КУДиР в 2026 году: как вести книгу учёта доходов и расходов на УСН
КУДиР — книга учёта доходов и расходов, единственный обязательный налоговый регистр на упрощёнке: именно по ней считают авансовые платежи, налог и контролируют лимиты. В 2026 году действует форма из приказа ФНС № ЕА-7-3/816@, регистрировать книгу в инспекции не нужно, а вести можно электронно. За отсутствие КУДиР штрафуют по статье 120 НК РФ — до 30 000 рублей, а при занижении налога — 20% недоимки.
- Кто обязан вести КУДиР в 2026 году
- Действующая форма: приказ ФНС № ЕА-7-3/816@
- Как записывать доходы: кассовый метод
- Расходы: только из закрытого перечня
- Шпаргалка: операция — куда в КУДиР
- КУДиР в 1С: где формируется и как проверить
- Электронное ведение, распечатка и хранение
- Штрафы: статья 120 НК РФ
- Где в КУДиР ошибаются чаще всего
- КУДиР за минуту: чек-лист перед сдачей декларации
- Вопросы и ответы
Кто обязан вести КУДиР в 2026 году
Книгу учёта доходов и расходов ведут все организации и ИП на УСН — это прямое требование статьи 346.24 НК РФ. Обязанность не зависит от объекта налогообложения: на «Доходах» книга нужна так же, как на «Доходы минус расходы», просто заполняется меньше разделов. Не освобождают от книги ни отсутствие работников, ни нулевые обороты: если деятельность не велась, книгу всё равно заводят — она останется пустой, но должна существовать.
На каждый календарный год открывают новую книгу. Вести её начинают с первого дня применения упрощёнки и заполняют в хронологическом порядке на основании первичных документов: банковских выписок, кассовых отчётов, накладных, актов.
В 2026 году у КУДиР две контрольные роли, и обе критичны:
- Право на УСН. Доходы по книге сверяют с лимитом: в 2026 году это 450 млн рублей с индексацией на коэффициент-дефлятор 1,090 — 490,5 млн рублей.
- Обязанность по НДС. С 2026 года порог освобождения от НДС на упрощёнке снижен до 20 млн рублей дохода. Доход для этого порога инспекция видит именно из КУДиР и декларации, поэтому пропущенная запись о доходе — это уже не только риск по УСН. Кто и по каким ставкам платит — в разборе НДС при УСН в 2026 году.
Единственные упрощенцы без КУДиР — плательщики АУСН: там налог считает инспекция по данным банка и онлайн-касс, и книга этим режимом не предусмотрена. Для ПСН и ЕСХН существуют собственные книги учёта — они утверждены тем же приказом ФНС, но по другим формам.
Действующая форма: приказ ФНС № ЕА-7-3/816@
С 1 января 2024 года применяется форма КУДиР из приложения № 2 к приказу ФНС России от 07.11.2023 № ЕА-7-3/816@; порядок её заполнения — приложение № 5 к тому же приказу. В 2026 году форма не менялась — если в шаблоне вашей книги ещё упоминается приказ Минфина № 135н, шаблон устарел. Полный текст приказа с бланками удобно смотреть в справочной базе Контура.
В книге четыре раздела, и заполнять все сразу не нужно — состав зависит от объекта налогообложения:
| Раздел | Что содержит | УСН «Доходы» | УСН «Доходы минус расходы» |
|---|---|---|---|
| Раздел I | Все доходы и расходы в хронологии, по каждой операции — дата и номер первичного документа | Заполняют (только доходы, графа 4) | Заполняют (доходы и расходы) |
| Справка к разделу I | Итоговые суммы доходов, расходов и разницы за год — база для расчёта налога | Не заполняют | Заполняют |
| Раздел II | Расчёт расходов на основные средства и нематериальные активы | Не заполняют | Заполняют при наличии ОС и НМА |
| Раздел III | Убытки прошлых лет, уменьшающие базу текущего года | Не заполняют | Заполняют при наличии убытков |
| Раздел IV | Уплаченный торговый сбор, уменьшающий налог | Заполняют плательщики сбора | Не заполняют — сбор списывают в расходы в разделе I |
Как записывать доходы: кассовый метод
Доходы на УСН признают кассовым методом (ст. 346.17 НК РФ): запись в графу 4 раздела I делают на дату, когда деньги поступили на расчётный счёт или в кассу либо когда получено имущество или задолженность погашена иным способом. Отгрузка, подписание акта, выставление счёта сами по себе записей не создают.
