Компенсация за неиспользованный отпуск в 2026 году: расчёт при увольнении и без него
При увольнении работодатель обязан выплатить компенсацию за все неиспользованные отпуска — за любое число лет и при любом основании увольнения. Без увольнения деньгами можно заменить только дни сверх 28 в год, и не всем категориям работников. Сумма считается через средний дневной заработок: зарплата за 12 месяцев делится на 12 и на 29,3. Разбираем оба сценария со сквозным примером, налогами и сроками выплаты.
- Когда положена компенсация: два сценария
- Замена отпуска деньгами без увольнения: кому нельзя
- Сколько дней компенсировать: стаж и округление
- Формула: средний дневной заработок
- Считаем компенсацию на реальных цифрах
- НДФЛ и страховые взносы
- Срок выплаты и ответственность за задержку
- Частые ошибки при расчёте
- Вопросы и ответы
Когда положена компенсация: два сценария
Право на денежную компенсацию за неиспользованный отпуск возникает в двух ситуациях, и правила у них принципиально разные.
Первый сценарий — увольнение. По ст. 127 ТК РФ сотруднику выплачивают компенсацию за все неиспользованные отпуска: и за текущий рабочий год, и за все прошлые. Накопленные дни не сгорают, а основание увольнения не имеет значения — собственное желание, соглашение сторон, сокращение и даже увольнение за виновные действия дают одинаковое право на выплату.
Второй сценарий — замена части отпуска деньгами без увольнения по ст. 126 ТК РФ. Здесь ограничений больше: заменить можно только часть каждого ежегодного отпуска, превышающую 28 календарных дней, только по письменному заявлению работника и только с согласия работодателя — он вправе отказать без объяснения причин.
| Критерий | При увольнении (ст. 127 ТК РФ) | Без увольнения (ст. 126 ТК РФ) |
|---|---|---|
| За какие дни | Все неиспользованные отпуска за все годы работы | Только часть отпуска сверх 28 календарных дней в году |
| Обязательность | Работодатель обязан выплатить | Право работодателя, может отказать |
| Заявление работника | Не требуется | Обязательно письменное |
| Запреты по категориям | Исключений нет | Беременные, работники до 18 лет, занятые во вредных условиях |
| Срок выплаты | День увольнения (ст. 140 ТК РФ) | Законом не установлен, обычно с ближайшей зарплатой |
Замена отпуска деньгами без увольнения: кому нельзя
Стандартные 28 календарных дней заменить деньгами нельзя никому — даже по настойчивой просьбе работника. Речь идёт только о дополнительных и удлинённых отпусках: за ненормированный рабочий день, за работу в районах Крайнего Севера, об удлинённых отпусках отдельных категорий работников.
| Категория работников | Что нельзя заменить деньгами |
|---|---|
| Все работники | Основной отпуск в пределах 28 календарных дней за каждый рабочий год |
| Беременные женщины | Ни основной, ни дополнительные отпуска — полный запрет |
| Работники до 18 лет | Ни основной, ни дополнительные отпуска — полный запрет |
| Занятые во вредных или опасных условиях | Дополнительный отпуск за вредность; узкое исключение для части сверх минимума возможно только через отраслевое соглашение и коллективный договор (ст. 117 ТК РФ) |
Важно: запреты действуют только пока человек работает. При увольнении компенсация выплачивается всем без исключения — и беременной сотруднице, и несовершеннолетнему, и работнику с вредными условиями, причём за все накопленные дни. Чтобы дни не копились годами, закладывайте их использование в график отпусков заранее.
Сколько дней компенсировать: стаж и округление
За каждый полный месяц отпускного стажа работник зарабатывает 28 ÷ 12 = 2,33 дня отпуска — при стандартной продолжительности 28 дней в год. Если отпуск удлинённый или есть дополнительный, в формуле участвует общая продолжительность: например, при 35 днях в год месяц даёт 35 ÷ 12 = 2,92 дня.
Алгоритм подсчёта:
- определите отпускной стаж в каждом рабочем году — рабочий год отсчитывается от даты приёма, а не с 1 января;
- переведите стаж в полные месяцы с округлением;
- умножьте месяцы на 2,33 (или на вашу норму) и вычтите использованные дни.
Округление месяцев регулирует п. 35 Правил об очередных и дополнительных отпусках № 169: излишек менее половины месяца отбрасывается, а половина месяца и более округляется до полного. Отработал 7 месяцев и 16 дней — считаем 8 месяцев; 7 месяцев и 10 дней — только 7.
