Кадровый учёт в организации: как вести с нуля
Кадровый учёт — это не папки с приказами, а регистры, которые обновляются каждый месяц: табель, остатки отпусков, штатная расстановка, реестр отправленных отчётов. Разбираем, из каких процессов он состоит, как считать норму рабочего времени и остаток отпуска, в какие сроки подавать подразделы ЕФС-1 и что из этого закрывает 1С:ЗУП.
- Что входит в кадровый учёт: карта процессов
- Учёт рабочего времени: табель, графики, норма
- Учёт отпусков: график, остатки, перенос
- Личные карточки и электронное досье
- Электронные трудовые книжки и СТД-Р
- Кадровая отчётность: ЕФС-1 и персучёт
- Ведение кадрового учёта в 1С:ЗУП
- Контроль, самоаудит и типичные ошибки
- Итоги
- Вопросы и ответы
Что входит в кадровый учёт: карта процессов
Делопроизводство отвечает за документ: составить договор, издать приказ, утвердить локальный акт. Кадровый учёт отвечает за непрерывность данных: сколько человек в штате сегодня, кто сколько отработал в июле, сколько дней отпуска накопил каждый и что уже ушло в СФР. Поэтому у кадровика есть не только папки, но и регистры — таблицы, которые обновляются каждый месяц и питают расчёт зарплаты и отчётность.
| Процесс | Основной регистр | Куда попадают данные |
|---|---|---|
| Движение персонала: приём, переводы, совмещение, увольнение | Приказы по личному составу, штатная расстановка | Подраздел 1.1 ЕФС-1, расчёт зарплаты |
| Штатная структура: должности, ставки, оклады | Штатное расписание | Трудовые договоры, начисления |
| Рабочее время: явки, неявки, ночные, сверхурочные | Табель, графики работы | Расчёт зарплаты и доплат |
| Отпуска: плановые и фактические даты, накопленные дни | График отпусков, регистр остатков | Отпускные, компенсация при увольнении |
| Неявки по болезни и уходу за ребёнком | Табель, электронные больничные | Пособия, подраздел 1.2 ЕФС-1 |
| Воинский учёт: военнообязанные и призывники | Карточки формы № 10 | Сведения в военный комиссариат |
| Персональные данные: согласия, состав сведений, доступ | Досье работника | Ответы на запросы, проверки |
| Отчётность: кадровые события и страховой стаж | Реестр отправленных отчётов | СФР, ФНС |
Оформление самих документов разобрано в отдельном материале о кадровом делопроизводстве. Здесь идём дальше: как документы превращаются в регистры и отчёты.
Учёт рабочего времени: табель, графики, норма
Статья 91 ТК РФ обязывает учитывать время, фактически отработанное каждым сотрудником. Основной регистр — табель. Коммерческая организация может применять Т-12, Т-13 или собственную форму с обязательными реквизитами первичного документа.
График задаёт норму конкретного работника. График сменности доводят до работников не позднее чем за месяц до введения (ст. 103 ТК РФ). Если дневную или недельную норму соблюдать невозможно, вводят суммированный учёт: учётный период обычно не длиннее года, а для вредных и опасных работ — трёх месяцев (ст. 104 ТК РФ).
В июле 23 рабочих дня, в августе 21, в сентябре 22. При 40-часовой неделе норма квартала равна 66 × 8 = 528 часов. Если в конкретном сменном графике запланировано 46 смен по 12 часов, получится 552 часа — на 24 часа больше нормы. Такую переработку нельзя закладывать как постоянный режим: график корректируют до начала периода.
Учёт отпусков: график, остатки, перенос
Основной оплачиваемый отпуск составляет 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). График утверждают не позднее чем за две недели до нового года, о начале отпуска уведомляют минимум за две недели, отпускные выплачивают не позднее чем за три календарных дня (ст. 123 и 136 ТК РФ).
