Персонифицированные сведения о физлицах в 2026 году: кого включать, как заполнить и исправить
Персонифицированные сведения — ежемесячный отчёт по физлицам, с которыми организация или ИП состоит в отношениях, признаваемых объектом обложения страховыми взносами. Ошибки чаще возникают не в суммах, а в составе людей, квартальной последовательности формы и РСВ и порядке корректировки.
Форма КНД 1151162 не заменяет расчёт по страховым взносам. Она позволяет налоговой службе получать персональные данные и сумму выплат за отдельный месяц, а РСВ подводит квартальный итог. Поэтому до отправки нужно согласовать три массива: кадровые события, договоры ГПХ и начисления.
Кто и куда сдаёт сведения
Сведения представляют плательщики страховых взносов, производящие выплаты физическим лицам: организации, индивидуальные предприниматели и другие страхователи. Отчёт направляют в налоговый орган по месту учёта плательщика. Обособленные подразделения с отдельными полномочиями по начислению выплат проверяют собственный порядок постановки на учёт и сдачи.
Общий срок — не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчётным. Если дата приходится на выходной или нерабочий праздничный день, применяется перенос по НК РФ. В рабочем календаре лучше хранить не только крайний срок, но и внутреннюю дату закрытия начислений, проверки идентификаторов и отправки.
Кого включать в персонифицированные сведения
В форму включают всех физлиц, которые в отчётном месяце числятся по трудовым договорам либо связаны с плательщиком гражданско-правовыми договорами, выплаты по которым относятся к объекту обложения страховыми взносами. Это касается не только работников с начисленной зарплатой. Если трудовой договор действует, работника отражают и при нулевой сумме выплат. Уволенного сотрудника включают за месяц, в котором трудовые отношения ещё существовали хотя бы часть периода.
По исполнителям ГПХ сначала определяют предмет договора. В отчёт попадают, в частности, договоры на выполнение работ и оказание услуг, авторского заказа и иные предусмотренные НК РФ отношения. Не следует переносить в форму каждого контрагента-физлицо автоматически: аренда имущества без услуг, покупка личного имущества и другие выплаты могут иметь иной режим.
| Ситуация | Действие | Что проверить |
|---|---|---|
| Работник весь месяц в отпуске без сохранения зарплаты | Включить с нулевой суммой | Договор продолжает действовать |
| Работник уволен в середине месяца | Включить за этот месяц | Дата прекращения и финальные начисления |
| ЕИО коммерческой организации без выплат | Включить; с 2026 года базу по страховым взносам за полный месяц считать не ниже федерального МРОТ | Запись в ЕГРЮЛ, дни исполнения полномочий и документированные исключения |
| Исполнитель ГПХ, акт ещё не подписан | Включение зависит от действующего договора и его вида | Предмет, срок и объект взносов |
| Самозанятый исполнитель | Не включать только на основании выплат, исключённых из объекта взносов при действующем НПД | Статус на дату расчёта, чек и отсутствие признаков трудовых отношений |
| Физлицу оплачена только аренда помещения | Не включать автоматически | Нет ли в договоре облагаемых услуг |
Для единоличного исполнительного органа коммерческой организации действует специальное правило 2026 года. Даже без трудового договора и начисленной зарплаты минимальная база по страховым взносам за полный месяц равна федеральному МРОТ; при исполнении полномочий неполный месяц её определяют пропорционально календарным дням. В 2026 году МРОТ равен 27 093 рубля, поэтому при общем тарифе 30% минимальные взносы составляют 8 127,90 рубля. Это правило относится к базе по взносам и не создаёт НДФЛ с неначисленной зарплаты; для НКО оно не применяется.
Какие данные заполняют
Форма содержит сведения о плательщике и персональную строку по каждому физлицу: ИНН при наличии, СНИЛС, фамилию, имя, отчество и сумму выплат и иных вознаграждений за месяц. Идентификаторы должны совпадать с данными, по которым ФНС принимает раздел 3 РСВ. Транслитерация, лишний пробел, прежняя фамилия или неверный СНИЛС могут создать расхождение даже при правильной общей сумме.
Суммы сверяют не с банковской выплатой, а с объектом для целей страховых взносов за отчётный месяц. Зарплата к выдаче уже уменьшена на НДФЛ и потому не подходит как контрольный итог. Отдельно проверьте необлагаемые выплаты, предел базы и суммы по договорам ГПХ. Для квартальной сверки полезна инструкция про расчёт по страховым взносам.
Если у плательщика нет ни одного физлица, которое требуется отражать, искусственная «нулевая строка» без персональных данных не создаётся. Но нулевые выплаты обычному действующему работнику не превращают отчёт в отсутствующий: такого человека показывают с его идентификаторами и нулевой суммой. Специальный сценарий ЕИО коммерческой организации с минимальной базой по взносам проверяют отдельно.
Нужно ли сдавать форму за последний месяц квартала
Налоговая служба разъясняет: обязанность за последний месяц расчётного или отчётного периода считается исполненной, если в составе своевременно представленного РСВ есть раздел 3 по всем физлицам за этот месяц. Это не разрешение пропустить контроль. Сначала убедитесь, что РСВ сформирован полностью, отправлен в срок и принят. Если расчёт не пройдёт форматно-логический контроль или раздел 3 неполон, возникает риск несданных ежемесячных сведений.
