Воинский учёт в организации в 2026 году: обязанности, документы и штрафы
Воинский учёт обязаны вести все организации — от производственного холдинга до небольшого ООО с одним военнообязанным в штате. С 2024 года штрафы за нарушения выросли в десятки раз, а воинский учёт переходит на электронный реестр и цифровые повестки. Разбираем, кто подлежит учёту, какие документы должны быть в организации, в какие сроки сообщать о приёме и увольнении и что проверяет военкомат.
- Кто обязан вести воинский учёт
- Кто из работников подлежит воинскому учёту
- Документы воинского учёта в организации
- Электронный реестр воинского учёта и сверки с военкоматом
- Приём и увольнение военнообязанных: обязанности и сроки
- Бронирование и проверки военкоматов
- Штрафы за нарушения воинского учёта в 2026 году
- Как поставить организацию на воинский учёт с нуля
- Итоги
- Вопросы и ответы
Кто обязан вести воинский учёт
Воинский учёт ведут все организации независимо от организационно-правовой формы, формы собственности и численности персонала — обязанность закреплена статьёй 8 закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ и Положением о воинском учёте, утверждённым постановлением Правительства от 27.11.2006 № 719. Освобождённых нет: микропредприятие с единственным военнообязанным работником обязано вести учёт так же, как завод с тысячным штатом. Индивидуальных предпринимателей закон к ведению воинского учёта не обязывает.
За организацию учёта отвечает руководитель. Работу поручают конкретному сотруднику приказом, а число ответственных зависит от количества граждан, состоящих на воинском учёте (п. 12 Положения № 719):
- менее 500 человек — один работник по совместительству, обычно кадровик;
- от 500 до 2000 — один освобождённый работник, для которого воинский учёт является основной функцией;
- от 2000 до 4000 — два освобождённых работника;
- далее — по одному дополнительному работнику на каждые последующие полные 3000 граждан.
Если ответственных двое и больше, создаётся военно-учётное подразделение — военно-учётный стол. Проект приказа о назначении ответственного согласовывают с военным комиссариатом, туда же сообщают о смене работника, ведущего учёт.
Кто из работников подлежит воинскому учёту
Учёту подлежат две категории работников. Первая — призывники: мужчины от 18 до 30 лет, не пребывающие в запасе. Верхняя граница призывного возраста — 30 лет — действует с 1 января 2024 года. Вторая — военнообязанные, состоящие в запасе:
- уволенные с военной службы в запас;
- выпускники военных учебных центров и военных кафедр;
- освобождённые от призыва или получавшие отсрочки до достижения 30 лет;
- не служившие без законных оснований, в том числе получившие справку взамен военного билета;
- прошедшие альтернативную гражданскую службу;
- женщины с военно-учётными специальностями — медики, связисты, картографы, специалисты вычислительной техники, метеорологи.
Не подлежат учёту: иностранные граждане, женщины без военно-учётной специальности, освобождённые от воинской обязанности по здоровью с категорией «Д», постоянно проживающие за пределами России и отбывающие наказание в виде лишения свободы.
Военнообязанные состоят на учёте до предельного возраста пребывания в запасе. С 2024 года для солдат, сержантов, прапорщиков и мичманов третий разряд повышен до 55 лет: первый разряд — до 40 лет, второй — до 50, третий — до 55. Для младших офицеров предельный возраст — 60 лет, для майоров и подполковников — 65, для полковников — 65, для высших офицеров — 70. Женщины относятся к третьему разряду: офицеры состоят на учёте до 50 лет, остальные — до 45.
До 1 января 2028 года действует переходный период для неофицерских званий: кому 50 лет исполнилось в 2024 году, снимаются с учёта в 51 год, в 2025 году — в 52 года, в 2026 году — в 53, в 2027 году — в 54. Работника, достигшего предельного возраста, кадровик снимает с учёта в организации сам — заявление и поход в военкомат не нужны.
