Электронная трудовая книжка: как перейти и вести в 2026 году
С 2021 года у россиян две формы трудовой книжки — привычная бумажная и электронная, которую ведёт Социальный фонд России. Разбираем, для кого электронная книжка обязательна, как перешедшим раньше выбрать между форматами, чем справка СТД-Р от работодателя отличается от выписки СТД-СФР из фонда и что сдаёт работодатель через ЕФС-1. Материал для кадровиков и работников, которым важно не запутаться в сведениях о трудовой деятельности.
- Что такое электронная трудовая книжка
- Для кого электронная книжка обязательна
- Выбор формата для тех, кто работал до 2021 года
- СТД-Р и СТД-СФР: где смотреть сведения
- Что делает работодатель: ЕФС-1, подраздел 1.1
- Как работнику получить сведения о трудовой деятельности
- Плюсы и минусы электронной трудовой книжки
- Пример выдачи СТД-Р при увольнении и хранение бумажной
- Итоги
- Вопросы и ответы
Что такое электронная трудовая книжка
Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это сведения о трудовой деятельности работника, которые ведут в электронном виде и хранят в информационной системе Социального фонда России (ст. 66.1 ТК РФ). Отдельного файла, приложения или пластиковой карты «электронной книжки» не существует: это запись в базе СФР, которую формируют из отчётов работодателей.
Бумажная книжка — это физический бланк, который заполняет и хранит работодатель. Электронная версия содержит тот же набор кадровых событий: приём, переводы, присвоение квалификации, увольнение с указанием статьи и основания. А вот сведения о награждениях в неё не попадают — такого раздела в электронном формате просто нет.
Главное отличие — кто хранит данные и как работник их получает. Сравним оба формата.
| Критерий | Бумажная книжка | Электронная книжка |
|---|---|---|
| Где хранится | У работодателя, при увольнении — на руках | В базе Социального фонда России |
| Кто вносит записи | Кадровик вручную в бланк | СФР по отчёту ЕФС-1 от работодателя |
| Как получить сведения | Взять книжку в руки | Госуслуги, СФР, МФЦ, работодатель |
| Риск потери или порчи | Есть | Практически исключён |
| Записи о награждениях | Есть | Не предусмотрены |
| Периоды работы | За всю карьеру, включая до 2020 года | Только с 1 января 2020 года |
| Удалённое трудоустройство | Пересылка бланка | Онлайн, без пересылки |
Для кого электронная книжка обязательна
Есть категория работников, у которых выбора нет. Все, кто впервые устроился на работу с 1 января 2021 года, ведутся только в электронном формате. Бумажную книжку таким сотрудникам не заводят вообще — ни заявления, ни согласия от них не требуется (ч. 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).
Это значит, что молодой специалист, вышедший на первое место работы в 2021 году или позже, никогда не получит бумажный бланк. Все его кадровые события с самого начала карьеры фиксируются в базе СФР, а подтверждать стаж он будет выпиской из электронной книжки.
Первое трудоустройство определяют по факту регистрации в системе индивидуального учёта, а не по возрасту. Если человек впервые вышел на работу в 2021 году в 40 лет, бумажную книжку ему всё равно не заведут — только электронную.
Выбор формата для тех, кто работал до 2021 года
Сотрудники, у которых на конец 2020 года уже был трудовой стаж, получили право выбора. В течение 2020 года они подавали работодателю одно из двух заявлений:
- о переходе на электронную книжку — работодатель вносит в бумажный бланк запись о подаче заявления и выдаёт книжку на руки. Дальше сведения ведут только электронно;
- о сохранении бумажной книжки — работодатель продолжает вести бумажный бланк и одновременно передаёт сведения в СФР. То есть у работника действуют обе книжки сразу.
Кто не подал заявление вообще, автоматически сохранил бумажную книжку — как будто выбрал второй вариант. За такими сотрудниками право перейти на электронную закреплено бессрочно: заявление можно подать в любой момент, в том числе в 2026 году.
Обратной дороги нет. Тот, кто однажды выбрал электронную книжку, вернуться к бумажной уже не сможет — как и впервые трудоустроенные с 2021 года. Правило действует по всей стране и не зависит от смены работы: новый работодатель просто продолжает вести тот формат, который работник выбрал ранее.
СТД-Р и СТД-СФР: где смотреть сведения
Сведения из электронной книжки выдают в виде двух разных документов. Их легко перепутать, но охват у них принципиально разный. Обе формы утверждены приказом Минтруда России от 10.11.2022 № 713н.