Из кассового метода следуют три правила, на которых чаще всего ошибаются:
- Аванс — это доход сразу. Предоплату записывают в день поступления, не дожидаясь отгрузки.
- Возврат аванса — сторно. Возвращённую покупателю предоплату отражают в графе 4 со знаком минус на дату возврата.
- Не всякое поступление — доход. Кредиты и займы, залоги и обеспечительные платежи, вклады в уставный капитал, личные деньги ИП, внесённые на счёт, возвраты переплат из бюджета в книгу не попадают.
Если в 2026 году вы платите НДС по ставке 5, 7 или 22%, предъявленный покупателям налог в доходы КУДиР не включается — это прямо разъяснено в методических рекомендациях ФНС по НДС для УСН.
Пример: аванс и частичный возврат
20 января 2026 года покупатель перечислил ИП на УСН «Доходы» аванс 150 000 рублей по договору поставки. В книге появляется запись: платёжное поручение № 14 от 20.01.2026, графа 4 — 150 000 рублей. В феврале договор скорректировали, и 10 февраля ИП вернул 30 000 рублей. Запись: платёжное поручение № 27 от 10.02.2026, графа 4 — минус 30 000 рублей. Отгрузка в марте записей не создаёт. Итог по этим операциям за I квартал: 150 000 − 30 000 = 120 000 рублей дохода.
Расходы: только из закрытого перечня
Графу 5 раздела I заполняют упрощенцы с объектом «Доходы минус расходы». Главное отличие от налога на прибыль: перечень расходов в пункте 1 статьи 346.16 НК РФ закрытый. Если вашего вида затрат в списке нет — уменьшить базу нельзя, каким бы обоснованным расход ни был. В перечень не входят, например, представительские расходы, штрафы и неустойки контрагентам, безнадёжная дебиторская задолженность.
Для записи расхода одновременно должны выполняться два условия: затраты оплачены и фактически осуществлены (товар получен, услуга оказана, зарплата выплачена). Аванс поставщику сам по себе расходом не является. Для отдельных видов затрат есть особые даты признания:
- Товары для перепродажи — только по мере реализации, а не в момент закупки;
- Материалы — после оплаты и оприходования, ждать списания в производство не нужно;
- Зарплата и взносы — на дату выплаты и перечисления;
- Основные средства — через раздел II: оплаченную стоимость введённого в эксплуатацию объекта списывают равными долями на последнее число каждого квартала до конца года, и только итог квартала переносят в графу 5.
Пример: когда закупка товара становится расходом
ООО на УСН «Доходы минус расходы» в феврале 2026 года купило и полностью оплатило партию из 100 единиц товара по 2 000 рублей — всего 200 000 рублей. В марте продано 60 единиц, покупатель заплатил 180 000 рублей. В КУДиР за I квартал: доход 180 000 рублей на дату поступления оплаты и расход 60 × 2 000 = 120 000 рублей на дату реализации. Оставшиеся 80 000 рублей закупочной стоимости попадут в книгу только после продажи остатка партии.
Важно: каждая запись в графе 5 должна опираться на два комплекта документов — об оплате (платёжка, чек) и о факте расхода (накладная, акт, ведомость). Одного кассового чека без документа о получении ценностей при проверке может не хватить.