Остатки ведут по рабочим годам от даты приёма. В отпускной стаж не включают отсутствие без уважительных причин, отпуск по уходу за ребёнком и часть отпуска без сохранения зарплаты сверх 14 календарных дней за рабочий год (ст. 121 ТК РФ). При делении отпуска хотя бы одна часть должна быть не менее 14 календарных дней.
Работник принят 11 марта 2025 года и использовал 28 дней отпуска. Для компенсации при увольнении получается 16 полных месяцев и остаток 21 день. По пункту 35 Правил № 169 остаток не менее половины месяца округляют до полного: учитываем 17 месяцев.
При отпуске 28 дней расчёт по методике Роструда: 28 / 12 = 2,33 дня; 17 × 2,33 = 39,61 дня; компенсация положена за 11,61 дня. Если за рабочий год было 25 дней без сохранения зарплаты, 11 дней сверх лимита исключаются из стажа — результат нужно пересчитать.
Личные карточки и электронное досье
Личная карточка Т-2 не обязательна с 1 сентября 2021 года: приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н не содержит требования знакомить работника с записями под подпись в карточке, а именно оно делало Т-2 обязательной на практике. Сама унифицированная форма не обязательна для коммерческих организаций с 2013 года. Исключение — Т-2 ГС(МС) для государственных и муниципальных служащих.
Отказ стоит оформить приказом и убрать упоминания карточки из локальных актов, иначе инспектор увидит документ, который вы обязали себя вести сами. Но сведения о работнике всё равно нужны — для расчётов, справок и отчётов. Вместо Т-2 ведут досье в свободной форме или карточку сотрудника в программе. Минимальный состав:
- идентификаторы: ФИО, дата рождения, СНИЛС, ИНН, документ, удостоверяющий личность;
- трудовые данные: даты приёма, переводов и увольнения, должность, подразделение, условия оплаты;
- образование и квалификация — если от них зависит допуск к работе;
- отпуска: начислено, использовано, остаток по рабочим годам;
- медосмотры, обучение по охране труда, инструктажи, а для иностранных работников — сроки действия разрешительных документов.
Отдельно ведётся личная карточка воинского учёта по форме № 10 (приказ Минобороны от 22.11.2021 № 700) — она обязательна и на Т-2 не заменяется.
Электронные трудовые книжки и СТД-Р
С 2020 года сведения о трудовой деятельности ведутся в информационной системе СФР. Тем, кто впервые устроился на работу с 1 января 2021 года, бумажная книжка не заводится. Остальные сохраняют её, пока не откажутся сами: перейти на электронный формат можно в любой момент, вернуться обратно — нет.
Для кадровика это три действия: вовремя подать подраздел 1.1 ЕФС-1 по каждому событию, выдать СТД-Р, когда это требуется, и исправить ошибку корректирующей формой.
СТД-Р — сведения о трудовой деятельности у конкретного работодателя, форма утверждена приказом Минтруда от 10.11.2022 № 713н. Сроки установлены ст. 66.1 ТК РФ: при увольнении — в день прекращения трудового договора, по письменному заявлению в период работы — не позднее трёх рабочих дней со дня подачи. Способ выдачи работник выбирает в заявлении: на бумаге с заверением или электронно с усиленной квалифицированной подписью. Полные сведения за всю карьеру (СТД-СФР) работник получает сам — через личный кабинет фонда или портал госуслуг.
Тем, кто сохранил бумажную книжку, по-прежнему нужны книга учёта движения трудовых книжек и приходно-расходная книга по бланкам. Полезен и внутренний реестр выданных СТД-Р: при споре именно он доказывает, что документ выдан в срок.