Компания может установить единый регламент: либо каждый месяц отправлять отдельную форму, либо за март, июнь, сентябрь и декабрь выполнять обязанность через принятый РСВ. Смешивать варианты без журнала сдачи опасно: бухгалтеру будет трудно доказать, каким документом закрыт конкретный период.
Как исправить ошибку
- Определите, затронуты ли персональные реквизиты, состав физлиц или сумма выплат.
- Сопоставьте ошибочный месяц со статусом квартального РСВ.
- Если РСВ за этот период ещё не принят, подайте корректирующие персонифицированные сведения по действующему формату.
- Если ошибка относится к последнему месяцу квартала и РСВ уже принят, согласуйте исправление с уточнённым РСВ: ФНС предупреждает, что отдельная корректировка ежемесячной формы после принятия расчёта может быть отклонена.
- После квитанции повторите сверку персональных строк с разделом 3 и сохраните протокол приёма.
Корректировку нельзя считать завершённой по факту нажатия кнопки «Отправить». Доказательством служит положительный результат приёма. Если исходный отчёт содержал лишнего человека, используют предусмотренный форматом признак аннулирования персональной строки, а не удаляют запись только из локальной базы.
При численности физических лиц свыше десяти отчёт передают по телекоммуникационным каналам связи в электронной форме с электронной подписью. При десяти и менее допустимы электронный и бумажный варианты. Выбранный канал не меняет состав сведений и срок.
Чем сведения отличаются от ЕФС-1
ЕФС-1 передают в Социальный фонд по кадровым событиям, стажу, взносам на травматизм и другим предусмотренным подразделам. Персонифицированные сведения и РСВ передают в ФНС по выплатам и страховым взносам. Заключение или прекращение договора ГПХ может потребовать оперативного подраздела ЕФС-1, а затем — отражения физлица в ежемесячной налоговой форме. Сроки и адресаты различаются; подробнее их удобно сверять по материалу о форме ЕФС-1.
Контрольный список перед отправкой
- выгрузить действующие трудовые и подходящие договоры ГПХ за месяц;
- добавить людей без выплат и уволенных в течение месяца;
- сверить ИНН, СНИЛС и ФИО с документами и ранее принятым разделом 3;
- сопоставить объект взносов по каждому физлицу с регистром начислений;
- проверить, каким документом будет закрыт последний месяц квартала;
- зафиксировать статус отправки и положительную квитанцию.
Просрочка, непредставление или недостоверные персональные данные могут повлечь требование ФНС и налоговую ответственность. Конкретную санкцию оценивают по виду нарушения и документам периода; поэтому протокол отказа нельзя оставлять без исправления до следующего квартала.
Официальные источники
Правило о сроке и исполнении обязанности за последний месяц квартала приведено в разъяснении ФНС России. Порядок корректировки после принятия РСВ ФНС поясняет в материале об уточнении персонифицированных сведений. Состав застрахованных лиц и электронный формат для плательщиков с численностью более десяти человек подтверждены в памятке ФНС на 2026 год. Минимальную базу и отражение взносов по руководителю коммерческой организации ФНС разъяснила в официальном материале от 18 февраля 2026 года.
Надёжный процесс строится от реестра договоров к начислениям, затем к персональным строкам и квартальному РСВ. Главные контрольные точки — полный состав людей, одинаковые идентификаторы и принятая, а не просто отправленная отчётность.
Закрепите практику расчёта зарплаты, страховых взносов и регламентированной отчётности в 1С.
Разобрать взаимосвязь кадровых данных, выплат физлицам и регламентированной отчётности на практике можно на курсе «Учет ЗП и налоги с выплат физлицам 2026: НДФЛ, взносы, ГПХ, самозанятые +1С: Зарплата и управление персоналом 8.3».
Вопросы и ответы
- Нужно ли включать работника, если за месяц ему ничего не начислено?
Да, если трудовой договор продолжает действовать. В строке указывают нулевую сумму выплат, а персональные данные заполняют в общем порядке.
- Нужно ли отражать уволенного сотрудника?
За месяц увольнения — да, поскольку трудовые отношения существовали часть месяца. В следующих месяцах его не включают, если нет другого облагаемого договора.
- Можно ли не сдавать сведения за март, июнь, сентябрь и декабрь?
Обязанность за последний месяц периода считается исполненной через своевременный РСВ с разделом 3 по всем физлицам. Важно дождаться приёма расчёта и закрепить выбранный порядок внутренним регламентом.
- Как исправить сумму после принятия РСВ?
Исправление согласуют с уточнённым РСВ. Отдельная корректировка ежемесячной формы за последний месяц квартала после принятия расчёта может быть отклонена.
- Совпадают ли персонифицированные сведения с ЕФС-1?
Нет. У форм разные получатели, события и сроки. Один договор ГПХ может потребовать и оперативного подраздела ЕФС-1 в СФР, и отражения выплат в отчётности ФНС.