Личная карточка работника в 2026 году: обязательна ли форма Т-2 и чем её заменить
Личная карточка работника по форме Т-2 в 2026 году не входит в число обязательных кадровых документов. Последние причины вести её исчезли: с 1 сентября 2021 года работника не нужно знакомить под подпись с записями в трудовой книжке, а воинский учёт с 8 января 2022 года ведут по отдельной карточке формы 10. Разбираем, какие карточки остались обязательными, кому Т-2 по-прежнему полезна и как вести её без риска штрафа.
- Обязательна ли личная карточка работника в 2026 году
- Какие карточки обязательны, а какие — нет
- Воинский учёт: форма № 10 вместо раздела II
- Личная карточка учёта выдачи СИЗ
- Чем заменить Т-2: где сведения о работнике фиксируются теперь
- Кому Т-2 всё же удобна
- Завели карточку — ведите правильно
- Личная карточка и электронный кадровый документооборот
- Что делать кадровику прямо сейчас
- Вопросы и ответы
Обязательна ли личная карточка работника в 2026 году
Нет. Личная карточка по форме Т-2 не входит в перечень обязательных кадровых документов. Работодатель вправе вести её добровольно — в бумажном или электронном виде, по унифицированной или собственной форме, — а вправе не вести вовсе. Штрафа за отсутствие карточки нет.
К этому привели три последовательных изменения законодательства.
Сама форма Т-2, утверждённая постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, при этом не отменена. Ей можно пользоваться как готовым шаблоном — отменена только обязанность.
Какие карточки обязательны, а какие — нет
Словом «карточка» в кадровом учёте называют несколько разных документов, и путаница между ними — главный источник ошибок на проверках. Статус каждого документа в 2026 году — в таблице.
| Документ | Статус в 2026 году | Основание |
|---|---|---|
| Личная карточка работника (Т-2) | Добровольно | Унифицированные формы необязательны с 2013 года; в ТК РФ требования вести карточку нет |
| Карточка гражданина, подлежащего воинскому учёту (форма № 10) | Обязательно — на каждого военнообязанного и призывника | Приказ Министра обороны от 22.11.2021 № 700 |
| Личная карточка учёта выдачи СИЗ | Обязательно, если работникам положены средства индивидуальной защиты | Правила, утверждённые приказом Минтруда от 29.10.2021 № 766н |
| Книги учёта бланков и движения бумажных трудовых книжек | Обязательно, пока в организации есть бумажные трудовые книжки | Порядок из приказа Минтруда от 19.05.2021 № 320н; форму книг работодатель разрабатывает сам |
| Личное дело работника | Добровольно для коммерческих организаций; на государственной и муниципальной службе — обязательные ведомственные правила | Локальные нормативные акты; законодательство о госслужбе |
Итог: отказаться можно от Т-2 и личных дел, но не от карточки формы № 10 и не от карточки СИЗ. У них собственные нормативные основания, и разделами в Т-2 они не заменяются.
Воинский учёт: форма № 10 вместо раздела II
С 8 января 2022 года действует Инструкция об организации воинского учёта, утверждённая приказом Министра обороны от 22.11.2021 № 700. Документ воинского учёта в организации — карточка гражданина, подлежащего воинскому учёту, по форме № 10 (приложение № 22 к Инструкции). Её заводят на каждого военнообязанного и каждого призывника из числа работников.
Карточку заполняют на основании документов воинского учёта: военного билета, справки взамен военного билета, удостоверения призывника. Инструкция предусматривает ведение карточек в электронном и бумажном виде, из бумажных экземпляров формируется отдельная картотека.
Частая ошибка: организация продолжает заполнять раздел II старой карточки Т-2 и считает воинский учёт налаженным. Военкомат при проверке смотрит именно картотеку форм № 10 — записи в Т-2 её не заменяют. Как подготовиться к проверке данных, разобрано в статье про сверку воинского учёта с военкоматом.