Два уточнения из тех же Правил и ТК РФ:
- работник, отработавший в рабочем году 11 месяцев и более, получает полную компенсацию за весь годовой отпуск (п. 28 Правил № 169);
- из отпускного стажа исключаются отпуска за свой счёт в части, превышающей 14 календарных дней за рабочий год (ст. 121 ТК РФ), — окончание рабочего года при этом сдвигается на исключённые дни.
Про дробные дни: округлять итог вроде 9,33 дня закон не требует — можно компенсировать ровно 9,33. Но если в компании принято округлять до целых, делать это разрешено только в пользу работника: 9,33 превращается в 10, а не в 9 (письмо Минздравсоцразвития от 07.12.2005 № 4334-17).
Формула: средний дневной заработок
Средний дневной заработок = зарплата за 12 месяцев ÷ 12 ÷ 29,3
Компенсация = средний дневной заработок × число неиспользованных дней
Расчётный период — 12 календарных месяцев перед месяцем увольнения. В базу входят зарплата, надбавки и премии по правилам Положения № 540; исключаются больничные, отпускные, командировочные и другие выплаты по среднему заработку. 29,3 — среднемесячное число календарных дней (п. 10 Положения № 540).
Если какой-то месяц отработан не полностью, вместо 29,3 для него берётся пропорция: 29,3 делят на число календарных дней месяца и умножают на календарные дни, приходящиеся на отработанное время. Подробный разбор среднего заработка с неполными месяцами и премиями — в статье про расчёт отпускных в 2026 году: механика та же.
Считаем компенсацию на реальных цифрах
Пример: увольнение 31 июля 2026 года
Менеджер принят на работу 1 октября 2024 года, оклад 65 000 рублей, отпуск стандартный — 28 дней в год. Увольняется 31 июля 2026 года. Расчётный период (июль 2025 — июнь 2026) отработан полностью, начислено 780 000 рублей.
Шаг 1. Средний дневной заработок. 780 000 ÷ 12 ÷ 29,3 = 2 218,43 рубля.
Шаг 2. Неиспользованные дни. Первый рабочий год (01.10.2024 — 30.09.2025): заработано 28 дней, использованы все 28. Второй рабочий год начался 1 октября 2025 года; к 31 июля 2026 года отработано ровно 10 месяцев — заработано 28 ÷ 12 × 10 = 23,33 дня. Из них использовано 14. К компенсации: 23,33 − 14 = 9,33 дня.
Шаг 3. Сумма компенсации. 2 218,43 × 9,33 = 20 697,95 рубля.
Шаг 4. НДФЛ и выплата. Доход сотрудника с начала года в пределах 2,4 млн рублей, ставка 13%: 20 697,95 × 13% = 2 691 рубль (налог округляется до полных рублей). На руки 31 июля вместе с зарплатой за отработанные дни он получит 20 697,95 − 2 691 = 18 006,95 рубля компенсации.
В 1С:ЗУП 8.3 компенсация при увольнении начисляется документом «Увольнение» автоматически — по остаткам отпусков из кадрового учёта. Проверяйте именно остатки: если они занижены или завышены, программа аккуратно посчитает неверную сумму. Как устроено начисление отпускных выплат в программе, разбираем в материале про отпуск в 1С:ЗУП 8.3.
НДФЛ и страховые взносы
Компенсация за неиспользованный отпуск облагается полностью — это прямое исключение из перечня необлагаемых выплат при увольнении. НДФЛ удерживается в день выплаты (код дохода 2013), страховые взносы начисляются по общему тарифу за счёт работодателя, включая взносы на травматизм (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).
Ставка НДФЛ в 2026 году зависит от совокупного дохода работника с начала года — компенсация суммируется с зарплатой и премиями:
| Доход с начала года | Ставка НДФЛ |
|---|---|
| До 2,4 млн рублей | 13% |
| От 2,4 до 5 млн рублей | 15% с суммы превышения |
| От 5 до 20 млн рублей | 18% с суммы превышения |
| От 20 до 50 млн рублей | 20% с суммы превышения |
| Свыше 50 млн рублей | 22% с суммы превышения |
Повышенная ставка применяется только к части дохода сверх порога, а не ко всей сумме с начала года. Для налога на прибыль и УСН «доходы минус расходы» компенсация учитывается в расходах на оплату труда вместе с начисленными на неё взносами.
