Штатное расписание: как составить и утвердить
Штатное расписание отвечает на два вопроса разом: кто и за сколько работает в компании. Разбираем, обязателен ли документ в 2026 году, как заполнить каждую графу формы Т-3, законна ли «вилка» окладов и как утвердить расписание приказом без риска для проверки инспекции труда.
- Что такое штатное расписание и обязательно ли оно
- Форма Т-3 или собственный бланк
- Структура и реквизиты: разбор граф
- Можно ли указать «вилку» окладов
- Как составить и утвердить штатное расписание
- Как вносить изменения и проводить индексацию
- Штатное расписание и штатная расстановка
- Хранение, сроки и типичные ошибки
- Итоги
- Вопросы и ответы
Что такое штатное расписание и обязательно ли оно
Штатное расписание — это документ, который закрепляет структуру компании, перечень должностей, количество штатных единиц по каждой из них и размер оплаты труда. Проще говоря, оно отвечает на вопрос, сколько и каких работников нужно организации и по каким окладам они трудятся. Трудовой кодекс прямо не называет штатное расписание в списке обязательных документов, но ссылается на него в статьях 15 и 57: трудовая функция определяется «в соответствии со штатным расписанием». Значит, чтобы корректно указать должность в трудовом договоре, расписание фактически необходимо.
Позиция Роструда двойственная. С одной стороны, ведомство не считает штатное расписание локальным нормативным актом, непосредственно связанным с трудовой деятельностью, — знакомить с ним работника под подпись при приёме не обязательно (письмо Роструда от 15 мая 2014 года № ПГ/4653-6-1). С другой стороны, при проверках государственная инспекция труда почти всегда запрашивает документ, а его отсутствие трактует как нарушение и штрафует по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: до 50 000 рублей на организацию и до 5 000 рублей на руководителя.
На практике штатное расписание нужно даже там, где формально можно обойтись. Оно обосновывает сокращение штата — без него уволить по сокращению крайне сложно, — подтверждает наличие вакансий при отказе в приёме, служит основой для расчёта фонда оплаты труда и бюджета на персонал. Отказаться от него вправе только микропредприятия, заключившие типовой трудовой договор по статье 309.2 ТК РФ, но и они обычно ведут расписание для порядка.
Форма Т-3 или собственный бланк
Унифицированная форма Т-3 утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 года № 1. С 1 января 2013 года, после вступления в силу закона «О бухгалтерском учёте» № 402-ФЗ, применение унифицированных форм перестало быть обязательным. Компания вправе разработать собственный бланк, закрепив его в учётной политике или отдельном приказе, — главное, чтобы форма содержала необходимые реквизиты первичного документа.
Несмотря на это, большинство работодателей продолжают использовать именно Т-3. Причина проста: форма проверена практикой, к ней есть официальные указания по заполнению, её без вопросов принимают инспекторы и суды, а бухгалтерские программы формируют расписание в этом виде автоматически. Разрабатывать свой бланк имеет смысл, только если стандартных граф не хватает — например, нужна колонка под грейд или под источник финансирования. В остальных случаях удобнее взять Т-3 за основу и при необходимости добавить строки.
Структура и реквизиты: разбор граф
Шапка документа содержит наименование организации, код по ОКПО, номер и дату составления, а также период действия расписания. Обязателен гриф утверждения со ссылкой на приказ. Основная часть — таблица из десяти граф. Разберём каждую.
| Графа | Что указывают | На что обратить внимание |
|---|---|---|
| 1. Структурное подразделение | Наименование отдела, службы, цеха | Пишут в соответствии с принятой в компании структурой; обособленные подразделения — отдельными блоками |
| 2. Код подразделения | Цифровой код отдела | Помогает выстроить иерархию и вести документооборот; задаётся самой организацией |
| 3. Должность (специальность, профессия), разряд, класс | Наименование должности с квалификацией | Если работа даёт право на льготы или досрочную пенсию, название берут строго из профстандарта или квалификационных справочников |
| 4. Количество штатных единиц | Число ставок по должности | Допустимы дробные значения — 0,5 или 0,25 ставки для совместителей и неполной занятости |
| 5. Тарифная ставка (оклад) | Фиксированный оклад в рублях | По одинаковым должностям оклад должен совпадать; при полной ставке не ниже МРОТ (с 2026 года — 27 093 рубля) |
| 6–8. Надбавки | Стимулирующие и компенсационные доплаты | За квалификацию, вредность, разъездной характер и прочее; указывают в рублях или процентах со ссылкой на положение об оплате труда |
| 9. Всего в месяц | (Оклад + надбавки) × число ставок | Сумма по всем строкам даёт месячный фонд оплаты труда |
| 10. Примечание | Уточнения и пояснения | Ссылка на локальный акт, отметка о вакансии или о выплате по фактически отработанному времени |
Итоговая строка суммирует количество ставок и месячный фонд оплаты труда. Документ подписывают руководитель кадровой службы и главный бухгалтер — их подписи предусмотрены самой формой Т-3.
