Номенклатура дел кадровой службы на 2027 год: образец и сроки

Номенклатура дел — не список папок на компьютере, а систематизированный план формирования документов с индексами и сроками хранения. В статье — порядок подготовки на 2027 год, заполненный фрагмент кадрового раздела и проверка, которая не позволяет копировать сроки без основания.

Талалаева Светлана

Эксперт по управлению и подбору персонала, член Национального союза кадровиков. Преподаватель курса «Руководитель кадровой службы со знанием программы 1С»

Короткий ответ: проектируйте дела от процессов

Сначала перечислите кадровые процессы и создаваемые документы, затем сгруппируйте их в однородные дела, сформулируйте заголовки, присвойте индексы и только после этого определяйте сроки по применимым перечням. Папка «Кадры разное» не является номенклатурной единицей: из неё нельзя понять состав, период и правило хранения.

Правила Росархива определяют номенклатуру как основу формирования дел и описывают её рабочие графы. Прямую область применения конкретных правил организация проверяет отдельно, но методическая логика полезна всем: индекс, заголовок, количество томов, срок с основанием и итоговая запись по завершении года.

Почему номенклатуру на 2027 год готовят заранее

Рабочий экземпляр должен быть готов до начала года, чтобы январские документы сразу попадали в правильные дела. Август–октябрь удобны для инвентаризации процессов и изменений, ноябрь — для согласования подразделений, декабрь — для утверждения и настройки электронных каталогов. Подготовка 31 декабря обычно сводится к копированию старых ошибок.

Проверьте, какие функции появились в 2026 году: КЭДО, удалённые работники, новые отчёты, воинский учёт, обучение, подбор или миграция системы. Упразднённые процессы не удаляйте молча — зафиксируйте судьбу завершённых дел и связь с архивом.

От одного перечня — к организации кадровой службы

Номенклатура работает только вместе с распределением ответственности, кадровым аудитом, персональными данными и архивом. Этот управленческий контур рассматривается на курсе «Руководитель кадровой службы со знанием 1С: ЗУП 8.3». Статья даёт завершённый фрагмент, который можно адаптировать к своей структуре.

Правила хранения и передачи уже сформированных документов раскрыты в материале «Архив кадровых документов». Новая статья отвечает за предыдущий этап: как спроектировать будущие дела, прежде чем в них появится первая запись.

Кто участвует в подготовке

Кадровая служба описывает процессы и фактический состав, служба делопроизводства объединяет разделы и проверяет правила оформления, архивист помогает со сроками и передачей, юрист уточняет спорные категории, ИТ отвечает за электронные хранилища. Руководитель подразделения подтверждает, что перечень соответствует работе.

Не отдавайте весь документ одному кадровику без доступа к источникам. В таблице проекта у каждой строки должны быть автор состава, проверяющий срока и согласующий заголовка. Разногласие сохраняется как вопрос с владельцем, а не решается случайной копией из интернета.

Инвентаризация текущих документов

Соберите действующую номенклатуру, описи, журналы, структуру сетевых папок, перечень информационных систем и выборку фактических документов. Для каждого процесса ответьте: что создаётся, кем, с какой периодичностью, на каком носителе, где завершается и как используется после завершения.

Отдельно найдите «теневые» папки сотрудников, вложения почты и выгрузки, которые не вошли в официальный контур. Их нельзя автоматически объявить делами; сначала определите статус и источник. Дубли рабочих копий и утверждённые оригиналы не должны получать одинаковое значение в номенклатуре.

Как построить индексы

Индекс обычно отражает подразделение и порядковый номер дела, например 04-01, 04-02. Схема должна быть стабильной, понятной и согласованной со сводной номенклатурой. Не зашифровывайте в индекс слишком много меняющихся признаков: фамилию сотрудника, год или статус документа, если они уже видны в других полях.

При реорганизации не переиспользуйте старый индекс для совершенно другого содержания без документированной связи. Справочник индексов хранит период действия и предшественника. Тогда поиск по старому акту не приведёт в новое дело с похожим номером, но иным смыслом.

