Среднесписочная численность работников в 2026 году: формула, кого включать, примеры расчёта
Среднесписочная численность за месяц — это сумма списочной численности работников за каждый календарный день, делённая на число календарных дней месяца; за год — сумма месячных значений, делённая на 12. Внешние совместители и исполнители по договорам ГПХ в расчёт не входят, сотрудницы в отпуске по беременности и родам исключаются, работники на неполном времени по соглашению сторон считаются пропорционально отработанному времени. Отдельный отчёт давно отменён — показатель указывают на титульном листе РСВ.
- Формула расчёта среднесписочной численности
- Кого включать в расчёт: таблица
- Неполное рабочее время: расчёт пропорционально
- Месяц с приёмом и увольнением: считаем на цифрах
- Расчёт за год и квартал
- Куда сдавать: отдельного отчёта больше нет
- Где показатель реально влияет на бизнес
- Где расчёт ломается чаще всего
- Памятка: среднесписочная за пять минут
- Вопросы и ответы
Формула расчёта среднесписочной численности
Порядок расчёта един для налоговой отчётности и статистики. С 1 февраля 2026 года он закреплён в указаниях по заполнению формы П-4, утверждённых приказом Росстата от 17.11.2025 № 638 — он заменил прежний приказ № 647. Сама механика не изменилась: считаем людей за каждый день, а не на отчётную дату.
ССЧ за месяц = сумма списочной численности за каждый календарный день месяца / число календарных дней месяца
ССЧ за год = сумма ССЧ за каждый месяц / 12. За квартал — сумма трёх месяцев / 3
Три технических правила, без которых расчёт не сойдётся:
- в сумму входят все календарные дни — выходные и праздники тоже. За выходной или праздничный день берут списочную численность за предшествующий рабочий день;
- уволенный работник числится в списочной численности по последний день работы включительно, принятый — со дня приёма;
- итоговое значение округляют до целых единиц по правилам арифметики, промежуточные месячные значения удобно держать с двумя знаками после запятой.
Не путайте два показателя. Среднесписочная численность — только работники по трудовым договорам. Средняя численность — это ССЧ плюс внешние совместители плюс исполнители по договорам ГПХ. Для лимита УСН налоговая смотрит именно среднюю численность, а в РСВ идёт среднесписочная.
Кого включать в расчёт: таблица
Ошибки в ССЧ почти всегда возникают на составе, а не на арифметике. Указания делят людей на четыре группы.
| Категория работников | В списочной численности | В среднесписочной |
|---|---|---|
| Работники по трудовому договору: на работе, на больничном, в ежегодном отпуске, в командировке, на испытательном сроке, работающие удалённо | Да | Да, целыми единицами |
| Внутренние совместители | Да, один раз | Да, как один человек |
| Отпуск без сохранения зарплаты по семейным обстоятельствам | Да | Да, целыми единицами |
| Неполное рабочее время по соглашению сторон | Да | Пропорционально отработанному времени |
| Неполное время по инициативе работодателя или по закону: несовершеннолетние, инвалиды I–II групп, вредные условия труда | Да | Да, целыми единицами |
| Отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребёнком | Да | Нет — исключаются. Исключение: те, кто во время отпуска по уходу работает на условиях неполного времени с сохранением пособия |
| Учебный отпуск без сохранения зарплаты — поступление, экзамены | Да | Нет |
| Внешние совместители | Нет | Нет — учитываются отдельно, в средней численности |
| Исполнители по договорам ГПХ, самозанятые, ИП-подрядчики | Нет | Нет |
| Собственники без трудового договора и без зарплаты | Нет | Нет |
Обратите внимание на новинку указаний № 638: сотрудницы в отпуске по беременности и родам, которые продолжают работать по внутреннему совместительству, с 1 февраля 2026 года включаются в среднесписочную численность. Раньше этот случай в указаниях прописан не был.
Неполное рабочее время: расчёт пропорционально
Работников на неполном времени по соглашению сторон считают в два шага: сначала переводят отработанные человеко-часы в человеко-дни, затем — в среднюю численность.
Человеко-дни = отработанные часы за месяц / нормальная продолжительность рабочего дня (8 ч при 40-часовой неделе, 7,2 ч при 36-часовой). Численность неполников = человеко-дни / число рабочих дней месяца
Пример: сотрудник на 0,5 ставки
Бухгалтер работает 4 часа в день при 40-часовой неделе. В июле 2026 года — 23 рабочих дня, отработаны все. Часы за месяц: 4 × 23 = 92. Человеко-дни: 92 / 8 = 11,5. Численность: 11,5 / 23 = 0,5. Логично: полставки — половина единицы.
