КЭДО в 2026 году: переход, согласие сотрудников и электронные подписи
КЭДО — это не обмен сканами по почте, а установленный работодателем порядок создания, подписания, использования и хранения кадровых электронных документов. Разбираем переход по статьям 22.1–22.3 ТК РФ: систему, локальный акт, согласия, подписи и контроль архива.
- Что такое КЭДО и почему почта со сканами не заменяет систему
- Какие документы нельзя переводить по общему режиму КЭДО
- Как выбрать информационную систему для КЭДО
- Что включить в локальный нормативный акт
- Кого уведомить и от кого получить согласие
- Какие электронные подписи использовать
- Как организовать форматы, хранение и выдачу документов
- Как провести пилот без потери кадровых документов
- Типичные ошибки и чек-лист перехода
- Вопросы и ответы
Что такое КЭДО и почему почта со сканами не заменяет систему
Статья 22.1 ТК РФ понимает под электронным документооборотом создание, подписание, использование и хранение связанных с работой документов в электронном виде без бумажного дублирования в предусмотренных случаях. Это управляемый контур, а не просто цифровой файл.
Скан приказа в почте не показывает надёжно, кто и когда подписал документ, какая версия окончательная, получил ли работник экземпляр и сохранится ли доказательство через несколько лет. КЭДО должен обеспечивать идентификацию, подписание, доступ и хранение.
Полный текст действующих норм удобно проверять в официально опубликованном Федеральном законе № 377-ФЗ. В проекте внедрения выпишите отдельно требования статей 22.1, 22.2 и 22.3.
КЭДО не равен электронной трудовой книжке. Сведения о трудовой деятельности имеют собственный регламент и прямо исключены из этого режима.
Какие документы нельзя переводить по общему режиму КЭДО
Глава 22.1 применяется не ко всем кадровым документам. В статье 22.1 перечислены исключения: трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве установленной формы, приказ об увольнении и документы о прохождении инструктажей по охране труда, которые работник подписывает лично.
Исключение означает, что нельзя автоматически включить документ в обычную матрицу КЭДО. Для него проверяют отдельную норму и способ оформления. Перечень нужно зафиксировать в проекте до загрузки шаблонов в систему.
Не формируйте перечень по принципу «всё, что есть в папке кадров». Разберите каждый тип: правовое основание, участники, подписи, срок хранения, выдача экземпляра и возможность исправления.
| Группа | Действие проекта |
|---|---|
| Разрешённые документы | включить в локальный перечень и маршрут |
| Прямые исключения статьи 22.1 | вести по специальному порядку |
| Неясный статус | не переводить до правовой проверки |
Как выбрать информационную систему для КЭДО
ТК РФ предусматривает информационную систему работодателя и цифровую платформу «Работа в России». Выбор зависит от числа сотрудников, типов документов, удалённых работников, интеграции с кадровой системой, подписей и требований к архиву.
Проверьте не презентацию, а полный жизненный цикл: создание документа, маршрутизация, отказ от подписи, исправление, выдача копии, выгрузка доказательств, увольнение сотрудника и последующий доступ к архиву.
Отдельно испытайте идентификацию работника и работу на мобильном устройстве. Интерфейс не должен заставлять сотрудника подписывать пакет без возможности открыть каждый документ и увидеть его окончательную версию.
Если выбран модуль внутри учётной системы, не смешивайте кадровый КЭДО с общим электронным документооборотом в 1С. Маршруты, подписи и правовые основания могут различаться.
Что включить в локальный нормативный акт
Решение о введении КЭДО закрепляют локальным нормативным актом с учётом установленного порядка принятия и мнения представительного органа работников, когда оно требуется. Официальная памятка Роструда перечисляет систему, доступ, документы, категории работников и срок уведомления.
Добавьте дату начала, этапы внедрения, правила создания и подписания, порядок уведомлений, срок ответа, действия при сбое, выдачу экземпляров, хранение и ответственных. Для пилота укажите подразделение и виды документов, а не расплывчатое «частично».
Согласуйте приложения: перечень документов, категории работников, виды электронных подписей, порядок доступа и инструкцию пользователя. Если данные распределены по нескольким файлам, обеспечьте единое версионирование.
Рекомендуемую структуру подтверждает официальный текст Федерального закона № 377-ФЗ. Перед утверждением сопоставьте текст с текущей редакцией ТК РФ и фактическими возможностями системы.
Кого уведомить и от кого получить согласие
Работников уведомляют о введении КЭДО в срок, который определил локальный акт. Уведомление должно объяснять систему, дату перехода, виды документов, порядок доступа и способ выразить согласие или отказ.
Общее правило статьи 22.2 — переход с письменного согласия работника. Исключение: согласие не требуется от лиц, принятых после 31 декабря 2021 года и не имевших трудового стажа по состоянию на эту дату. Официальный текст статьи 22.2 ТК РФ в Федеральном законе № 377-ФЗ подчёркивает оба условия исключения.