Шпаргалка: операция — куда в КУДиР
| Операция | Куда записывать | На какую дату |
|---|---|---|
| Оплата от покупателя за товары, работы, услуги | Раздел I, графа 4 | Поступление денег на счёт или в кассу |
| Аванс от покупателя | Раздел I, графа 4 | Поступление денег |
| Возврат аванса покупателю | Раздел I, графа 4 со знаком минус | Дата возврата |
| Оплата и оприходование материалов | Раздел I, графа 5 | Позднейшая из дат: оплата или оприходование |
| Закупка товаров для перепродажи | Раздел I, графа 5 | По мере реализации оплаченных товаров |
| Выплата зарплаты | Раздел I, графа 5 | Дата выплаты |
| Покупка основного средства | Раздел II, итог квартала — в графу 5 | Последнее число квартала |
| Убыток прошлых лет | Раздел III | По итогам года |
| Уплата торгового сбора на «Доходах» | Раздел IV | Дата уплаты |
| Получение кредита или займа | Не отражается | — |
| Взнос личных денег ИП на счёт | Не отражается | — |
КУДиР в 1С: где формируется и как проверить
В 1С:Бухгалтерии 8.3 книга собирается автоматически: отчёт «Книга доходов и расходов УСН» находится в разделе «Отчёты». Записи создаются в момент проведения документов — банковских поступлений и списаний, реализаций, авансовых отчётов, — поэтому вручную книгу в типовой базе не заполняют.
Что проверить, если книга из 1С расходится с ожиданиями:
- объект налогообложения и порядок признания расходов в настройках налогов и отчётов — при неверных настройках расходы не попадут в графу 5;
- статус оплаты: пока в базе нет и оплаты, и документа получения, запись о расходе не появится;
- закрытие месяца: часть записей (товары, ОС) формируется регламентными операциями;
- ручные исправления вносят документом «Запись книги учёта доходов и расходов (УСН)», а не правкой печатной формы.
Каждая строка книги в 1С опирается на движения проведённых документов — как их читать и исправлять, разобрано в статье о проводках в 1С:Бухгалтерии 8.3.
Электронное ведение, распечатка и хранение
Книгу разрешено вести на бумаге или в электронном виде — в 1С, бухгалтерском сервисе или обычной таблице. Порядок из приложения № 5 к приказу № ЕА-7-3/816@ требует одного: по окончании года электронную книгу вывести на бумагу, пронумеровать и прошнуровать страницы, указать их количество на последней странице, заверить подписью руководителя или ИП и печатью при её наличии.
Регистрировать и заверять КУДиР в налоговой инспекции не нужно — такой обязанности давно нет, и в 2026 году она не вводилась. Сдавать книгу вместе с декларацией тоже не требуется: инспекция запрашивает её отдельным требованием, обычно при камеральной проверке декларации по УСН. Хранить книгу и первичные документы к ней нужно не менее пяти лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).
Предпринимателю на упрощёнке КУДиР закрывает только налог по УСН — страховые взносы за себя и обязанности по другим платежам живут отдельно, их состав и сроки собраны в обзоре налогов ИП в 2026 году.
КУДиР под контролем — соберите в систему весь налоговый учёт на УСН
Курс «Упрощённая система налогообложения (УСН)» проводит через весь цикл упрощёнки: признание доходов и расходов в КУДиР на сквозных примерах, минимальный налог, декларация, работа с НДС и лимитами 2026 года — с разбором ваших вопросов преподавателем-практиком. По окончании — удостоверение о повышении квалификации.
Штрафы: статья 120 НК РФ
Отсутствие КУДиР — это «грубое нарушение правил учёта доходов и расходов» по статье 120 НК РФ: под него подпадает отсутствие регистра налогового учёта, первичных документов, а также систематическое (два раза и более за год) несвоевременное или неправильное отражение операций.
| Нарушение | Штраф | Основание |
|---|---|---|
| Книга не велась в течение одного налогового периода | 10 000 рублей | п. 1 ст. 120 НК РФ |
| Книга не велась более одного налогового периода | 30 000 рублей | п. 2 ст. 120 НК РФ |
| Нарушение привело к занижению налоговой базы | 20% неуплаченного налога, минимум 40 000 рублей | п. 3 ст. 120 НК РФ |
| Книга не представлена по требованию инспекции | 200 рублей за документ | п. 1 ст. 126 НК РФ |
Штрафы по пунктам 1 и 2 применяются, даже если налог рассчитан и уплачен верно: наказывается само отсутствие регистра, а не недоимка.