За дни болезни или отпуска неполника в отработанные часы условно включают часы по его предыдущему рабочему дню.
Месяц с приёмом и увольнением: считаем на цифрах
Исходные данные за июль 2026 года (31 календарный день, 23 рабочих)
В ООО «Вектор»: 10 человек на полной ставке работали весь месяц; 13 июля принят менеджер; 17 июля (пятница, последний день работы) уволился кладовщик; одна сотрудница весь месяц в отпуске по беременности и родам; два специалиста трудятся по 4 часа в день по соглашению сторон, отработали все 23 рабочих дня.
Шаг 1. Полная ставка. Десять человек за весь месяц: 10 × 31 = 310. Принятый менеджер числится с 13 по 31 июля: 19 дней. Кладовщик — с 1 по 17 июля включительно: 17 дней. Сумма списочной численности: 310 + 19 + 17 = 346. ССЧ полностью занятых: 346 / 31 = 11,16.
Шаг 2. Декретница. В списочной численности есть, в среднесписочную не входит: 0.
Шаг 3. Неполное время. 2 человека × 4 часа × 23 дня = 184 часа. 184 / 8 = 23 человеко-дня. 23 / 23 = 1,0.
Итог. ССЧ за июль: 11,16 + 1,0 = 12,16, после округления — 12 человек.
Проверьте себя: если бы вы посчитали людей только на 31 июля, получили бы списочную численность 12 человек, включая декретницу и без учёта того, что кладовщик отработал больше половины месяца. Совпадение с ССЧ здесь случайно — при другом графике приёмов и увольнений расхождение достигает нескольких единиц, а вместе с ним «уезжают» и показатели отчётности.
Расчёт за год и квартал
Годовое значение — среднее арифметическое двенадцати месячных. Правило, о которое спотыкаются чаще всего: делитель всегда 12, даже если бизнес открылся в середине года. Аналогично внутри месяца: делят на полное число календарных дней, даже если организация создана 20-го числа.
Пример: компания зарегистрирована 20 апреля 2026 года
С 20 апреля в штате 5 человек на полной ставке, состав не менялся. Апрель: 5 × 11 дней = 55; 55 / 30 = 1,83. Май–декабрь: по 5,0 за каждый из 8 месяцев. Сумма за год: 1,83 + 40 = 41,83. ССЧ за год: 41,83 / 12 = 3,49, после округления — 3 человека.
Показатель за квартал считают так же: сумма трёх месячных значений, делённая на 3. Квартальные значения нужны, например, для квоты по трудоустройству инвалидов и статистики.
Куда сдавать: отдельного отчёта больше нет
Форму «Сведения о среднесписочной численности» (КНД 1110018) отменил Федеральный закон от 28.01.2020 № 5-ФЗ. Начиная с отчётности за 2020 год показатель переехал в расчёт по страховым взносам — основание закреплено в п. 3 ст. 80 НК РФ.
РСВ сдают ежеквартально не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчётным периодом, — подробный разбор формы и типичных ошибок есть в статье как заполнить РСВ. В Росстат численность попадает через форму П-4; сроки и периодичность зависят от размера организации и указаны на бланке формы.
ИП без наёмных работников показатель никуда не сдают: РСВ они не представляют, а отдельной формы для ССЧ не существует.
Численность, взносы и РСВ — считайте по системе, а не по шпаргалкам
Статья закрывает один показатель, а курс «Бухгалтерский учет и налогообложение 2026» связывает его с соседними участками: кадровые документы, зарплата, взносы, РСВ и налоговые лимиты отрабатываются на сквозных примерах с обратной связью преподавателя. По окончании — удостоверение о повышении квалификации.
