Отпуск без сохранения зарплаты: правила, сроки и заявление

Отпуск без сохранения заработной платы предоставляют по письменному заявлению работника. В одних случаях работодатель вправе согласовать или отклонить просьбу, в других обязан отпустить сотрудника в пределах установленного срока. Разбираем действующие правила, оформление и отдельные изменения с 1 сентября 2026 года.

Главное: право на отпуск зависит от основания

По состоянию на 30 июля 2026 года действуют два основных порядка. По семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам отпуск без оплаты предоставляют по соглашению сторон: работодатель оценивает просьбу, а даты и продолжительность согласовывают. Для категорий и обстоятельств, прямо названных в законе или коллективном договоре, отпуск обязателен.

Базовые правила закрепляет статья 128 ТК РФ. Инициатива должна исходить от работника: отправить персонал в «вынужденный отпуск» вместо оплаты простоя работодатель не вправе. Это следует и из разъяснения Минтруда об отпусках по инициативе работодателя.

Когда работодатель обязан предоставить отпуск

Если основание предусмотрено законом, работник подаёт письменное заявление. Когда право зависит от статуса или события, кадровой службе нужны достаточные сведения либо подтверждающие документы. Работодатель не может по своему усмотрению сократить запрошенный период, если он укладывается в установленную гарантию.

Основание по статье 128 ТК РФ	До скольких календарных дней	Что важно проверить
Участник Великой Отечественной войны	35 в году	Статус работника
Работающий пенсионер по старости	14 в году	Назначение пенсии по возрасту
Работающий инвалид	60 в году	Подтверждённая инвалидность
Рождение ребёнка, регистрация брака или смерть близкого родственника	5 по соответствующему случаю	Событие и запрошенные даты
Родитель, супруг или ребёнок, в том числе совершеннолетний, погибшего или умершего вследствие связанных со службой ранения, контузии или увечья либо заболевания военнослужащего или другого лица из перечня статьи 128	14 в году	Статус родственника и связь смерти со службой
Родитель, супруг или ребёнок, в том числе совершеннолетний, который ухаживает за получившим связанное со службой ранение, контузию или увечье либо заболевание военнослужащим или другим лицом из перечня статьи 128	35 в году	Медицинское заключение и статус родственника

Перечень не исчерпывается этой таблицей. Обязательный отпуск может следовать из других статей ТК РФ, федерального закона или коллективного договора. Например, отдельные гарантии предусмотрены для совместителей и работников, совмещающих работу с обучением. Поэтому кадровику нужно проверять не только формулировку причины, но и статус сотрудника, локальные правила и неиспользованный остаток дней по конкретному основанию.

Если сотрудник просит больше обязательного лимита, гарантированной является только установленная законом часть. Дополнительные дни можно согласовать по общему правилу.

Когда работодатель может отказать

Просьба «по семейным обстоятельствам» сама по себе не создаёт безусловного права на отпуск. Если работник не относится к льготной категории и событие не названо в законе или коллективном договоре, работодатель вправе учитывать продолжительность, даты, производственную ситуацию и уважительность причины.

Для такого отпуска нет единого минимума и максимума: стороны могут согласовать один день, несколько недель или иной период. Но решение должно быть определённым — с датой начала, датой окончания и числом календарных дней. Оставлять заявление без понятного ответа рискованно и для работника, и для кадровой службы.

• Работнику: не уходить с работы только потому, что заявление передано. Сначала убедитесь, что отпуск согласован и оформлен. Самовольное отсутствие при необязательном основании может быть квалифицировано как прогул.
• Руководителю: не предлагать сотруднику написать заявление задним числом, чтобы скрыть простой или отсутствие работы.
• Кадровику: отдельно установить, является ли отпуск обязательным, а затем проверить лимит и подтверждающие сведения.

Верховный суд также разделяет отпуска, предоставляемые по усмотрению работодателя, и обязательные отпуска, что отражено в обзоре практики по трудовым спорам.

Как написать заявление без спорных формулировок

Унифицированной обязательной формы заявления нет. Текст должен позволять однозначно установить просьбу работника, период и основание. Для обязательного отпуска лучше назвать предусмотренное законом обстоятельство и приложить подтверждение, если оно необходимо для проверки права.

В заявлении указывают адресата, ФИО и должность работника, даты, количество календарных дней, причину, дату составления и подпись. Если документ подаётся через кадровую систему, способ подписания должен соответствовать принятому электронному документообороту.

Как кадровику оформить отпуск

1. 1
   Зарегистрировать заявление. Зафиксируйте дату получения, запрошенный период и способ подачи.
2. 2
   Определить правовой режим. Проверьте статью 128, специальные нормы, коллективный договор, статус работника и остаток обязательных дней.
3. 3
   Получить решение. Для отпуска по соглашению сторон нужна согласованная воля работодателя; для обязательного — проверка основания и дат в пределах гарантии.
4. 4
   Издать приказ. Используйте форму, утверждённую у работодателя. Можно применять Т-6, но частная организация вправе использовать собственный первичный документ с необходимыми реквизитами.
5. 5
   Ознакомить работника. До начала отсутствия у сотрудника должно быть понятное подтверждение согласованного периода.
6. 6
   Отразить отсутствие. Если компания использует унифицированные обозначения табеля, обычно код «ДО» или 16 применяют для отпуска с разрешения работодателя, а «ОЗ» или 17 — для отпуска, который работодатель обязан предоставить по закону.
7. 7
   Обновить кадровые данные. В кадровой системе и личной карточке, если она ведётся, зафиксируйте вид отпуска, основание, период и количество дней; передайте сведения для расчёта зарплаты и отпускного стажа.