Личная карточка учёта выдачи СИЗ
Вторая обязательная «личная карточка» касается охраны труда. С 1 сентября 2023 года действуют Правила обеспечения работников средствами индивидуальной защиты и смывающими средствами — приказ Минтруда от 29.10.2021 № 766н (документ действует до 1 сентября 2029 года). Выдачу и возврат СИЗ фиксируют в личной карточке учёта выдачи СИЗ.
Форма карточки в правилах рекомендуемая: работодатель вправе разработать собственную, сохранив обязательный состав сведений. Вести карточку можно в электронном виде — дублировать её на бумаге в этом случае не нужно. Выбранный вариант закрепляют в локальном акте об обеспечении работников СИЗ.
Чем заменить Т-2: где сведения о работнике фиксируются теперь
Отказ от карточки не означает, что сведения о работнике можно нигде не отражать. Каждый блок данных из Т-2 уже дублируется в других документах — именно поэтому карточка и стала лишней.
| Сведения из карточки Т-2 | Где обязаны фиксироваться в 2026 году |
|---|---|
| Приём на работу | Трудовой договор, подраздел 1.1 отчёта ЕФС-1, сведения о трудовой деятельности |
| Переводы на другую работу | Дополнительное соглашение, приказ, ЕФС-1 — порядок разобран в статье про перевод работника на другую должность |
| Отпуска | График отпусков, приказы о предоставлении отпуска, табель учёта рабочего времени |
| Аттестация, повышение квалификации | Протоколы аттестационной комиссии, удостоверения и дипломы, договоры на обучение |
| Воинский учёт | Карточка гражданина по форме № 10 |
| Стаж и трудовая деятельность | Электронная трудовая книжка, выписки СТД-Р, данные СФР |
| Увольнение | Приказ об увольнении, ЕФС-1, сведения о трудовой деятельности |
Кому Т-2 всё же удобна
Добровольность не значит бесполезность. Есть ситуации, когда карточка экономит время:
- Кадровый учёт в 1С:ЗУП. Программа формирует карточку Т-2 автоматически из уже внесённых данных — ведение ничего не стоит, а печатная сводка по работнику всегда под рукой.
- Ответы на запросы. При запросах СФР, судов и при передаче дел новому кадровику карточка даёт срез всей истории работника без раскопок по приказам за десять лет.
- Иностранные работники. Удобно держать в одном месте реквизиты патента, полиса и уведомлений — контролировать сроки проще, чем по папкам. Что именно отслеживать, разобрано в статье про иностранных работников в 2026 году.
- Бюджетные и ведомственные организации. Внутренние регламенты и запросы учредителя нередко построены вокруг карточек — отказ от них потребует согласования.
Если ни один пункт не про вашу компанию, карточка, скорее всего, просто дублирует 1С и папку с приказами — от неё можно отказаться.
Карточки — малая часть кадрового контура: соберите весь цикл учёта без ошибок
Курс «Специалист по кадровому делопроизводству со знанием 1С: Зарплата и управление персоналом 8.3» системно закрывает весь цикл кадровика — приём, переводы, отпуска, воинский учёт, увольнения и отчётность — с отработкой каждой операции в 1С:ЗУП и обратной связью преподавателя. По окончании — удостоверение о повышении квалификации.
Завели карточку — ведите правильно
Главная ловушка добровольных документов: как только ведение карточек закреплено в локальном нормативном акте, оно перестаёт быть необязательным. Если ПВТР или положение о кадровом делопроизводстве предусматривают карточки, а фактически они не ведутся или заполнены с ошибками, инспектор ГИТ вправе расценить это как нарушение трудового законодательства. По части 1 статьи 5.27 КоАП РФ это предупреждение или штраф: для организаций — от 30 000 до 50 000 рублей.
Правила безопасного добровольного ведения:
- закрепите в локальном акте форму карточки и состав сведений — и выполняйте собственный порядок;
- не собирайте избыточные персональные данные: в карточке должно быть только то, что нужно для трудовых отношений;
- поддерживайте записи актуальными: устаревшая карточка хуже её отсутствия — она вводит в заблуждение при запросах и проверках;
- соблюдайте сроки хранения. По статье 444 Перечня, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, личные карточки, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранят 50 лет, законченные раньше — 75 лет. Срок считают с 1 января года, следующего за годом увольнения работника.