Документы воинского учёта в организации
Состав документов определён Положением № 719 и методическими рекомендациями Генштаба. Военкомат при проверке запрашивает именно этот комплект.
| Документ | Что содержит | На что обратить внимание |
|---|---|---|
| Приказ об организации воинского учёта | Назначение ответственного и заместителя на период отпуска или болезни | Издаётся ежегодно, проект согласовывают с военкоматом |
| План работы на год | Мероприятия: сверки, актуализация карточек, отчёты и их сроки | Согласовывается с военкоматом, отметки о выполнении обязательны |
| Картотека карточек формы № 10 | Личные данные и сведения о воинском учёте каждого работника | Форма утверждена приказом Минобороны от 22.11.2021 № 700, ведётся в электронном и бумажном виде |
| Журнал проверок | Результаты проверок военкомата и внутренних сверок | Прошивается, нумеруется, заверяется подписью руководителя и печатью |
| Карточка учёта организации (форма № 18) | Сведения об организации и численности состоящих на учёте | Сдаётся при постановке на учёт и обновляется по графику, установленному в регионе |
| Расписки о приёме документов | Подтверждение, что организация приняла у работника военный билет | Корешки расписок хранят до возврата документа |
| Переписка с военкоматом | Сведения о приёме и увольнении, ответы на запросы, журналы исходящих | Копии со штампами о приёме — доказательство при споре о штрафе |
Картотеку формы № 10 строят по разделам: офицеры запаса; солдаты, сержанты, прапорщики и мичманы; военнообязанные женщины; призывники. Карточки забронированных граждан выделяют отдельно. Внутри разделов карточки расставляют по алфавиту.
В организацию принят водитель, 1990 года рождения, отслуживший по призыву. Кадровик заполняет карточку по военному билету. Раздел I: ФИО, дата рождения, семейное положение, образование — среднее профессиональное, профессия — водитель. Раздел II: категория воинского учёта — общий; категория запаса — 1; воинское звание — сержант; состав (профиль) — солдаты; полное кодовое обозначение ВУС — 837037А; категория годности — А; наименование военкомата по месту жительства. В пункте об особых отметках фиксируют вручение мобилизационного предписания, если оно вклеено в военный билет. Работник заверяет карточку подписью — так подтверждается сверка данных.
Электронный реестр воинского учёта и сверки с военкоматом
С 2025 года в стране работают два связанных ресурса: единый реестр воинского учёта и реестр повесток. С 1 января 2026 года воинский учёт переведён в цифровой формат: сведения о военнообязанных стекаются в реестр из государственных систем, а военкоматы направляют повестки в электронном виде. Электронная повестка юридически равна бумажной и считается вручённой через 7 дней после размещения в реестре — независимо от того, открывал ли её гражданин.
Для организаций в реестре предусмотрен личный кабинет с доступом через учётную запись юрлица на Госуслугах. Через него работодатель передаёт сведения о приёме и увольнении, об изменении данных работников, о гражданах, не состоящих на учёте, и списки для первоначальной постановки, а также видит информацию о направленных работникам повестках. Порядок перехода в регионах различается, поэтому уточните в своём военкомате, принимает ли он сведения через реестр или пока требует бумажный документооборот — в переходный период действуют оба канала.
Сверки никто не отменял. Организация не реже раза в год сверяет карточки формы № 10 с документами воинского учёта работников и с данными военкоматов — по графику, который устанавливает комиссариат. Перед сверкой актуализируют семейное положение, образование, должности и адреса. Результат фиксируют в журнале проверок и в карточках.
Со дня размещения повестки в реестре работнику запрещён выезд из России, а через 20 дней неявки добавляются ограничения: запрет на регистрацию ИП и самозанятости, на сделки с недвижимостью и автомобилями, на кредиты и выдачу водительских прав. Кадровику стоит предупреждать об этом работников: снятие ограничений после явки — тоже через реестр.
Приём и увольнение военнообязанных: обязанности и сроки
При приёме кадровик проверяет документы воинского учёта: у призывников — удостоверение гражданина, подлежащего призыву, у военнообязанных — военный билет или справку взамен него, а также отметку о воинской обязанности в паспорте. Дальше действуют жёсткие сроки сообщений:
- 5 дней — направить в военкомат сведения о приёме или увольнении призывника или военнообязанного;
- 5 рабочих дней — сообщить об изменении данных работника: семейного положения, образования, должности, подразделения, места жительства, состояния здоровья;
- 3 рабочих дня — передать сведения о работнике, который обязан состоять на воинском учёте, но не состоит; ему же выдают направление в военкомат для постановки на учёт;
- 2 недели — ответить на запрос военкомата о гражданах, состоящих или обязанных состоять на учёте;
- ежегодно до 1 ноября — представить списки юношей, которым в следующем году исполняется 17 лет, для первоначальной постановки на учёт.