Где показатель реально влияет на бизнес
ССЧ и производная от неё средняя численность — не формальность для статистики: от них зависят налоговый режим, способ сдачи отчётности и обязательные квоты.
| Ограничение | Порог | Какая численность | Основание |
|---|---|---|---|
| Право на УСН | Не более 130 человек | Средняя (ССЧ + внешние совместители + ГПХ) | пп. 15 п. 3 ст. 346.12 НК РФ |
| Электронная сдача РСВ и 6-НДФЛ | Выплаты более чем 10 физлицам | Число получателей выплат за период | п. 10 ст. 431, п. 2 ст. 230 НК РФ |
| Квота рабочих мест для инвалидов | Свыше 35 человек — квота 2–4% по решению региона | Среднесписочная | Закон от 12.12.2023 № 565-ФЗ, постановление Правительства от 30.05.2024 № 709 |
| Статус в реестре МСП | Микро — до 15, малые — до 100, средние — до 250 человек | Среднесписочная | ст. 4 Закона от 24.07.2007 № 209-ФЗ |
Порог УСН — самый дорогой из перечисленных. В 2026 году упрощёнку теряют при средней численности свыше 130 человек или доходах свыше 490,5 млн рублей (базовый лимит 450 млн с коэффициентом-дефлятором 1,090). Слетев с УСН, компания попадает на общий режим с налогом на прибыль и полным НДС, поэтому численность на границе лимита контролируют ежеквартально — вместе с доходами, от которых зависит и обязанность платить НДС на УСН.
Порог электронной отчётности устроен иначе, чем думают: в п. 10 ст. 431 НК речь не о ССЧ, а о числе физлиц, которым начислены выплаты за период, — сюда попадают и исполнители по ГПХ. За РСВ на бумаге при обязанности сдавать электронно предусмотрен штраф по ст. 119.1 НК — 200 рублей за каждый расчёт, поэтому способ сдачи проверяют до отправки, а не после.
Где расчёт ломается чаще всего
- Считают людей на отчётную дату, а не за каждый календарный день. Штат на 31-е число — это списочная численность, самостоятельный показатель.
- Забывают исключить декретниц. В табеле и списочной численности они есть, поэтому механическая выгрузка из учётной программы завышает ССЧ.
- Путают ССЧ и среднюю численность. В РСВ внешних совместителей и ГПХ не включают, а в лимите УСН — обязаны учесть. Одна и та же компания может иметь ССЧ 120 и среднюю 135 — и потерять упрощёнку.
- Делят на отработанные дни вместо календарных. Выходные и праздники входят в делитель всегда, в том числе у организаций, созданных в середине месяца.
- Неполное время считают пропорционально всем подряд. Если сокращённый день установлен законом или инициативой работодателя, человек входит целой единицей.
Отдельный практический нюанс: сотрудники в ежегодном отпуске включаются в ССЧ целыми единицами, но на сумму выплат и взносов их отпуск влияет по своим правилам — сверьтесь с порядком из статьи расчёт отпускных в 2026 году, чтобы численность и начисления в отчётности не противоречили друг другу.
Памятка: среднесписочная за пять минут
- Формула за месяц: сумма списочной численности за каждый календарный день / число календарных дней; за год — сумма месячных значений / 12, даже при работе неполный год.
- Внешние совместители, ГПХ и собственники без зарплаты не учитываются; декретницы исключаются; неполное время по соглашению — пропорционально.
- С 1 февраля 2026 года расчёт ведут по указаниям приказа Росстата № 638.
- Отдельного отчёта нет — показатель указывают на титульном листе каждого РСВ.
- От численности зависят право на УСН (средняя — до 130 человек), обязанность электронной сдачи отчётности и квота для инвалидов при штате свыше 35 человек.
Вопросы и ответы
- Нужно ли ИП без работников сдавать среднесписочную численность?
Нет. ИП без наёмных работников не сдают РСВ, а отдельной формы для среднесписочной численности не существует с отчётности за 2020 год. Обязанность появится с первым трудовым договором.
- Среднесписочная численность получилась 0,4 — что писать в РСВ?
После арифметического округления 0,4 даёт ноль, и это допустимое значение поля. Такое бывает у компаний, где единственный работник принят в конце года, а также когда весь персонал — внешние совместители или исполнители по ГПХ.
- Включать ли директора — единственного учредителя, если зарплата ему не начисляется?
Собственники организации включаются в расчёт только тогда, когда с ними заключён трудовой договор и они получают зарплату. Учредитель-директор без трудового договора и начислений в среднесписочную численность не входит.
- Сотрудник весь месяц был в отпуске за свой счёт — учитывать его?
Да, целой единицей. Работники в отпуске без сохранения зарплаты по семейным обстоятельствам остаются и в списочной, и в среднесписочной численности. Исключение — учебные отпуска без сохранения зарплаты на время поступления и экзаменов.
- Как считать работника на 1,5 ставки — с внутренним совместительством?
Как одного человека, одной целой единицей. Внутренний совместитель учитывается в списочной и среднесписочной численности один раз по основному месту, сколько бы ставок он ни занимал. Полторы единицы из одного человека не возникают.