Можно ли указать «вилку» окладов
Соблазн поставить по одной должности диапазон «от и до» возникает у многих: удобно нанимать сильных специалистов на больший оклад, а новичков — на меньший. Однако «вилка» окладов в штатном расписании прямо противоречит закону.
Статьи 22 и 132 ТК РФ закрепляют принцип равной оплаты за труд равной ценности. Работники на одинаковых должностях, выполняющие работу одинаковой сложности, должны иметь одинаковый оклад. Диапазон окладов по одной и той же должности инспекция труда расценивает как дискриминацию и нарушение, за которое штрафуют по статье 5.27 КоАП РФ.
Легальных решений два. Первое — ввести квалификационные категории или разряды: «бухгалтер», «бухгалтер II категории», «бухгалтер I категории» — это разные должности с разными окладами, и разница становится законной. Второе — установить всем одинаковый базовый оклад, а различия в доходе закрыть индивидуальными надбавками и премиями по положению об оплате труда: за стаж, за наставничество, за интенсивность. Оба способа позволяют платить по-разному, не нарушая запрет.
Как составить и утвердить штатное расписание
Составление расписания — это последовательность понятных шагов. Ниже рабочий порядок, который подходит и для новой компании, и для планового пересмотра.
- Определите организационную структуру: какие подразделения нужны и как они подчинены друг другу.
- Соберите перечень должностей по каждому подразделению, сверяя названия с профстандартами и квалификационными справочниками.
- Рассчитайте количество штатных единиц исходя из объёма работ; заложите дробные ставки там, где нужна неполная занятость.
- Установите оклады по должностям — одинаковые для одинаковых позиций, не ниже МРОТ при полной ставке.
- Добавьте надбавки и доплаты со ссылкой на положение об оплате труда.
- Посчитайте месячный фонд оплаты труда по каждой строке и итог по документу.
- Оформите бланк и подпишите его у руководителя кадровой службы и главного бухгалтера.
- Утвердите расписание приказом руководителя и проставьте в грифе номер и дату приказа.
Утверждается штатное расписание отдельным приказом в свободной форме — «Об утверждении штатного расписания». В приказе указывают номер и дату расписания, количество штатных единиц, общий фонд оплаты труда и дату, с которой документ вводится в действие. Реквизиты приказа переносят в гриф «Утверждено» в самом расписании. Знакомить работников с приказом под подпись закон не требует.
Пример. ООО «Вектор» открывает отдел продаж. В структуру вводят подразделение «Отдел продаж» (код 03). Должности: руководитель отдела — 1 ставка, оклад 80 000 рублей; менеджер по продажам — 4 ставки, оклад 45 000 рублей; менеджер по продажам II категории — 1 ставка, оклад 55 000 рублей. Всем менеджерам положена премия за выполнение плана по положению о премировании, поэтому в графах надбавок её не фиксируют жёсткой суммой, а дают ссылку на локальный акт. Месячный фонд по строке рядовых менеджеров: 45 000 × 4 = 180 000 рублей. Директор издаёт приказ № 12 от 15 января 2026 года «Об утверждении штатного расписания», документ вводится в действие с 1 февраля 2026 года. В грифе расписания появляется запись: «Утверждено приказом от 15.01.2026 № 12».
Штатное расписание — лишь один из документов, которые проверяет инспекция труда.
Курс по кадровому делопроизводству учит вести весь пакет документов — от штатного расписания и трудовых договоров до приказов и воинского учёта — по действующим требованиям 2026 года. Вы разберёте реальные кейсы и научитесь проходить проверки инспекции труда без штрафов.
Как вносить изменения и проводить индексацию
Штатное расписание — живой документ, и менять его можно в любой момент, когда это нужно бизнесу. Изменения бывают двух видов. Небольшие правки — ввод или вывод отдельных ставок, переименование должности, корректировку оклада — оформляют приказом о внесении изменений в действующее расписание. Масштабный пересмотр удобнее провести через утверждение новой редакции расписания отдельным приказом.
Важно помнить про индексацию. Статья 134 ТК РФ обязывает всех работодателей повышать реальное содержание зарплаты в связи с ростом цен, а порядок индексации коммерческие организации закрепляют в локальном акте. Когда оклады повышаются, изменения обязательно вносят в штатное расписание, а с работниками подписывают дополнительные соглашения к трудовым договорам. Отдельный повод для пересмотра — рост МРОТ: с 1 января 2026 года он составляет 27 093 рубля, и если по каким-то ставкам зарплата оказалась ниже, оклады нужно поднять.
При вводе новой ставки в приказе указывают должность, количество единиц, оклад и дату. При выводе ставки последовательность обратная: сначала процедура сокращения по ТК РФ с уведомлением работника за два месяца, и только потом ставку убирают из расписания.