СТД-Р — сведения о трудовой деятельности у одного работодателя. Букву «Р» удобно запоминать как «работодатель»: в справку попадают только события у той компании, которая её выдала. Форму получают по последнему или текущему месту работы.
СТД-СФР — сведения из фонда сразу по всем работодателям. Это полная выписка: она собирает записи всех компаний, где человек работал начиная с 2020 года. Именно СТД-СФР показывают в банке, визовом центре или у нового работодателя, когда нужна вся картина трудовой деятельности.
Ни СТД-Р, ни СТД-СФР не содержат периодов работы до 1 января 2020 года — электронный учёт трудовой деятельности начался именно с этой даты. Стаж за более ранние годы подтверждает только бумажная книжка, поэтому её нужно беречь даже после перехода на электронный формат.
Что делает работодатель: ЕФС-1, подраздел 1.1
Записи в электронную книжку вносит не сам работник и не кадровик напрямую в базу — их формирует СФР на основании отчёта работодателя. Этот отчёт называется ЕФС-1, а кадровые события отражают в его подразделе 1.1 (бывший СЗВ-ТД).
Работодатель обязан подать подраздел 1.1 при каждом значимом событии:
- приём и увольнение — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа или иного документа-основания;
- приостановление и возобновление трудового договора, договоры ГПХ — тоже на следующий рабочий день;
- постоянный перевод, переименование работодателя, заявление о выборе формы книжки — не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем события.
С 1 января 2026 года действует обновлённая форма ЕФС-1 (приказ СФР от 17.11.2023 № 2281 в редакции приказа от 17.11.2025 № 1462). Перевод на удалённую и надомную работу в подразделе 1.1 больше не отражают, а мероприятие «Перевод» подают только при постоянном характере. За просрочку сведений — 500 рублей за каждого работника, а должностному лицу — штраф 300–500 рублей по ст. 15.33.2 КоАП РФ.
Как работнику получить сведения о трудовой деятельности
Работнику доступны сразу несколько каналов — от мгновенной выписки онлайн до справки на бумаге. Порядок действий зависит от того, где удобнее получить документ.
- Через Госуслуги. В личном кабинете закажите услугу «Выписка из электронной трудовой книжки». Форму СТД-СФР пришлют в течение нескольких минут, файл подписан усиленной квалифицированной подписью фонда.
- На сайте или в клиентской службе СФР. В личном кабинете на портале фонда закажите ту же выписку либо возьмите её лично в клиентской службе по паспорту и СНИЛС.
- В МФЦ. Многофункциональный центр выдаёт выписку СТД-СФР на бумаге с печатью — удобно, когда документ нужен в бумажном виде для банка или посольства.
- У работодателя. По письменному заявлению работодатель выдаёт форму СТД-Р за период работы в компании не позднее трёх рабочих дней, а при увольнении — в день увольнения.
Выписка СТД-СФР через Госуслуги — самый быстрый способ: она бесплатна, доступна круглосуточно и имеет ту же юридическую силу, что и бумажная справка с печатью.
Кадровое делопроизводство и электронные книжки без ошибок — на практике в 1С:ЗУП
На курсе кадрового делопроизводства со знанием 1С:ЗУП вы научитесь вести электронные трудовые книжки, вовремя подавать ЕФС-1 и оформлять СТД-Р без штрафов. Занятия ведут практикующие специалисты, а навыки в 1С:ЗУП сразу пригодятся на рабочем месте.
Плюсы и минусы электронной трудовой книжки
У электронного формата есть очевидные преимущества, но и слабые места, о которых стоит знать заранее.
Плюсы:
- сведения нельзя потерять, испортить или подделать — они хранятся в базе фонда;
- выписку можно получить за минуты онлайн, не обращаясь к бывшему работодателю;
- формат удобен при удалённой работе и трудоустройстве в другом городе — бланк никуда пересылать не нужно;
- работник в любой момент видит, какие записи подал работодатель, и может вовремя заметить ошибку.
Минусы:
- в базе нет периодов до 2020 года — для полного стажа всё равно нужна бумажная книжка;
- сведения о награждениях в электронную книжку не переносятся;
- корректность записей зависит от того, вовремя ли работодатель сдал ЕФС-1;
- без доступа к Госуслугам или без паспорта и СНИЛС быстро получить выписку сложнее.