Компенсации, отпускные, НДФЛ и взносы — считайте всю зарплатную цепочку без ошибок
Курс «Учет ЗП и налоги с выплат физлицам 2026» выстраивает систему вокруг задач этой статьи: средний заработок и все виды выплат при увольнении, НДФЛ по прогрессивной шкале, страховые взносы, договоры ГПХ и самозанятые — с отработкой каждого расчёта в 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3. По окончании — удостоверение о повышении квалификации.
Срок выплаты и ответственность за задержку
При увольнении все суммы, включая компенсацию, выплачиваются в день увольнения (ст. 140 ТК РФ). Если сотрудник в этот день не работал — не позднее следующего дня после того, как он потребовал расчёт.
За каждый день просрочки работодатель платит проценты по ст. 236 ТК РФ — не ниже 1/150 ключевой ставки ЦБ от невыплаченной суммы, со дня, следующего за сроком выплаты, по день фактического расчёта включительно. Проценты начисляются независимо от вины работодателя: сбой банка или ошибка бухгалтера от них не освобождают.
Для замены отпуска деньгами без увольнения срок в законе не установлен — зафиксируйте его в приказе о замене, обычно выплату проводят с ближайшей зарплатой.
Частые ошибки при расчёте
- Компенсируют только последний год. Ст. 127 ТК РФ требует оплатить все неиспользованные отпуска за всё время работы — «сгоревших» дней не бывает.
- Округляют дни по арифметике. 9,33 дня превращают в 9 — это занижение выплаты. Либо не округлять вовсе, либо только вверх.
- Заменяют деньгами часть из 28 дней. Нельзя даже по письменной просьбе работника — при проверке трудовая инспекция расценит это как нарушение.
- Не корректируют стаж. Отпуска за свой счёт сверх 14 дней за рабочий год сдвигают его границы — без корректировки число заработанных дней завышается.
- Доверяют программе без проверки остатков. 1С считает по данным кадрового учёта: ошибка в остатках отпусков даёт неверную компенсацию при формально правильной формуле.
Вопросы и ответы
- Сотрудник отработал три недели и увольняется — положена ли компенсация?
Да. Три недели — это больше половины месяца, поэтому по п. 35 Правил № 169 период округляется до полного месяца, а за него положено 2,33 дня отпуска. Если бы стаж был меньше половины месяца, компенсация не начислялась бы вовсе.
- Можно ли получить деньги за все 28 дней отпуска, не увольняясь?
Нет. Ст. 126 ТК РФ разрешает заменять деньгами только часть отпуска сверх 28 календарных дней в году. Основные 28 дней работник может либо отгулять, либо получить за них компенсацию только при увольнении.
- Сгорают ли отпуска, накопленные за несколько лет?
Нет. При увольнении компенсация выплачивается за все неиспользованные дни за всё время работы у данного работодателя. Непредоставление отпуска больше двух лет подряд — само по себе нарушение, но права работника на дни и компенсацию оно не отменяет.
- При сокращении штата компенсация за отпуск тоже облагается НДФЛ?
Да, полностью и при любом основании увольнения. Освобождение от НДФЛ и взносов действует для выходного пособия в установленных пределах, но на компенсацию за неиспользованный отпуск оно не распространяется — она облагается всегда.
- Положена ли компенсация совместителю и работнику на срочном договоре?
Да. Совместители и работники по срочным трудовым договорам зарабатывают отпускные дни на общих основаниях, поэтому при увольнении им начисляется компенсация по тем же правилам: стаж, 2,33 дня за месяц, средний дневной заработок.
- Как считать компенсацию, если отпуск длиннее 28 дней — у педагога, работника с инвалидностью, при ненормированном дне?
В расчёт берётся полная продолжительность отпуска: у педагогов — 42 или 56 календарных дней (постановление Правительства от 14.05.2015 № 466), у работников с инвалидностью — не менее 30 (ст. 23 закона № 181-ФЗ), при ненормированном дне — 28 плюс минимум 3 дополнительных (ст. 119 ТК РФ). За каждый месяц стажа начисляется эта норма ÷ 12: учитель с 56-дневным отпуском зарабатывает 4,67 дня в месяц. При увольнении компенсируются все неиспользованные дни — и основные, и дополнительные.