ЕФС-1 в 2026 году: подразделы, сроки и порядок сдачи

С 2026 года ЕФС-1 сдают по обновлённой форме: изменились коды, правила заполнения подраздела 1.1 и порядок отражения переводов. Разбираем, из каких подразделов состоит отчёт, какое кадровое событие в какой срок закрывать и как не попасть на штраф. Материал для кадровиков и бухгалтеров, которые ведут персонифицированную отчётность.

Кузьминов Игорь

Сертифицированный преподаватель 1С, эксперт по налогам и сборам. Преподаватель курса «Специалист по кадровому делопроизводству со знанием 1С»

Что такое ЕФС-1 и что она заменила

ЕФС-1 — единая форма сведений, которую работодатели сдают в Социальный фонд России (СФР). Она появилась в 2023 году после объединения Пенсионного фонда и ФСС и заменила сразу четыре прежних отчёта:

• СЗВ-ТД — сведения о трудовой деятельности (теперь подраздел 1.1);
• СЗВ-СТАЖ — сведения о страховом стаже (подраздел 1.2);
• ДСВ-3 — реестр дополнительных страховых взносов на накопительную пенсию (подраздел 3);
• 4-ФСС — расчёт по взносам на травматизм (раздел 2).

С 1 января 2026 года ЕФС-1 сдают по обновлённой форме. Базовую форму утвердил приказ СФР от 17.11.2023 № 2281, а изменения на 2026 год внёс приказ СФР от 17.11.2025 № 1462. Главное: отменили отдельные коды перевода на удалённую и надомную работу, убрали тип сведений «Назначение выплат по ОСС», а перевод в подразделе 1.1 теперь показывают только при постоянном характере.

Кто сдаёт ЕФС-1 и каким способом

ЕФС-1 сдают все страхователи-работодатели: организации и их обособленные подразделения, индивидуальные предприниматели, а также физлица, которые заключили трудовые договоры или договоры ГПХ с исполнителями. Пока есть хотя бы один застрахованный, обязанность отчитываться сохраняется — «нулевой» численности у действующего работодателя не бывает.

Способ подачи зависит от численности застрахованных лиц:

• 11 человек и больше — только электронно, через оператора ЭДО или личный кабинет страхователя на сайте СФР (п. 2 ст. 8 Закона № 27-ФЗ);
• 10 человек и меньше — можно на бумаге, но электронная подача тоже допускается.

Электронную форму подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью. За нарушение способа сдачи — например, отчёт на бумаге при численности свыше 10 человек — предусмотрен отдельный штраф 1 000 рублей.

Структура формы: раздел 1 и раздел 2

ЕФС-1 состоит из титульного листа и двух самостоятельных разделов. Их не обязательно сдавать вместе — каждый подраздел подают в свой срок и по своему поводу.

Раздел 1 — сведения о трудовой (страховой) деятельности, стаже, зарплате и дополнительных взносах. В него входят:

• подраздел 1.1 — кадровые мероприятия: приём, увольнение, перевод, договоры ГПХ;
• подраздел 1.2 — сведения о страховом стаже за календарный год;
• подраздел 1.3 — зарплата и условия работы сотрудников бюджетной сферы;
• подраздел 2 — основания для досрочной пенсии (сдают вместе с подразделом 1.2 по сотрудникам с вредными условиями);
• подраздел 3 — дополнительные страховые взносы (бывший ДСВ-3).

Раздел 2 — сведения о начисленных взносах на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (травматизм). Это бывший 4-ФСС. Он тоже делится на подразделы: 2.1 — расчёт сумм взносов, 2.1.1 — для страхователей с выделенными самостоятельными классификационными единицами, 2.2 — для тех, кто временно направляет работников к другому работодателю, 2.3 — сведения о проведённых медосмотрах и спецоценке условий труда.

Подраздел 1.1: кадровые мероприятия и сроки

Подраздел 1.1 — самая «горячая» часть отчёта: именно из-за него ЕФС-1 приходится сдавать не по графику, а буквально на следующий день после события. Срок зависит от того, какое кадровое мероприятие вы оформляете. Все события делятся на две группы с принципиально разными сроками.

• Срочные — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа: приём на работу, увольнение, приостановление и возобновление трудового договора, заключение и расторжение договора ГПХ.
• Плановые — не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем события: постоянный перевод, переименование работодателя, установление или отмена неполного рабочего времени, подача работником заявления о выборе формы трудовой книжки.

Каждому событию в подразделе 1.1 соответствует свой код мероприятия: «ПРИЁМ», «ПЕРЕВОД», «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ», «УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ)», «УВОЛЬНЕНИЕ», «НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ», «ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ», «ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ» и «ВОЗОБНОВЛЕНИЕ». Помимо кода указывают дату события, должность или трудовую функцию с кодом по общероссийскому классификатору, а также реквизиты приказа либо иного документа-основания.

Событие, подраздел и срок: сводная таблица

Чтобы не сверяться с законом по каждому приказу, держите под рукой сводную таблицу. Она закрывает почти все ситуации, с которыми кадровик и бухгалтер сталкиваются в течение года.

Пример: как подать сведения о приёме

Разберём самый частый случай — приём нового сотрудника. Именно здесь чаще всего «горит» срок.