Важно: отказ от ведения карточек не даёт права уничтожить уже заведённые. Это документы по личному составу — они хранятся весь установленный срок, при ликвидации организации их передают в архив.
Пример. Компания отказывается от Т-2 с 2026 года
Порядок из четырёх шагов. Первый: издать приказ о прекращении ведения личных карточек с конкретной даты. Второй: убрать упоминания карточек из ПВТР, положения о кадровом делопроизводстве и должностных инструкций кадровиков. Третий: закрытые карточки описать и передать в архив организации — храниться им ещё десятилетия. Четвёртый: убедиться, что воинский учёт уже ведётся по форме № 10, а выдача СИЗ — по отдельной карточке. Согласия или заявления работников для отказа не нужны.
Личная карточка и электронный кадровый документооборот
Электронный кадровый документооборот регулируют статьи 22.1–22.3 ТК РФ. Они позволяют создавать, подписывать и хранить кадровые документы в электронном виде без бумажных дублей. Исключения, где электронный формат не применяется, перечислены в самой статье 22.1: трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении, документы об инструктажах по охране труда.
Личной карточки в списке исключений нет. Более того, поскольку ТК РФ вообще не требует её оформлять, вести карточку в электронном виде — например, прямо в 1С:ЗУП — можно даже без формального перехода на КЭДО: это внутренний учётный регистр работодателя, а не документ, для которого закон предписывает бумажную форму и подпись работника.
Полностью электронный сценарий особенно естественен для удалённых сотрудников — как выстроить с ними документооборот с самого начала, разобрано в статье про трудовой договор с работником на удалённой работе.
Что делать кадровику прямо сейчас
- Личная карточка Т-2 в 2026 году добровольна: обязанность вести её исчезла после приказа Минтруда № 320н (с 1 сентября 2021 года) и переноса воинского учёта в форму № 10 (с 8 января 2022 года).
- Обязательными остались две другие карточки: форма № 10 по воинскому учёту и личная карточка учёта выдачи СИЗ.
- Все сведения из Т-2 уже фиксируются в трудовом договоре, приказах, ЕФС-1 и электронной трудовой книжке — отдельный дубль закон не требует.
- Если ведение карточек закреплено в локальных актах, их придётся вести правильно — иначе возможен штраф по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ.
- Старые карточки хранят 50 лет (законченные после 2003 года) или 75 лет — отказ от ведения не разрешает их уничтожить.
Вопросы и ответы
- Нужно ли уничтожить старые карточки Т-2 после отказа от их ведения?
Нет, наоборот — уничтожать их нельзя. Это документы по личному составу со сроком хранения 50 лет (законченные делопроизводством после 1 января 2003 года) или 75 лет. Закрытые карточки описывают и передают в архив организации.
- Может ли трудовая инспекция оштрафовать за отсутствие личных карточек?
Нет, если ведение карточек не закреплено в ваших локальных актах: обязательного требования вести Т-2 в законодательстве нет. Штраф возможен в другой ситуации — когда локальный акт предусматривает карточки, а фактически они не ведутся или заполняются с нарушениями.
- Обязан ли работник расписываться в личной карточке при увольнении?
Нет. Требование знакомить работника под подпись с записями в карточке действовало до 1 сентября 2021 года вместе со старыми правилами ведения трудовых книжек. Действующий порядок из приказа Минтруда № 320н таких подписей не предусматривает.
- Можно ли вести карточку только в 1С:ЗУП, без бумажного экземпляра?
Да. Т-2 — добровольный внутренний регистр, закон не требует для неё ни бумажной формы, ни подписей работника, поэтому электронная карточка в 1С:ЗУП полностью заменяет бумажную. Распечатать её можно в любой момент по запросу.
- Форма Т-2 официально отменена?
Нет. Постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1, которым утверждена форма, продолжает действовать. Отменена только обязательность применения: с 2013 года форму используют добровольно, при желании — с собственными доработками.