Первый сотрудник у ИП в 2026 году: как оформить, какие налоги платить и какие отчёты сдавать
Чтобы нанять первого сотрудника, ИП заключает с ним трудовой договор, на следующий рабочий день подаёт в Социальный фонд форму ЕФС-1 и с первой зарплаты становится налоговым агентом: удерживает НДФЛ и начисляет страховые взносы. С этого момента добавляются ежемесячные и ежеквартальные отчёты, а на УСН «доходы» налог можно уменьшить на взносы не больше чем наполовину.
- Что меняется для ИП с первым сотрудником
- Какие документы оформить при приёме
- Нужна ли регистрация как работодателя
- Какие налоги и взносы платит ИП за сотрудника
- Пример: во сколько обходится сотрудник
- Какие отчёты появляются
- Как меняется налог на упрощёнке
- Цена ошибки
- Кто будет вести учёт работника
- Итоги
- Вопросы и ответы
Что меняется для ИП с первым сотрудником
Пока ИП работает один, он отвечает только за свои налоги и взносы. Первый сотрудник по трудовому договору делает предпринимателя работодателем: у него появляются обязанности налогового агента по НДФЛ, страхователя по взносам и кадровые обязанности по Трудовому кодексу.
Изменения затрагивают сразу три области: кадровые документы, расчёт зарплаты и налогов с неё, отчётность. Ошибка в любой из них стоит штрафа, поэтому к найму лучше подготовиться заранее — хотя бы разобраться в календаре платежей.
Какие документы оформить при приёме
С 2022 года приём на работу оформляется трудовым договором — приказ о приёме работодатель вправе издать, но не обязан. Минимальный пакет для ИП выглядит так.
- Получите документы работника. Паспорт, сведения о трудовой деятельности или трудовую книжку, документ об образовании, если работа требует квалификации.
- Заключите письменный трудовой договор. В двух экземплярах: трудовая функция, место работы, дата начала, оплата, режим. Если работник фактически допущен к работе без договора, оформить его нужно в течение трёх рабочих дней.
- Ознакомьте с локальными актами под подпись. Если ИП — микропредприятие и использует типовой трудовой договор, часть локальных актов можно не принимать: условия переносятся в договор.
- Подайте ЕФС-1 о приёме. Подраздел о трудовой деятельности сдают в Социальный фонд не позднее следующего рабочего дня после издания документа о приёме.
- Заведите учёт рабочего времени. Табель нужен для расчёта зарплаты, отпускных и больничных.
Общий порядок приёма и типичные ошибки разобраны в статье о приёме сотрудника на работу.
Если работник устраивается впервые, у него сразу ведётся электронная трудовая книжка. Бумажную трудовую книжку для такого сотрудника не заводят.
Нужна ли регистрация как работодателя
В налоговой инспекции регистрироваться как работодатель не нужно: ИП уже стоит на учёте, а сведения о выплатах поступают из отчётов. Сведения о приёме Социальный фонд получает из формы ЕФС-1.
После объединения пенсионного фонда и фонда социального страхования порядок учёта страхователей менялся. Перед первой отчётностью по взносам на травматизм проверьте в личном кабинете страхователя или в отделении Социального фонда, что вы стоите на учёте как работодатель и знаете свой регистрационный номер.
Какие налоги и взносы платит ИП за сотрудника
С зарплаты работника ИП удерживает НДФЛ и за свой счёт начисляет страховые взносы. Это разные платежи: налог платит работник из своей зарплаты, а взносы — дополнительная нагрузка работодателя.
| Платёж | Кто платит | Ставка |
|---|---|---|
| НДФЛ | Работник, удерживает ИП | 13% с дохода до 2,4 млн ₽ в год, дальше — по прогрессивной шкале |
| Страховые взносы по единому тарифу | ИП за свой счёт | 30% в пределах предельной базы; для части малого бизнеса действуют пониженные тарифы |
| Взносы на травматизм | ИП за свой счёт | От 0,2% — зависит от класса профессионального риска по основному виду деятельности |
Право на пониженные тарифы зависит от статуса субъекта МСП и вида деятельности. Прежде чем заложить взносы в бюджет найма, проверьте, относится ли ваш основной вид деятельности к льготному. На расчёт влияет и МРОТ в 2026 году: зарплата за полную норму времени не может быть ниже него.
Пример: во сколько обходится сотрудник
Оклад 50 000 ₽, общий тариф взносов, травматизм 0,2%
НДФЛ: 50 000 × 13% = 6 500 ₽. Сотрудник получит на руки 43 500 ₽.
Страховые взносы: 50 000 × 30% = 15 000 ₽.
Взносы на травматизм: 50 000 × 0,2% = 100 ₽.
Расходы ИП в месяц: 50 000 + 15 000 + 100 = 65 100 ₽, из них налоги и взносы, которые нужно перечислить, — 6 500 + 15 000 + 100 = 21 600 ₽.
Если ИП применяет пониженный тариф для малого бизнеса, взносы будут меньше. Именно поэтому проверка права на льготу окупается уже на первой зарплате.