Отдельная обязанность — работа с повестками. Получив из военкомата повестку или список на оповещение, работодатель вручает повестку работнику под подпись не позднее чем за 3 дня до срока явки и обеспечивает возможность явиться. На время вызова за работником сохраняются место работы и средний заработок, расходы компенсирует военкомат (ст. 170 ТК РФ).
Бронирование и проверки военкоматов
Бронирование — это отсрочка от призыва по мобилизации для сотрудников организаций, которые должны продолжить работу в военное время: предприятий с мобилизационными заданиями, системообразующих компаний, органов власти. Перечни должностей и профессий утверждает Межведомственная комиссия по бронированию, работу на местах ведут территориальные комиссии. Забронированным работникам оформляют удостоверения об отсрочке, их карточки ставят на специальный воинский учёт, а организация ежегодно отчитывается по формам № 6 и № 18. Если мобилизационного задания нет и организация не входит в утверждённые перечни, бронирование её не касается — достаточно общего воинского учёта.
Ведение учёта контролируют военкоматы и органы местного самоуправления. Организации с численностью работников свыше 500 человек проверяют ежегодно, остальные — не чаще раза в 3 года. Смотрят приказ, план работы, картотеку, полноту и достоверность карточек, своевременность сообщений. Оценка заносится в журнал проверок; за выявленные нарушения ответственного и организацию привлекают к административной ответственности.
Воинский учёт без штрафов: практический курс для кадровиков и ответственных
На курсе по воинскому учёту в организации вы отработаете весь цикл: постановку на учёт, карточки формы № 10, сверки, отчёты в военкомат и работу с электронным реестром. Разбор идёт на реальных документах, преподаватель-практик отвечает на вопросы по вашей ситуации, а шаблоны из курса остаются с вами.
Штрафы за нарушения воинского учёта в 2026 году
С 1 октября 2023 года действуют повышенные штрафы, введённые законом от 31.07.2023 № 404-ФЗ, — прежние суммы в 1–5 тысяч рублей выросли в десять и более раз. Актуальные размеры:
| Нарушение | Статья КоАП РФ | Штраф |
|---|---|---|
| Непредставление списков юношей для первоначальной постановки на учёт | ст. 21.1 | Должностное лицо — 40 000–50 000 ₽ |
| Неоповещение работника о повестке, необеспечение возможности явки | ст. 21.2 | Должностное лицо — 40 000–50 000 ₽; организация — 350 000–400 000 ₽ |
| Несообщение сведений об изменениях состава проживающих граждан (для организаций, эксплуатирующих жилфонд) | ст. 21.3 | Должностное лицо — 40 000–50 000 ₽ |
| Несообщение о приёме или увольнении военнообязанного, о не состоящих на учёте | ст. 21.4 | Должностное лицо — 40 000–50 000 ₽ |
| Неоказание содействия военкомату при мобилизации: неоповещение, необеспечение явки и поставки техники | ст. 19.38 | Должностное лицо — 60 000–80 000 ₽; организация — 400 000–500 000 ₽ |
Срок давности привлечения к ответственности за нарушения в области воинского учёта — 3 года со дня совершения, поэтому проверка 2026 года может обернуться штрафами за просрочки 2023–2025 годов. Штраф назначают за каждый эпизод: не сообщили о пяти уволенных — пять протоколов. Работников наказывают отдельно: за неявку по повестке без уважительной причины гражданину грозит штраф 10 000–30 000 ₽ по ст. 21.5 КоАП РФ.
Как поставить организацию на воинский учёт с нуля
Если учёт в организации никогда не вёлся, безопаснее легализоваться самим, чем ждать проверку. Порядок такой:
Определите свой военкомат. Учёт ведётся по месту государственной регистрации организации. В ряде регионов предварительно нужно встать на учёт в районной комиссии по бронированию при администрации — уточните порядок по телефону комиссариата.
Издайте приказ об организации воинского учёта. Назначьте ответственного и замещающего, согласуйте проект с военкоматом. Внесите обязанности в трудовой договор или должностную инструкцию ответственного.
Заполните карточку учёта организации по форме № 18. Укажите реквизиты, численность работников и количество военнообязанных по категориям. Сдайте в военкомат и комиссию по бронированию в установленном в регионе количестве экземпляров.
Соберите документы воинского учёта работников. Запросите военные билеты и удостоверения призывников, заведите карточки формы № 10 на всех подлежащих учёту, постройте картотеку по разделам.