Пример выдачи СТД-Р при увольнении и хранение бумажной
Самый ответственный момент для кадровика — увольнение сотрудника с электронной книжкой. Бумажный бланк ему уже не выдают, поэтому подтверждающим документом становится СТД-Р.
Ситуация. Специалист Петров перешёл на электронную книжку в 2020 году. Он увольняется по собственному желанию, последний рабочий день — 12 марта 2026 года.
Что выдать. В день увольнения работодатель обязан выдать Петрову форму СТД-Р со сведениями о работе в компании — на бумаге с подписью и печатью или в электронном виде, если так удобнее работнику.
Если работник отсутствует. Когда выдать документ в день увольнения невозможно, СТД-Р направляют по почте заказным письмом (с письменного согласия) либо на электронную почту, заверив усиленной квалифицированной подписью.
Параллельно. Не позднее следующего рабочего дня, 13 марта, работодатель подаёт в СФР подраздел 1.1 ЕФС-1 с мероприятием «УВОЛЬНЕНИЕ».
С хранением бумажных книжек правило простое. Если работник перешёл на электронный формат, работодатель отдаёт ему бумажный бланк на руки — и больше за него не отвечает. Такую книжку работник хранит сам: она подтверждает стаж до 2020 года. Если же сотрудник сохранил бумажную книжку, работодатель продолжает держать её в сейфе и вести записи как раньше, вплоть до увольнения.
Итоги
- Электронная трудовая книжка — это сведения о трудовой деятельности в базе СФР (ст. 66.1 ТК РФ), а не отдельный файл или карта.
- Для впервые трудоустроенных с 2021 года электронный формат обязателен, бумажную книжку им не заводят.
- Перешедшие раньше могли сохранить бумажную книжку и вести обе; переход на электронную возможен в любой момент, но обратно — нельзя.
- СТД-Р выдаёт работодатель по своему месту работы, СТД-СФР из фонда собирает все места с 2020 года; сведений за более ранние периоды нет ни в одной форме.
- Записи в электронную книжку формирует СФР по отчёту ЕФС-1 (подраздел 1.1); за просрочку — 500 рублей за каждого работника.
Вопросы и ответы
- Что такое электронная трудовая книжка простыми словами?
Это сведения о вашей трудовой деятельности, которые в электронном виде хранит Социальный фонд России. Отдельного документа или карты не существует — есть запись в базе СФР, которую формируют из отчётов работодателей и выдают в виде выписки СТД-СФР или справки СТД-Р.
- Обязательно ли переходить на электронную трудовую книжку?
Нет, если вы работали до 2021 года и сохранили бумажную книжку — переход добровольный, вести бумажную можно сколько угодно. Обязателен электронный формат только для тех, кто впервые устроился на работу с 1 января 2021 года: бумажную книжку им не заводят.
- Чем СТД-Р отличается от СТД-СФР?
СТД-Р выдаёт работодатель, и в неё попадают сведения о работе только в этой компании. СТД-СФР выдаёт фонд, и это полная выписка сразу по всем работодателям с 2020 года. Для банка, визы или нового работодателя обычно нужна именно СТД-СФР.
- Можно ли вести бумажную и электронную книжку одновременно?
Да, но только если вы работали до 2021 года и подали заявление о сохранении бумажной книжки либо не подавали заявление вовсе. Тогда работодатель ведёт бумажный бланк и параллельно передаёт сведения в СФР. У впервые трудоустроенных с 2021 года книжка только электронная.
- Как получить сведения из электронной трудовой книжки?
Проще всего заказать выписку СТД-СФР на Госуслугах — она приходит за минуты и подписана электронной подписью фонда. Также выписку выдают в клиентской службе СФР и в МФЦ на бумаге с печатью, а справку СТД-Р по своему месту работы — работодатель по заявлению.
- Нужно ли хранить бумажную трудовую книжку после перехода на электронную?
Да, обязательно. При переходе работодатель выдаёт бумажный бланк на руки, и хранить его нужно самому. Электронная база СФР содержит сведения только с 2020 года, поэтому стаж за более ранние периоды подтверждает исключительно бумажная книжка.
Нормативная база: ст. 66.1 ТК РФ; Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде»; Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ; приказ Минтруда России от 10.11.2022 № 713н; приказ СФР от 17.11.2023 № 2281 (в редакции приказа СФР от 17.11.2025 № 1462); ст. 15.33.2 КоАП РФ. Материал носит информационный характер.