Отсутствие согласия там, где оно требуется, считается отказом, но работник может присоединиться позже. Отказ или отсутствие электронной подписи не должны становиться основанием для отказа в приёме или увольнения.
| Работник | Действие |
|---|---|
| Работал до 31.12.2021 | уведомить и получить письменное согласие |
| Принят после 31.12.2021, но стаж уже был | уведомить; согласие требуется |
| Принят после 31.12.2021, стажа не было | уведомить; действует законное исключение |
| Отказался | сохранить бумажный контур и возможность согласиться позже |
Какие электронные подписи использовать
Вид подписи выбирают не один на всю систему, а по документу и стороне. Для работодателя и работника ТК РФ предусматривает разные допустимые сочетания усиленной квалифицированной, усиленной неквалифицированной и простой электронной подписи в зависимости от системы и вида документа.
Составьте матрицу: документ, подписант, правовое основание, вид подписи, способ идентификации и доказательство вручения. Не переносите настройку с заявления на трудовой договор без отдельной проверки.
Простая подпись — не произвольная галочка. Система должна позволять установить, кто совершил действие, а соглашение и локальные правила — определить порядок её использования, если это необходимо.
Проверьте истечение сертификатов, замену телефона, потерю доступа и увольнение. Кадровый документ должен оставаться проверяемым после изменения учётной записи.
Как организовать форматы, хранение и выдачу документов
Для документов из утверждённого перечня проверьте единые требования к составу и форматам. Единые требования к составу и форматам таких документов утверждены приказом Минтруда России № 578н.
Хранилище должно сохранять сам документ, подписи, отметки времени, маршрут, версии и доказательство доступа работника. Резервное копирование проверяют восстановлением, а не сообщением «архив создан».
Опишите выдачу копий и доступ после прекращения трудовых отношений. Сотрудник не должен зависеть от активной корпоративной учётной записи, если закон требует получить документ.
Установите роли администратора, кадровика, подписанта, работника и контролёра. Администратор системы не должен получать право незаметно менять подписанный кадровый документ.
Выстройте кадровые процессы до того, как переводить их в цифровой формат.
Курс «Кадровое делопроизводство в современной организации» помогает системно работать с трудовыми документами, кадровыми процедурами и контролем требований законодательства.
Как провести пилот без потери кадровых документов
Выберите одно подразделение, несколько частых и юридически понятных документов и сотрудников с разными сценариями согласия. Не начинайте с увольнений, сложных дисциплинарных процедур и редких исключений.
Пройдите путь от создания до архива: кадровик подготовил, уполномоченное лицо подписало, работник получил уведомление, открыл и подписал, система сохранила доказательства, копия выгрузилась. Затем смоделируйте отказ, ошибку в документе, недоступность сервиса и восстановление доступа.
Параллельный бумажный контур сохраняют для работников, которые не перешли на КЭДО, и для исключённых документов. Важно не допустить, чтобы одна и та же кадровая операция осталась незавершённой между двумя системами.
Результат пилота — не число подписей, а перечень найденных рисков, исправленный локальный порядок, обученные роли и подтверждённая выгрузка архива.
Типичные ошибки и чек-лист перехода
Критические ошибки — считать почту системой КЭДО, перевести прямые исключения, не разделить работников по правилу согласия, выбрать одну подпись для всех документов и не проверить доступ к архиву после увольнения.
Ещё один риск — покупать систему до описания документов и ролей. Тогда регламент подгоняют под интерфейс, а юридически важные исключения обнаруживают после запуска.
| Контрольная точка | Готово, если |
|---|---|
| Перечень | документы и исключения классифицированы |
| Система | полный жизненный цикл испытан |
| Локальный акт | роли, сроки и сбои описаны |
| Согласия | сотрудники разделены по законному правилу |
| Подписи | есть матрица по документам и сторонам |
| Архив | копия выдаётся и восстанавливается |
КЭДО нужно встроить в общую систему кадрового учёта: назначить владельца процесса, обновить инструкции и проверять не только техническую доставку, но и правильность кадрового основания.
Вопросы и ответы
- Обязан ли работодатель переходить на КЭДО в 2026 году?
Общая глава 22.1 ТК РФ предоставляет работодателю право ввести КЭДО. Обязанность для конкретной организации может следовать только из отдельной нормы, которую нужно проверить.
- Можно ли вести КЭДО по электронной почте?
Обычный обмен сканами не обеспечивает установленный порядок создания, подписания, использования и хранения документов. Нужна предусмотренная законом информационная система.
- От всех ли работников требуется согласие?
Нет. Закон содержит исключение для принятых после 31 декабря 2021 года лиц, у которых на эту дату не было трудового стажа. В остальных предусмотренных случаях получают письменное согласие.
- Что делать, если работник отказался от КЭДО?
Сохранить для него предусмотренный бумажный порядок. Отсутствие согласия считается отказом, но работник может согласиться позднее.
- Можно ли перевести в КЭДО приказ об увольнении?
Приказ об увольнении входит в прямые исключения статьи 22.1 ТК РФ из общего режима КЭДО и требует отдельного порядка.
- Какая электронная подпись нужна работнику?
Вид подписи зависит от документа и выбранной системы. Составьте матрицу по нормам ТК РФ; одной универсальной настройки для всех кадровых документов нет.