Формула хорошего заголовка дела

Заголовок кратко называет вид документов, содержание, автора или адресата при необходимости и периодический признак. «Приказы по личному составу о приёме, переводе и увольнении» информативнее «Приказы разные». Не объединяйте в одну строку документы с разными сроками хранения только из-за общего формата.

Избегайте слов «материалы», «общая переписка» и «прочее» без раскрытия предмета. Проверка простая: новый сотрудник должен понять, что включать в дело и что оставлять вне его. Если граница неочевидна, добавьте внутреннюю памятку состава, не перегружая официальный заголовок.

Как определять срок хранения

Срок выбирают по действующему нормативному перечню и конкретному виду документов, а в номенклатуре указывают срок и основание. Нельзя переносить число из чужого образца: похожие названия могут скрывать разный состав. Если строка объединяет документы разных сроков, её следует разделить или применить корректное правило к сформированному делу.

Методическое руководство Росархива показывает порядок подготовки номенклатуры и её согласования. Учебный образец ниже не подменяет выбор статьи перечня. Для каждой строки в рабочем файле добавьте поля «источник», «пункт», «редакция проверена» и «проверил».

Бумажные и электронные дела

Одинаковый процесс может создавать документы на разных носителях. Не считайте электронную копию бумажного оригинала самостоятельным равноценным делом без анализа. Определите, где оригинал, как подтверждается его подлинность, в каком формате хранятся метаданные и кто отвечает за читаемость.

Если бумажное и электронное дело формируются параллельно, отразите носитель и тома так, чтобы не потерять связь. Для КЭДО проверьте подписи, журнал событий, экспорт и возможность проверки после смены системы. Название папки в интерфейсе не заменяет номенклатурный индекс и правила завершения.

Фрагмент номенклатуры кадровой службы на 2027 год

Сроки намеренно не заполнены числами: без состава и применимого перечня это создало бы ложную универсальность. Таблица показывает структуру контроля.

Как заполнить одну строку до конца

Возьмём дело 04-06. Кадровик перечисляет предполагаемый состав: утверждённый график, изменения, заявления о переносе — только если внутреннее правило формирует их вместе и срок совпадает. Затем сверяет вид каждого документа с перечнем. Если основания и сроки различаются, создаёт отдельное дело для заявлений или изменений.

После этого указывается утверждённый срок и точная статья, носитель, владелец и место формирования. Проверяющий открывает три фактических документа 2026 года и убеждается, что граница работает. Только такая выборка превращает строку из красивого названия в инструкцию для реального делопроизводства.

Количество дел и томов

В проекте на будущий год графа количества может оставаться незаполненной или плановой по принятому порядку. Фактическое число дел и томов вносится по завершении года. Если объём растёт, дело делят на тома с одинаковым индексом и понятным обозначением, сохраняя последовательность дат.

Не заводите новый том только потому, что папка в системе «стала тяжёлой». Для электронного дела критерии завершения, объёма и формата устанавливаются заранее. Бумажное дело не должно превращаться в склад лишних копий и черновиков; состав проверяется при формировании.

Дела с персональными данными

Ограниченный доступ отражается не абстрактной пометкой, а ролью, местом хранения и процедурой выдачи. Не объединяйте в один каталог все кадровые документы только потому, что в них есть персональные данные. Состав и срок определяются по виду, а защита — по риску и полномочиям.

Связь утверждённых актов с кадровыми процессами раскрыта в статье о локальных нормативных актах работодателя. В номенклатуре не размещайте ФИО конкретных сотрудников; единицей остаётся вид дела, а персональная аналитика ведётся внутри разрешённой системы.

Трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности

Физические книжки, книги учёта, электронные сведения и документы выдачи — не один объект. Разделите их по юридическому и операционному статусу, определите владельцев и место хранения. Не копируйте старую строку без проверки того, какие формы фактически ведутся в 2027 году.

Соседний материал об электронной трудовой книжке помогает увидеть различие носителей. Номенклатура должна поддерживать это различие, а не маскировать его общим заголовком «трудовые книжки».