Кадровая отчётность: ЕФС-1 и персучёт
Отчётность — точка, где кадровый учёт становится публичным. Основной документ — единая форма ЕФС-1, заменившая СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и 4-ФСС. С 2026 года применяется форма из приказа СФР от 17.11.2025 № 1462: структура сохранилась, изменились отдельные правила заполнения и коды. Подразделы сдаются по разным поводам и в разные сроки — это главный источник просрочек у новичков.
| Подраздел | Событие или период | Срок подачи |
|---|---|---|
| 1.1 | Приём, увольнение, приостановление и возобновление договора, заключение и расторжение ГПХ | Не позднее рабочего дня, следующего за днём приказа или заключения (расторжения) договора |
| 1.1 | Постоянный перевод, присвоение квалификации, переименование организации, запрет занимать должность, выбор формы трудовой книжки | Не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем события |
| 1.2 | Страховой стаж работников с особыми обстоятельствами: льготный стаж, отпуск за свой счёт, простой, уход за ребёнком | Не позднее 25 января года, следующего за отчётным |
| Подраздел 2 раздела 1 | Основания для досрочного назначения пенсии | Вместе с подразделом 1.2 — до 25 января |
| 1.3 | Зарплата и условия работы — только государственные и муниципальные учреждения | Не позднее 25-го числа следующего месяца |
| Подраздел 3 раздела 1 | Дополнительные взносы на накопительную пенсию | Не позднее 25-го числа месяца после квартала |
| Раздел 2 | Взносы на травматизм нарастающим итогом (бывшая 4-ФСС) | Не позднее 25-го числа месяца после квартала |
Отдельный случай: если работник обратился за пенсией, подраздел 1.2 подаётся в течение трёх календарных дней со дня получения запроса, не дожидаясь января.
Связь с бухгалтерией прямая: кадровый учёт поставляет данные, бухгалтерия превращает их в деньги и налоги. Табель даёт часы для начислений, приказ на отпуск — базу для отпускных, приказ об увольнении вместе с регистром остатков — компенсацию. В налоговую ежемесячно уходят персонифицированные сведения о физических лицах, ежеквартально — расчёт по страховым взносам; оба отчёта строятся на тех же кадровых данных.
Кадровый учёт и 1С:ЗУП: ведите регистры и сдавайте ЕФС-1 без просрочек
На курсе по кадровому делопроизводству со знанием 1С:ЗУП в Учебном центре вы проходите весь цикл на учебной базе: приём и переводы, табель и графики работы, отпуска и остатки, ЕФС-1 и персучёт. Занятия ведут преподаватели-практики — онлайн или в прямом эфире, а разобранные регистры и шаблоны остаются с вами.
Ведение кадрового учёта в 1С:ЗУП
Закон не требует конкретной программы, но с ростом штата ручные таблицы становятся рискованными. В 1С:ЗУП кадровые документы обновляют штатную расстановку, графики, отсутствия, отпускные остатки и данные для отчётности.
- Штат и движение: штатное расписание, приём, перевод, совмещение и увольнение.
- Время и отсутствия: графики, табель, отпуск, больничный, командировка и неявка.
- Отпуска: график и остатки по рабочим годам с учётом исключаемых периодов.
- Отчётность: ЕФС-1 и другие формы строятся из проведённых документов.
Контроль, самоаудит и типичные ошибки
Кадровый учёт разрушается незаметно: один незакрытый табель, один неотправленный отчёт — и через полгода данные расходятся с реальностью. Ежемесячный цикл проверки занимает пару часов.
- Закройте табель до расчёта зарплаты. Если расчёт сделан раньше, табель начинает подгоняться под сумму.
- Сверьте приказы месяца с отправленными ЕФС-1. На каждое кадровое событие — протокол приёма от фонда.
- Разберите неподтверждённые неявки. Код «НН» временный: он закрывается больничным, объяснительной или актом.
- Проверьте отпуска месяца. Уведомление за две недели, приказ, выплата за три календарных дня до начала.
- Сверьте штатную расстановку со штатным расписанием и просмотрите контрольные даты — испытательные сроки, окончание срочных договоров, медосмотры, документы иностранных работников.