Составьте план работы на год и заведите журнал проверок. Согласуйте план с военкоматом, включите в него сверки и сроки отчётов.
Подключите личный кабинет в реестре воинского учёта. Понадобится подтверждённая учётная запись организации на Госуслугах. Настройте контроль сроков сообщений — календарь кадровика или задачи в учётной системе.
Типичные ошибки, которые находят проверяющие: учёт ведётся «для галочки» без сверок с военными билетами; забыты женщины с военно-учётными специальностями; карточки не обновляются при смене должности и адреса; пропущен пятидневный срок по принятым и уволенным; с учёта вовремя не сняты работники, достигшие предельного возраста; при приёме не проверяются документы воинского учёта, и в штате копятся уклонисты, о которых организация обязана сообщать.
Итоги
- Воинский учёт обязаны вести все организации независимо от численности; ИП освобождены. Ответственного назначают приказом, согласованным с военкоматом, от 500 состоящих на учёте — освобождённый работник.
- Учёту подлежат призывники 18–30 лет и военнообязанные запаса, включая женщин с военно-учётными специальностями. Предельный возраст для солдат и сержантов — 55 лет с переходным периодом до 2028 года, для офицеров — 60–70 лет.
- Обязательный комплект документов: приказ, план работы, картотека карточек формы № 10, журнал проверок, карточка организации по форме № 18 и подтверждения отправки сведений.
- Ключевые сроки: 5 дней — о приёме и увольнении, 5 рабочих дней — об изменении данных, 3 рабочих дня — о не состоящих на учёте, до 1 ноября — списки 17-летних. С 2026 года сведения передаются через личный кабинет в реестре воинского учёта.
- Штрафы после повышения: до 50 000 ₽ должностному лицу по ст. 21.1–21.4 КоАП РФ, до 400 000 ₽ организации за неоповещение о повестке и до 500 000 ₽ — за неоказание содействия при мобилизации; срок давности — 3 года.
Вопросы и ответы
- Обязан ли индивидуальный предприниматель вести воинский учёт работников?
Нет. Закон № 53-ФЗ возлагает обязанность вести воинский учёт только на организации. ИП не заводит карточки и не сдаёт отчёты в военкомат, однако проверить документы воинского учёта при приёме на работу он обязан по ст. 65 ТК РФ.
- Нужно ли вести воинский учёт удалённых работников и совместителей?
Удалённых работников — да, в общем порядке по месту нахождения организации: формат работы от воинского учёта не освобождает. Совместителей учитывают по основному месту работы, но сведения о приёме внешнего совместителя в военкомат всё равно направляют.
- Что делать, если работник отказывается предъявить военный билет?
Документы воинского учёта входят в обязательный перечень при приёме (ст. 65 ТК РФ), без них кандидату можно отказать. Если отказывается уже работающий сотрудник, запросите документ письменно, при игнорировании — сообщите в военкомат о работнике, не состоящем на учёте, в трёхдневный срок: это снимет риск штрафа с организации.
- До какого возраста женщины с военно-учётной специальностью состоят на учёте?
Женщины относятся к третьему разряду запаса: офицеры состоят на воинском учёте до 50 лет, остальные — до 45 лет. После достижения этого возраста кадровик снимает карточку работницы с учёта в организации.
- Обязан ли работодатель вручать работнику электронную повестку?
Электронная повестка размещается в реестре и считается вручённой гражданину через 7 дней автоматически. Обязанность работодателя возникает, когда военкомат направил повестку или список на оповещение именно через организацию: тогда её вручают работнику под подпись не позднее чем за 3 дня до срока явки и обеспечивают возможность явиться.
- Что грозит самому работнику за неявку по повестке?
Штраф 10 000–30 000 ₽ по ст. 21.5 КоАП РФ. Кроме того, со дня размещения повестки в реестре действует запрет на выезд из России, а через 20 дней неявки добавляются ограничения: запрет регистрации ИП, сделок с недвижимостью и транспортом, отказ в кредитах и водительских правах.
Нормативная база: Федеральный закон от 28.03.1998 № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»; Положение о воинском учёте (постановление Правительства от 27.11.2006 № 719); постановление Правительства от 19.04.2024 № 506 о реестре повесток; приказ Минобороны от 22.11.2021 № 700; КоАП РФ (ст. 19.38, 21.1–21.5); ТК РФ (ст. 170). Материал носит информационный характер.