Согласование и утверждение

Проект кадрового раздела передают в службу делопроизводства в установленный срок. Замечания фиксируют построчно: индекс, заголовок, срок, основание или носитель. После согласования раздел включается в сводную номенклатуру и утверждается уполномоченным лицом. Рабочая версия должна совпасть с утверждённой.

Если организационная структура изменилась уже после утверждения, используйте предусмотренный порядок дополнения. Не создавайте параллельную таблицу «для кадров», которая расходится со сводным документом. Каждое изменение имеет дату действия и автора, а старый вариант остаётся доступным для истории.

Ввод в действие с 1 января

До первого рабочего дня создайте папки и справочники по утверждённым индексам, настройте права и выдайте сотрудникам краткую памятку состава. Перенос незавершённых переходящих дел выполняйте контролируемо: не смешивайте документы разных лет, если это не допускается правилами формирования.

В январе проведите тест: взять один приказ, одно соглашение и один журнал и проследить, куда они попадают. Ошибка в раннем тесте дешевле годовой перекладки. Назначьте дату повторной проверки после первого квартала, когда появится фактический объём.

Итоговая запись в конце 2027 года

По завершении года подразделение подсчитывает фактически заведённые дела и тома, разделяя категории хранения по принятой форме. Переходящие дела обозначаются отдельно. Итог не берут из количества строк номенклатуры: одна строка может дать несколько томов, а другая — ни одного дела.

Расхождение между планом и фактом анализируют. Если документов нет, возможно, процесс прекратился или они формируются не там. Если томов слишком много, проверяют структуру и объём. Выводы становятся входом в проект следующего года.

Как проверить номенклатуру выборкой

Выберите 12 строк разных типов и по каждой откройте фактическое дело. Проверьте индекс, заголовок, состав, период, носитель, срок и доступ. Отдельно найдите документы, которые не попали ни в одну строку. Наличие утверждённой таблицы без такой выборки не доказывает, что сотрудники ею пользуются.

Результат включается в кадровый аудит: дефект получает владельца, срок и критерий закрытия. Исправление одной папки не завершает проблему, если неверно сформулирован общий заголовок или отсутствует процесс передачи.

Десять частых ошибок

1. Копирование чужого шаблона без инвентаризации.
2. Папки строятся по фамилиям сотрудников.
3. Разные сроки смешаны в одном деле.
4. Нет основания срока.
5. Электронная копия объявлена оригиналом без проверки.
6. Номер переиспользован для другого содержания.
7. Старый файл заменён без версии.
8. Доступ не связан с ролью.
9. Рабочая таблица расходится со сводной.
10. Итоговую запись считают по строкам, а не по факту.

У каждой ошибки есть процессный источник. В реестре замечаний фиксируйте не только строку, но и правило, которое надо изменить.

Рабочая книга для подготовки номенклатуры

Готовый файл включает листы «Процессы», «Проект дел», «Проверка сроков», «Согласование» и «Итоговая запись». В строке срока нельзя выбрать статус «готово», пока не заполнены источник, пункт, дата проверки и проверяющий. Фильтр показывает смешанные носители и неопределённые заголовки.

В комплект добавьте 12 синтетических строк из статьи, но оставьте сроки как задания для проверки. Так пользователь не получает опасную таблицу с универсальными числами, а получает воспроизводимый маршрут. Именно такой материал подходит для лид-магнита руководителю кадровой службы.

Кейс: отдел кадров объединяют с административной службой

С 1 января два подразделения становятся одним. Нельзя просто заменить префикс 04 на 03 во всех строках и продолжить старые дела. Сначала фиксируют дату реорганизации, судьбу завершённых дел и переходящих процессов. Документы до даты изменения сохраняют связь с прежней номенклатурой, новые — формируют по утверждённой структуре.

Для переходящего дела определяют, допускается ли продолжение, кто новый владелец и как обозначается индекс. В справочнике сохраняется предшественник, чтобы запрос по старому номеру находил архив. Права доступа пересматривают: административная функция не получает автоматически доступ ко всем кадровым материалам после объединения.