Ошибки, которые встречаются чаще всего:
- остатки отпусков считают по календарным годам вместо рабочих;
- в стаж для отпуска включают весь отпуск за свой счёт, забывая про лимит в 14 дней;
- компенсацию при увольнении округляют до целых дней в меньшую сторону;
- ЕФС-1 по приёму и увольнению подают вместе с остальными отчётами в конце месяца;
- график сменности составляют «как удобно», не сверяя с нормой учётного периода;
- кадровые документы оформляют задним числом — даты расходятся с отчётами и выплатами.
Итоги
- Кадровый учёт — это регистры, а не папки: табель, график отпусков, остатки, штатная расстановка и реестр отчётов обновляются непрерывно.
- Норму рабочего времени считают по формуле из приказа № 588н; при суммированном учёте график строят в пределах нормы учётного периода.
- Остатки отпуска ведутся по рабочим годам: 2,33 дня за полный месяц, отпуск за свой счёт свыше 14 дней из стажа исключается.
- Т-2 не обязательна с сентября 2021 года, но досье вести нужно; карточка воинского учёта по форме № 10 обязательна и Т-2 не заменяется.
- Подраздел 1.1 ЕФС-1 по приёму и увольнению подаётся на следующий рабочий день — самый жёсткий срок кадровой отчётности.
Вопросы и ответы
- Чем кадровый учёт отличается от кадрового делопроизводства?
Делопроизводство отвечает за оформление документа — трудового договора, приказа, локального акта. Кадровый учёт отвечает за данные: сколько человек в штате, кто сколько отработал, сколько дней отпуска накоплено, что уже отправлено в СФР. Делопроизводство создаёт первичный документ, учёт превращает его в регистр и отчёт. На практике оба направления обычно ведёт один специалист.
- Обязательно ли вести табель, если у всех пятидневка и отклонений нет?
Да. Статья 91 ТК РФ требует вести учёт фактически отработанного каждым работником времени без исключений для простых графиков. Форму можно разработать свою — унифицированные Т-12 и Т-13 не обязательны для коммерческих организаций. При споре о зарплате именно табель подтверждает отработанные часы, а его отсутствие — самостоятельное нарушение.
- Нужно ли вести личную карточку Т-2 в 2026 году?
Унифицированная Т-2 для коммерческой организации не обязательна. Если отказываетесь от неё, проверьте собственные локальные акты и выберите другой способ системно хранить необходимые кадровые сведения. Отдельно ведётся обязательная карточка воинского учёта по форме № 10.
- Как посчитать остаток отпуска, если сотрудник брал отпуск за свой счёт?
Из стажа, дающего право на отпуск, исключаются только дни свыше 14 календарных за рабочий год. Например, при 25 днях за свой счёт исключаются 11 дней — на этот срок сдвигается рабочий год. Дальше считаете обычным порядком: 2,33 дня за каждый полный месяц стажа, излишки менее половины месяца отбрасываются, не менее половины — округляются до полного месяца.
- В какой срок подавать ЕФС-1 при переводе сотрудника?
Постоянный перевод отражается в подразделе 1.1 не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем события, — срок мягче, чем по приёму и увольнению, где действует следующий рабочий день. Временные переводы в подразделе 1.1 не показываются вовсе.
- Можно ли вести кадровый учёт в Excel вместо 1С:ЗУП?
Закон не требует конкретной программы, и при штате в 10–20 человек таблиц хватает. Проблемы начинаются с остатками отпусков и суммированным учётом: их приходится пересчитывать вручную по каждому работнику, а любая ошибка тиражируется в компенсации при увольнении и в отчётности. С ростом штата переход на 1С:ЗУП экономит больше времени, чем стоит освоение программы.
Нормативная база: ТК РФ (ст. 66.1, 86, 91, 99, 103, 104, 115, 117, 119, 121–126, 136, 152); приказ Минздравсоцразвития от 13.08.2009 № 588н; Правила об очередных и дополнительных отпусках (утв. НКТ СССР 30.04.1930 № 169); приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н; приказ Минтруда от 10.11.2022 № 713н; приказ СФР от 17.11.2025 № 1462; постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1; приказ Минобороны от 22.11.2021 № 700. Материал носит информационный характер.