Сверка воинского учёта с военкоматом: порядок и документы
Сведения в карточках воинского учёта организации сверяют с данными военкомата или органа местного самоуправления не реже одного раза в год. Дату и время устанавливает военкомат по территории организации; для граждан, состоящих на учёте в других военкоматах, направляют отдельные списки и сохраняют подтверждение отправки.
Что проверяют и как часто
Сверка нужна, чтобы данные организации и органа, ведущего воинский учёт, оставались одинаковыми и актуальными. Инструкция, утверждённая приказом Министра обороны № 700, требует проводить её не реже одного раза в год. Это отдельная процедура внутри общей системы, описанной в материале про воинский учёт в организации.
Дата и время сверки с военкоматом по территории нахождения организации устанавливаются самим военкоматом либо органом местного самоуправления, который ведёт первичный учёт. Работодателю не следует самовольно назначать дату и считать отметку в своём плане доказательством состоявшейся сверки. Сначала получают согласование и фиксируют его.
Разделите сотрудников на два маршрута
| Где гражданин состоит на учёте | Как сверяют | Что остаётся у организации |
|---|---|---|
| В военкомате по территории организации | Карточки сверяют в согласованные дату и время | Отметки в карточках и запись военкомата в журнале после сверки 100% карточек |
| В другом военкомате | Направляют списки граждан по форме приложения № 23 | Второй экземпляр списка с регистрационным номером и датой отправки; он хранится год |
Один общий список без разделения не подтверждает обе процедуры. В реестре подготовки добавьте по каждому сотруднику военкомат учёта, маршрут, дату последней сверки и статус подтверждения. Так видно, какие карточки предъявляют локально, а какие включают в отправляемые списки.
Что уточнить до начала сверки
До встречи сведения проверяют по документам воинского учёта гражданина, выписке из Реестра воинского учёта, документам организации и при личном общении с сотрудником. Инструкция называет данные раздела II карточки, а также ФИО, дату и место рождения, образование, должность или профессию, семейное положение и состав семьи, состояние здоровья, прохождение военных сборов, адрес места жительства или пребывания и контактные телефоны.
Проверка — не механическое копирование. Сопоставьте кадровую систему, карточку, подтверждающие документы и сведения самого работника. Если найдено расхождение, зафиксируйте источник каждого варианта и подготовьте подтверждение. Не меняйте юридически значимые сведения по устному предположению ответственного лица.
- Сформируйте перечень всех состоящих на воинском учёте работников.
- Проверьте наличие и комплектность карточек по форме № 10.
- Уточните раздел II и дополнительные данные, перечисленные в инструкции.
- Разделите карточки по военкоматам учёта.
- Составьте ведомость расхождений и запросите недостающие документы.
- Согласуйте дату локальной сверки и подготовьте списки для других территорий.
Как провести сверку с местным военкоматом
Подготовьте полный комплект карточек граждан, относящихся к согласованному военкомату, и внутреннюю опись. В ходе сверки отмечайте каждое подтверждённое поле и каждое расхождение отдельно. Не исправляйте сведения так, чтобы исчезла история: у организации должны остаться основание, дата и ответственный за корректировку.
Отметку о проведении сверки ставят в реквизите «Сверка с военным комиссариатом» простым карандашом: дата тремя парами арабских цифр и подпись работника, который ведёт воинский учёт. После сверки 100% карточек сотрудник военкомата либо органа первичного учёта делает запись в журнале проверок осуществления воинского учёта и бронирования.
Отметка ответственного в карточке без фактической сверки и записи по завершённому комплекту не заменяет процедуру. Не проставляйте даты заранее.
Как сверить данные с другими военкоматами
Для граждан, которые состоят на учёте в других военкоматах, составляют списки с данными раздела II по форме приложения № 23 к инструкции. Список готовят в двух экземплярах. Второй экземпляр с регистрационным номером и датой отправки хранится в организации один год.
В реквизите карточки о сверке простым карандашом указывают дату, регистрационный номер списка и подпись ответственного. Это не та же отметка, что при очной локальной сверке: регистрационный номер связывает карточку с отправленным документом. Сохраните также почтовое или электронное доказательство направления, если оно использовалось.
Что делать с расхождениями
| Расхождение | Действие | Доказательство |
|---|---|---|
| Изменилась должность или подразделение | Сверить с кадровыми документами и обновить учёт в предусмотренном порядке | Приказ, соглашение или иной кадровый документ |
| Адрес или семейные сведения различаются | Запросить актуальные сведения и подтверждение у работника | Документ или подписанное сообщение работника |
| Военкомат и документ гражданина содержат разные данные | Не выбирать вариант самостоятельно; направить уточнение | Запрос, ответ и копии исходных документов |
| Карточка отсутствует | Установить причину, восстановить учёт по подтверждённым сведениям и проверить обязанность уведомления | Акт внутренней проверки и сформированный комплект |
Удобно вести журнал расхождений: работник, поле, значение организации, значение военкомата, подтверждающий документ, действие, срок и результат. Закрытая строка должна показывать, когда и на каком основании данные приведены в соответствие.
Годовой календарь
- включите сверку в годовой план работы по воинскому учёту;
- не реже ежеквартально проверяйте новые приёмы, увольнения и изменения данных;
- за несколько недель до согласованной даты проведите внутреннюю сверку карточек;
- после процедуры проконтролируйте журнал, отметки и устранение расхождений;
- для списков в другие военкоматы установите срок хранения второго экземпляра один год;
- следующую дату считайте от фактически проведённой сверки, сохраняя ежегодную периодичность.
Официальные источники
Обязательная периодичность, состав проверяемых данных, отметки и форму списков устанавливает приказ Министра обороны РФ от 22.11.2021 № 700. При работе в 2026 году учитывают изменения, внесённые приказом от 09.07.2025 № 438, включая уточнение источников данных перед сверкой. Общие обязанности организации определяются Положением о воинском учёте, утверждённым постановлением Правительства № 719.
Соберите рабочую систему воинского учёта, сверок, документов и подготовки к проверке.
Курс «Воинский учет в 2026 году: правовые аспекты, документирование, проверки» разбирает взаимодействие с военкоматом и практические документы. В числе преподавателей — Евгения Конюхова.
Сверка завершена только тогда, когда охвачены все карточки, оформлены правильные отметки, сохранены списки для других военкоматов и каждое расхождение получило документированное решение.
Вопросы и ответы
- Как часто проводят сверку воинского учёта?
Не реже одного раза в год. Дату и время для организации устанавливает военкомат или орган местного самоуправления, ведущий первичный учёт.
- Как сверять работников, состоящих на учёте в другом военкомате?
По ним направляют списки по форме приложения № 23 в двух экземплярах; второй экземпляр с номером и датой отправки хранится в организации один год.
- Чем делают отметку о проведённой сверке?
Инструкция предусматривает отметку простым карандашом в специальном реквизите карточки: дата и подпись, а для отправленного списка также его регистрационный номер.
- Можно ли поставить отметку до посещения военкомата?
Нет. Отметка подтверждает состоявшуюся процедуру. Предварительная дата в карточке не доказывает сверку и создаёт недостоверную запись.