Отпуск без сохранения зарплаты не включают в график ежегодных оплачиваемых отпусков: он возникает по заявлению сотрудника. При этом кадровику полезно вести единый контроль периодов — отдельно от того, как организованы график и оформление отпусков.

Как отпуск влияет на зарплату, отпускной стаж и больничный

Что меняется	Как учитывать
Заработная плата	За дни отпуска без сохранения зарплаты оплату не начисляют. В месяце с таким отсутствием зарплату рассчитывают с учётом фактически отработанного времени или выполненной нормы.
Стаж для ежегодного оплачиваемого отпуска	Включают не более 14 календарных дней всех отпусков без сохранения зарплаты, предоставленных по просьбе работника в течение его рабочего года. Дни начиная с 15-го исключают из стажа.
Граница рабочего года	Сдвигается на число исключённых дней. Например, если за рабочий год использовано 20 таких дней, граница сдвинется на 6 дней.
Выходные и праздники	Входят в согласованный период, поскольку отпуск считают в календарных днях. Нерабочий праздничный день сам по себе его не продлевает.
Временная нетрудоспособность	За дни болезни, совпавшие с отпуском без оплаты, пособие не назначают. Если нетрудоспособность продолжается после окончания отпуска, пособие назначают за оплачиваемый по закону период после его завершения.

Правило о 14 днях установлено статьёй 121 ТК РФ. Это именно рабочий, а не календарный год конкретного сотрудника. Поэтому кадровая система должна суммировать такие отпуска внутри правильных границ периода.

Ограничение по больничному следует из статьи 9 Федерального закона № 255-ФЗ. Сам отпуск без сохранения зарплаты из-за болезни автоматически не продлевается. А если нужно проверить обычный оплачиваемый отдых, используйте отдельный разбор о том, как рассчитываются отпускные.

Что изменится с 1 сентября 2026 года

Следующее правило ещё не действует на 30 июля 2026 года. С 1 сентября 2026 года статья 128 ТК РФ дополнится новым обязательным основанием. До пяти календарных дней без сохранения зарплаты смогут получить работники, которые фактически проживают в жилье в зоне чрезвычайной ситуации природного или техногенного характера, если одновременно нарушены условия их жизнедеятельности и утрачено имущество.

Изменение внесено Федеральным законом от 9 апреля 2026 года № 90-ФЗ. Порядок установлен постановлением Правительства от 28 мая 2026 года № 620, которое также вступит в силу 1 сентября 2026 года.

• заявление нужно подать не позднее пяти рабочих дней со дня установления предусмотренных правилами фактов;
• при кадровом электронном документообороте заявление можно подать электронным документом;
• отпуск должны предоставить в течение 20 календарных дней со дня подачи заявления;
• предоставление оформляют приказом работодателя.

До вступления нормы в силу нельзя представлять её как уже действующую гарантию. После 1 сентября кадровику понадобится проверять все условия нового основания, а не только факт объявления чрезвычайной ситуации.

Если вы оформляете такие случаи как кадровик

Единичное заявление можно проверить по закону и локальным документам. В постоянной кадровой работе дополнительно приходится контролировать рабочие годы, остатки гарантий, табель, приказы и отражение операций в 1С:ЗУП. Для начинающих специалистов эти процессы системно разбирает курс кадрового делопроизводства с 1С:ЗУП. Он не заменяет проверку конкретного трудового спора, но помогает выстроить типовой кадровый процесс.

Сначала определите основание отпуска, затем зафиксируйте заявление, решение, точные даты и приказ. Для расчётов отдельно учитывайте неоплачиваемые дни и отпускной стаж, а будущую норму о чрезвычайных ситуациях применяйте только с 1 сентября 2026 года.

Вопросы и ответы

• Может ли работодатель отказать в отпуске без сохранения зарплаты?

  Да, если просьба основана только на семейных обстоятельствах или другой уважительной причине и закон не обязывает предоставить отпуск. Для льготной категории или обязательного события отказ в пределах установленного срока неправомерен.

• Считаются ли 14 дней максимальной продолжительностью отпуска за свой счёт?

  Нет. Общего максимума для отпуска по соглашению сторон нет. Четырнадцать календарных дней — это предел, который включают в стаж для ежегодного оплачиваемого отпуска в течение рабочего года.

• Входят ли выходные и праздники в отпуск без сохранения зарплаты?

  Да. Период определяют в календарных днях, поэтому попавшие внутрь него выходные и нерабочие праздничные дни учитываются и автоматически не продлевают отпуск.

• Оплатят ли больничный, который начался во время отпуска без оплаты?

  За совпавшие с неоплачиваемым отпуском дни пособие по временной нетрудоспособности не назначают. Если больничный продолжается после окончания отпуска, последующий период оплачивают по общим правилам.

По теме