Где в КУДиР ошибаются чаще всего
- Аванс записан не в день поступления. Бухгалтер ждёт отгрузки «как в бухучёте» — а по кассовому методу доход возник в день зачисления денег. При проверке банковской выписки такое расхождение находится за минуты.
- Товары списаны в расходы при закупке. Закупочная стоимость уходит в графу 5 только по мере реализации — досрочное списание завышает расходы и занижает налог, а это уже пункт 3 статьи 120 НК РФ.
- В расходах затраты не из перечня. Представительские, неустойки контрагентам, аванс поставщику без встречного исполнения — частые «нелегалы» графы 5.
- Возврат аванса не отражён со знаком минус. Доходы оказываются завышены — переплата налога и искажённая база для лимитов по УСН и НДС.
- Книга восстанавливается задним числом перед проверкой. Спешка даёт расхождения с выпиской и дыры в графе 2 (дата и номер первичного документа) — а каждая запись без первички превращает книгу из защиты в доказательство нарушения.
КУДиР за минуту: чек-лист перед сдачей декларации
- КУДиР обязательна для всех организаций и ИП на УСН, при обоих объектах, даже без оборотов; на каждый год — новая книга.
- Действующая форма — приложение № 2 к приказу ФНС от 07.11.2023 № ЕА-7-3/816@; «Доходы» заполняют разделы I и IV, «Доходы минус расходы» — I, II, III.
- Доходы признаются кассовым методом, включая авансы; расходы — только из закрытого перечня статьи 346.16 НК РФ при условии оплаты и фактического осуществления.
- Вести можно электронно; по итогам года — распечатать, прошнуровать и подписать. Регистрация в ИФНС не нужна, представляется книга только по требованию.
- За отсутствие книги — штраф 10 000–30 000 рублей, при занижении базы — 20% недоимки, минимум 40 000 рублей.
Вопросы и ответы
- Нужно ли сдавать КУДиР в налоговую вместе с декларацией по УСН?
Нет. Книга хранится у налогоплательщика и представляется только по требованию инспекции — обычно в рамках камеральной проверки декларации. За непредставление по требованию штраф 200 рублей по п. 1 ст. 126 НК РФ.
- Что делать, если КУДиР не велась весь год?
Восстановить её до того, как книгу запросит инспекция: поднять банковские выписки, кассовые отчёты и первичные документы и внести операции в хронологическом порядке. Если записи подтверждены первичкой и сходятся с декларацией, восстановленная книга заметно снижает риск штрафа по ст. 120 НК РФ, но полной защиты не даёт: систематическое несвоевременное отражение операций — тоже грубое нарушение.
- Можно ли вести одну книгу при совмещении УСН и патента?
Нет. Для ПСН предусмотрена отдельная книга учёта доходов, утверждённая тем же приказом ФНС № ЕА-7-3/816@, но по своей форме. Доходы по каждому режиму учитывают в своей книге раздельно.
- Можно ли вести КУДиР в Excel или Google Таблицах?
Да, электронный способ ведения не привязан к конкретной программе. Важно соблюсти форму из приказа № ЕА-7-3/816@ и по окончании года распечатать книгу, пронумеровать, прошнуровать и заверить подписью.
- Отражать ли в КУДиР НДС, если упрощенец платит его по ставке 5 или 7%?
Суммы НДС, предъявленные покупателям, в доходы книги не включаются — доход показывают без налога. Этот порядок закреплён в методических рекомендациях ФНС по НДС для УСН.