспособности или перенести их на другой срок.
Перенести отпуск может и работодатель — если уход сотрудника в запланированный период навредит нормальной работе. Но здесь два ограничения: нужно письменное согласие работника, а новый срок должен уложиться в ближайшие 12 месяцев. Не предоставлять отпуск два года подряд запрещено полностью, а работникам до 18 лет и занятым на вредных работах отпуск нельзя не давать даже один год.
Отозвать работника из уже начавшегося отпуска можно только с его письменного согласия (ст. 125 ТК РФ). При этом нельзя отзывать несовершеннолетних, беременных женщин и занятых на вредных или опасных работах — даже если сам сотрудник не против. Неиспользованную часть отпуска предоставляют в удобное работнику время в текущем году или присоединяют к отпуску следующего года.
Разбираем кадровые документы на практике — от графика отпусков до приказов.
Курс по кадровому делопроизводству в Учебном центре поможет уверенно оформлять графики отпусков, приказы и другие кадровые документы по актуальным требованиям 2026 года. Вы отработаете процедуры на реальных кейсах и научитесь проходить проверки трудовой инспекции без замечаний.
Ознакомление работников и уведомление об отпуске
Прямой обязанности знакомить сотрудников с самим графиком под подпись в ТК РФ нет. Но Роструд рекомендует это делать: подпись работника подтверждает, что он заранее знал даты своего отдыха. Проще всего добавить в бланк графу «С графиком ознакомлен» или завести отдельный лист ознакомления.
Отдельно от ознакомления с графиком работодатель обязан уведомить работника о начале конкретного отпуска не позднее чем за две недели (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Форму уведомления компания выбирает сама: извещение под подпись, ознакомительная ведомость или отметка в самом графике. Главное — зафиксировать факт и дату предупреждения, иначе работник получит право перенести отпуск.
Ещё один срок связан с деньгами: отпускные нужно выплатить не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ). Нарушение любого из этих сроков даёт работнику право требовать переноса, а инспекции — основание для штрафа. Поэтому уведомление и расчёт отпускных удобно готовить в связке, за две недели до даты старта.
Пример заполнения, хранение и штрафы
Покажем логику заполнения на коротком примере отдела продаж.
Отдел продаж, график на 2026 год.
Менеджер Иванова А. П. — 28 календарных дней, запланированы с 6 июля 2026 года. Иванова — мать троих детей до 14 лет, поэтому её пожелание учли в приоритете и поставили удобный ей летний месяц.
Менеджер Петров С. В. — 28 дней, разбиты на две части: 14 дней с 16 марта и 14 дней с 5 октября. Одна из частей не короче 14 дней — требование о делении отпуска соблюдено.
Специалист Сидоров Д. И. — 28 дней основного отпуска плюс 3 дня за ненормированный рабочий день, итого 31 день с 10 августа. Даты сдвинули на неделю позже пожелания, чтобы не пересекаться с отпуском Ивановой в том же отделе.
Готовый график хранят один год — этот срок установлен Перечнем Росархива от 20.12.2019 № 236. Отсчёт идёт по окончании года, на который составлен документ, поэтому график на 2026 год можно уничтожить не ранее 2027 года.
За отсутствие графика или нарушения при его ведении грозит ответственность по статье 5.27 КоАП РФ. При первом нарушении должностному лицу и ИП выпишут штраф от 1 000 до 5 000 рублей, организации — от 30 000 до 50 000 рублей либо предупреждение. За повторное нарушение штраф для ИП вырастает до 20 000 рублей, для компании — до 70 000 рублей, а руководителю грозит дисквалификация на срок от одного до трёх лет.
Итоги
- График отпусков обязателен для всех работодателей с наёмными работниками; на 2026 год его утверждают не позднее 17 декабря 2025 года.
- Составлять график можно по форме Т-7 или по собственному бланку, закреплённому приказом либо учётной политикой.
- Льготные категории — несовершеннолетние, многодетные, родители детей-инвалидов, совместители и другие — вправе выбирать удобное время отдыха.
- Отступать от графика можно только по закону: перенос и продление по статье 124 ТК РФ, отзыв — по статье 125 ТК РФ и лишь с согласия работника.
- О начале отпуска предупреждают за две недели, отпускные выплачивают за три дня; отсутствие графика карается штрафом до 50 000 рублей.
Вопросы и ответы
- Обязателен ли график отпусков для ИП?
Да, если у ИП есть хотя бы один наёмный работник. Обязанность составлять график не зависит от организационно-правовой формы и численности штата — она вытекает из статьи 123 ТК РФ и распространяется на все организации и на всех ИП-работодателей.
- До какого числа нужно утвердить график отпусков на 2026 год?
Не позднее чем за две недели до начала календарного года — то есть до 17 декабря 2025 года включительно. Если в компании есть профсоюз, до этой даты нужно ещё и учесть его мнение по проекту графика.
- Можно ли составить график не по форме Т-7?
Да. С 2013 года унифицированные формы необязательны. Работодатель вправе разработать собственный бланк и закрепить его в учётной политике или отдельном приказе. Главное, чтобы в форме были все обязательные реквизиты первичного документа.
- Обязан ли работник уходить в отпуск строго по графику?
Да, утверждённый график обязателен и для работодателя, и для работника (ч. 2 ст. 123 ТК РФ). Отступить от него можно только по соглашению сторон или в случаях, прямо предусмотренных законом, — например, для льготных категорий или при переносе отпуска по болезни.
- Нужно ли знакомить работников с графиком отпусков под подпись?
Прямой обязанности в ТК РФ нет, но Роструд рекомендует это делать. Удобно добавить в бланк отдельную графу для подписи или вести лист ознакомления — так вы подтвердите, что сотрудник знал даты своего отпуска заранее.
- Сколько хранится график отпусков?
График отпусков хранится один год по Перечню Росархива от 20.12.2019 № 236. Срок отсчитывается по окончании календарного года, на который график составлен, поэтому график на 2026 год можно уничтожить не ранее 2027 года.
Нормативная база: ст. 123 ТК РФ (очерёдность и график отпусков), ст. 124 ТК РФ (продление и перенос отпуска), ст. 125 ТК РФ (отзыв из отпуска), ст. 136 ТК РФ (выплата отпускных), ст. 260, 262.1, 262.2, 267, 286 ТК РФ (льготные категории), ст. 5.27 КоАП РФ (ответственность), Перечень Росархива от 20.12.2019 № 236 (срок хранения).