С увольнением работает то же правило: приказ издан во вторник — сведения нужно отправить не позднее среды. Копить «срочные» приказы до конца месяца нельзя: каждый приём, каждое увольнение и каждый договор ГПХ закрывают отдельной формой на следующий рабочий день. Именно на этих событиях чаще всего и возникают штрафы.

Практика вместо теории

Кадровое делопроизводство и ЕФС-1 без штрафов — на практике в 1С:ЗУП

Хотите вести кадровый учёт и сдавать ЕФС-1 уверенно, без просрочек и штрафов? На курсе кадрового делопроизводства со знанием 1С:ЗУП вы отработаете все подразделы отчёта на реальных кейсах и научитесь закрывать кадровые события точно в срок. Занятия ведут практикующие специалисты, а навыки в 1С:ЗУП сразу пригодятся в работе.

Смотреть программу

Раздел 2 и нулевой отчёт

Раздел 2 сдают все работодатели, которые платят взносы на травматизм за сотрудников. Отчётные периоды — квартал, полугодие, девять месяцев и год, срок — не позднее 25-го числа месяца, следующего за периодом. В разделе показывают облагаемую базу, страховой тариф и суммы начисленных взносов.

Тариф взносов на травматизм зависит от класса профессионального риска основного вида деятельности и составляет от 0,2 до 8,5%. СФР может установить к тарифу надбавку с учётом показателей травматизма в организации, поэтому основной вид деятельности важно подтверждать вовремя. Подраздел 2.3 заполняют, только если в отчётном периоде проводили спецоценку условий труда или обязательные медосмотры.

Нулевой отчёт. Раздел 2 подают, даже если начислений не было: сдают титульный лист и подраздел 2.1 с нулевыми суммами, но с указанием тарифа и численности застрахованных. Пока организация состоит на учёте как страхователь, промолчать нельзя.

А вот подраздел 1.1 нулевым не бывает: нет кадрового события — нет и отчёта. Сведения о стаже (подраздел 1.2) подают на всех застрахованных по итогам года, включая тех, кто был в отпуске без сохранения зарплаты.

Штрафы за просрочку и типичные ошибки

Ответственность зависит от того, какую часть отчёта вы просрочили.

• Подразделы 1.1 и 1.2 — 500 рублей за каждого работника, по которому сведения поданы с опозданием, не полностью или с ошибками (ч. 3 ст. 17 Закона № 27-ФЗ).
• Должностное лицо — административный штраф от 300 до 500 рублей (ст. 15.33.2 КоАП РФ).
• Раздел 2 — 5% от суммы взносов за последние три месяца за каждый месяц просрочки, но не более 30% и не менее 1 000 рублей (ст. 26.30 Закона № 125-ФЗ).

Чаще всего работодатели попадают на штраф из-за типичных ошибок:

• пропустили срок «следующего рабочего дня» по приёму или увольнению — самый частый и дорогой промах;
• подали перевод на удалённую работу, хотя с 2026 года это делать не нужно;
• показали временный перевод как постоянный или наоборот;
• не сдали нулевой раздел 2, посчитав, что без начислений отчёт не нужен;
• ошиблись в коде выполняемой функции или реквизитах приказа.

Итоги

Вопросы и ответы

• Чем ЕФС-1 отличается от прежних отчётов СЗВ-ТД и 4-ФСС?

  ЕФС-1 объединила их в одну форму. СЗВ-ТД стал подразделом 1.1, СЗВ-СТАЖ — подразделом 1.2, ДСВ-3 — подразделом 3, а 4-ФСС — разделом 2. Сдавать их отдельно больше не нужно, но каждый подраздел сохранил свой срок.

• В какой срок подавать ЕФС-1 при приёме сотрудника?

  Подраздел 1.1 с мероприятием «Приём» сдают не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. Тот же срок действует для увольнения, приостановления договора и заключения или расторжения ГПХ.

• Нужно ли сдавать нулевой ЕФС-1?

  Нулевым может быть только раздел 2 по травматизму — его сдают всегда, пока организация на учёте как страхователь, даже без начислений. Подраздел 1.1 нулевым не бывает: нет кадрового события — отчёт не подают.

• Отражать ли перевод сотрудника на удалённую работу в 2026 году?

  Нет. С 2026 года перевод на удалённую и надомную работу в подразделе 1.1 не показывают — соответствующие коды отменили. Мероприятие «Перевод» подают только при постоянном переводе на другую работу.

• Какой штраф грозит за просрочку ЕФС-1?

  За подразделы 1.1 и 1.2 — 500 рублей за каждого работника (ст. 17 Закона № 27-ФЗ), для должностного лица — от 300 до 500 рублей по КоАП РФ. За раздел 2 — 5% от суммы взносов за последние три месяца за каждый месяц просрочки, но не менее 1 000 рублей.

• До какого числа сдают сведения о стаже за год?

  Подраздел 1.2 подают по итогам календарного года не позднее 25 января следующего года. За 2025 год срок сдвигается на 26 января 2026 года, потому что 25 января — воскресенье.

Нормативная база: Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учёте в системах обязательного пенсионного и социального страхования»; Федеральный закон от 24.07.1998 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»; приказ СФР от 17.11.2023 № 2281 (в редакции приказа СФР от 17.11.2025 № 1462); ст. 15.33.2 КоАП РФ.

По теме