После запуска проводится выборка из пяти событий по обе стороны даты реорганизации. Проверяющий должен найти документ, определить его владельца и срок и увидеть, почему он относится к старому либо новому делу. Выявленное «пограничное» правило добавляют в памятку состава.

Что проверить при смене электронной системы

Номенклатура должна пережить интерфейс. До миграции выгрузите файлы, метаданные, подписи, журнал событий, индексы и связи между версиями. Случайная выгрузка PDF без даты утверждения и владельца превращает электронное дело в набор картинок. Для каждого типа подготовьте контрольный манифест.

После импорта выберите дела постоянного, длительного и краткого хранения, а также одно дело с ограниченным доступом. Проверьте открытие, поиск, подписи, порядок листов или объектов и права. Сравните количество и контрольные суммы. Технические ошибки получают владельца до отключения старой системы.

Резервная копия старой базы не заменяет доступный архив, если организация не может восстановить конкретное дело в разумный срок. Проведите тест восстановления и зафиксируйте его. В номенклатуре меняется место хранения, но индекс и смысл дела остаются устойчивыми.

Ежегодная управленческая ревизия

Перед новым циклом руководитель сравнивает номенклатуру с фактическими объёмами, изменениями законодательства, структурой и системами. Строки без документов, переполненные тома, многочисленные исключения и теневые папки становятся сигналами пересмотра. Ревизия не должна автоматически менять сроки: каждый вывод снова проходит источниковую проверку.

В итоговом протоколе фиксируются сохранённые, изменённые, новые и закрытые дела, причины и дата действия. Сотрудники получают только дельту и обновлённую памятку, а не многостраничный документ без объяснений.

Приёмка номенклатуры до утверждения

Независимый сотрудник получает 20 синтетических или обезличенных документов и распределяет их по проекту. Для каждой ошибки фиксируется причина: неясный заголовок, отсутствующее дело, смешанные сроки или неверная памятка состава. После корректировки тест повторяют на новой выборке.

Дополнительно проверяют обратный путь: по пяти строкам открыть фактический пример, основание срока и место хранения. Если строка существует только на бумаге и никто не знает, где будет дело, проект не готов к вводу. Итоговый протокол прикладывается к согласованию как доказательство работоспособности.

Итог

Номенклатура дел становится рабочим инструментом, когда каждая строка отвечает на вопросы: что формируем, под каким индексом, на каком носителе, сколько храним и на каком основании. Подготовка заранее, выборочная проверка и единая версия важнее красивого шаблона.

Практика вместо теории

От фрагмента номенклатуры — к управляемой кадровой службе

Номенклатура начинает работать, когда сроки, владельцы и архив встроены в управление кадровой службой. Связать делопроизводство, аудит, персональные данные и работу подразделения учит курс «Руководитель кадровой службы со знанием программы 1С: Зарплата и управление персоналом 8.3». Преподаватель — Талалаева Светлана; квалификация подтверждается Дипломом о профессиональной переподготовке.

Смотреть программу

Вопросы и ответы

• Когда составлять номенклатуру на 2027 год?

  Проект лучше начать осенью 2026 года, согласовать до конца года и ввести в действие с начала 2027 года по принятому в организации порядку.

• Можно ли взять готовые сроки из образца?

  Нет. Срок выбирают по конкретному виду и составу документов и действующему перечню, указывая точное основание.

• Нужно ли отражать электронные дела?

  Да, если документы формируются и хранятся в электронном виде. Следует определить оригинал, формат, метаданные, подписи, доступ и связь с бумажными томами.

• Что писать в графе количества дел?

  Фактическое количество дел и томов обычно уточняют по завершении года в соответствии с применяемой формой и порядком.

• Можно ли хранить документы разных сроков в одном деле?

  Такое объединение создаёт риск неверного хранения и уничтожения. Состав следует разделить либо определить корректное правило по применимым требованиям.

По теме