Штатное расписание и штатная расстановка
Эти два документа часто путают, хотя задачи у них разные. Штатное расписание — плановый и обезличенный документ: в нём нет фамилий, только должности, ставки и оклады. Оно показывает, каким должен быть штат.
Штатная расстановка, или штатное замещение, — рабочий, «живой» документ, который показывает, кем фактически заняты должности. К графам расписания добавляют фамилии сотрудников, табельные номера, сведения о вакансиях, персональные надбавки и категории конкретных людей. Расстановка не обязательна по закону и не имеет унифицированной формы — её ведёт кадровая служба для оперативного учёта. Проще говоря: расписание отвечает на вопрос «сколько ставок и по каким окладам», а расстановка — «кто именно эти ставки занимает и какие из них свободны».
Хранение, сроки и типичные ошибки
Штатное расписание по месту его утверждения хранится постоянно — это установлено Перечнем типовых управленческих архивных документов (приказ Росархива от 20 декабря 2019 года № 236). Если организация не передаёт документы в государственный архив, расписание хранят до её ликвидации. Приказы об утверждении и изменении расписания также хранятся постоянно, а штатная расстановка — 5 лет.
Самые частые ошибки, за которые наказывает инспекция:
- «вилка» окладов по одной должности вместо категорий или надбавок;
- оклад ниже МРОТ при полной занятости;
- расхождение названия должности в трудовом договоре и в расписании;
- должность «из головы», когда по ней положены льготы и требуется формулировка из профстандарта;
- отсутствие приказа об утверждении или ссылки на него в грифе;
- забытая индексация окладов, не отражённая в расписании.
Большинство этих ошибок обнаруживается на первой же проверке и легко предотвращается, если вести расписание аккуратно и сверять его с трудовыми договорами и положением об оплате труда.
Итоги
- Штатное расписание прямо не названо обязательным в ТК РФ, но на практике необходимо и запрашивается инспекцией труда; его отсутствие грозит штрафом до 50 000 рублей.
- Форма Т-3 с 2013 года не обязательна, но остаётся удобным и безопасным стандартом; допустимо разработать свой бланк с нужными реквизитами.
- «Вилка» окладов по одной должности запрещена — разницу в оплате оформляют через категории, разряды или индивидуальные надбавки.
- Расписание утверждают приказом руководителя, изменения вносят приказом, а индексацию и рост МРОТ обязательно отражают в документе и в допсоглашениях.
- Хранится штатное расписание постоянно; штатная расстановка — отдельный необязательный документ с фамилиями и фактическим замещением ставок.
Вопросы и ответы
- Обязательно ли вести штатное расписание?
Прямо ТК РФ этого не требует, но документ упоминается в статьях 15 и 57, а инспекция труда запрашивает его при проверках. Отсутствие расписания трактуют как нарушение и штрафуют по статье 5.27 КоАП РФ — до 50 000 рублей на организацию. Отказаться могут только микропредприятия с типовым трудовым договором.
- Можно ли не использовать форму Т-3?
Да. С 2013 года унифицированные формы не обязательны, компания вправе разработать собственный бланк и закрепить его приказом. Но Т-3 удобнее: к ней есть указания по заполнению, её принимают инспекторы и суды, а бухгалтерские программы формируют расписание в этом виде автоматически.
- Законна ли «вилка» окладов по одной должности?
Нет. Статьи 22 и 132 ТК РФ требуют равной оплаты за труд равной ценности, поэтому по одинаковым должностям оклад должен совпадать. Разницу в доходе оформляют через квалификационные категории (это разные должности) или индивидуальные надбавки по положению об оплате труда.
- Как часто нужно менять штатное расписание?
Строгой периодичности нет — расписание меняют по мере надобности: при вводе или выводе ставок, изменении окладов, реорганизации. Обязательный повод — индексация зарплаты и повышение МРОТ. Небольшие правки оформляют приказом об изменениях, масштабные — новой редакцией.
- Сколько хранится штатное расписание?
По месту утверждения — постоянно (приказ Росархива № 236 от 20.12.2019). Если организация не передаёт документы в государственный архив, расписание хранят до её ликвидации. Приказы по расписанию тоже хранятся постоянно, а штатная расстановка — 5 лет.
- Чем штатное расписание отличается от штатной расстановки?
Расписание — плановый обезличенный документ без фамилий, показывает нужные должности, ставки и оклады. Расстановка — рабочий документ с фамилиями сотрудников, табельными номерами и вакансиями, показывает, кто фактически занимает ставки. Расстановка не обязательна и не имеет унифицированной формы.
Нормативная база: ТК РФ (ст. 15, 22, 57, 132, 134, 309.2), Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 (форма Т-3), Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте», письмо Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1, приказ Росархива от 20.12.2019 № 236, ст. 5.27 КоАП РФ.