Какие отчёты появляются
Вместе с сотрудником у ИП появляется отчётность работодателя. Большинство сроков привязано к 25-му числу; если оно выпадает на выходной, срок переносится на ближайший рабочий день.
| Отчёт | Куда | Срок |
|---|---|---|
| ЕФС-1, сведения о приёме и увольнении | Социальный фонд | Не позднее следующего рабочего дня |
| Уведомления об исчисленных НДФЛ и взносах | ФНС | До 25-го числа, в сроки уплаты |
| Персонифицированные сведения о физлицах | ФНС | Ежемесячно до 25-го числа |
| 6-НДФЛ | ФНС | Ежеквартально до 25-го числа следующего месяца |
| Расчёт по страховым взносам | ФНС | Ежеквартально до 25-го числа следующего месяца |
| ЕФС-1, взносы на травматизм | Социальный фонд | Ежеквартально до 25-го числа следующего месяца |
Как устроены уведомления об исчисленных суммах и персонифицированные сведения, разобрано в отдельных статьях.
Как меняется налог на упрощёнке
ИП без работников на УСН «доходы» уменьшает налог на всю сумму взносов за себя. С первым сотрудником правило меняется: налог можно уменьшить не больше чем на 50%. В зачёт идут взносы за себя, взносы за работников, больничные за первые три дня за счёт работодателя и платежи по договорам добровольного личного страхования работников.
Как это выглядит на цифрах
Доход ИП за год — 3 000 000 ₽, налог 6% = 180 000 ₽. Без работников взносы за себя (57 390 + 27 000 = 84 390 ₽) уменьшили бы налог до 95 610 ₽.
С работником налог можно уменьшить только до 90 000 ₽ — половины от 180 000 ₽, даже если взносов за себя и за сотрудника больше.
Общая схема налогов и режимов ИП — в статье о налогах ИП в 2026 году.
Цена ошибки
| Нарушение | Последствие |
|---|---|
| Работник допущен без трудового договора | Штраф по трудовому законодательству, претензии работника, доначисление налогов |
| Не удержан или не перечислен НДФЛ | 20% от суммы, подлежащей удержанию или перечислению |
| Опоздание с 6-НДФЛ | 1 000 ₽ за каждый полный или неполный месяц, при опоздании больше 20 дней — возможна блокировка счёта |
| ЕФС-1 о приёме не сдан вовремя | Штраф Социального фонда |
Кто будет вести учёт работника
После найма у предпринимателя три варианта: вести кадры и зарплату самому, отдать их на аутсорс или нанять бухгалтера. Самостоятельный учёт реален для одного-двух сотрудников с окладом и без сложных графиков. Как только появляются отпуска, больничные, совместители и сменный график, объём работы и цена ошибки растут кратно.
Даже если учёт ведёт исполнитель, предпринимателю полезно понимать календарь и логику расчётов: работодатель отвечает за своевременность выплат и отчётов сам, независимо от того, кому их поручил.
Итоги
- Приём оформляется трудовым договором; приказ с 2022 года необязателен, ЕФС-1 — не позднее следующего рабочего дня.
- С первой зарплаты ИП удерживает НДФЛ и за свой счёт начисляет страховые взносы и взносы на травматизм.
- Проверьте право на пониженные тарифы: оно зависит от статуса МСП и основного вида деятельности.
- Появляются ежемесячные уведомления и персонифицированные сведения, ежеквартальные 6-НДФЛ и расчёт по взносам.
- На УСН «доходы» с работниками налог уменьшается на взносы не больше чем наполовину.
Вопросы и ответы
- Что нужно ИП, чтобы нанять первого сотрудника?
Заключить письменный трудовой договор, на следующий рабочий день подать в Социальный фонд ЕФС-1 о приёме, вести учёт рабочего времени. С первой зарплаты ИП удерживает НДФЛ, начисляет страховые взносы и сдаёт отчётность работодателя.
- Нужно ли ИП регистрироваться как работодатель?
В налоговой — нет. Сведения о приёме Социальный фонд получает из ЕФС-1. Перед первой отчётностью по взносам на травматизм стоит проверить в личном кабинете страхователя, что вы стоите на учёте как работодатель.
- Нужен ли приказ о приёме на работу у ИП?
Нет, с 2022 года приём оформляется трудовым договором, а приказ работодатель издаёт по желанию. Сведения о приёме всё равно подаются в Социальный фонд в форме ЕФС-1.
- Какие отчёты сдаёт ИП с сотрудниками?
Ежемесячно — уведомления по НДФЛ и взносам и персонифицированные сведения. Ежеквартально — 6-НДФЛ, расчёт по страховым взносам и ЕФС-1 по взносам на травматизм. При приёме и увольнении — ЕФС-1 о трудовой деятельности.
- Как ИП с работниками уменьшить налог на УСН?
На объекте «доходы» налог уменьшается на взносы за себя и за работников, больничные за первые три дня и платежи по добровольному личному страхованию, но не больше чем на 50%.