HR-аналитика для кадровика: 12 метрик, которые можно считать в Excel и 1С
HR-аналитика начинается не с сложного дашборда, а с единых определений, кадровых событий и проверяемых знаменателей. Разбираем 12 метрик, которые помогают контролировать численность, подбор, увольнения, удержание, отсутствие и затраты на персонал в Excel или 1С.
- С чего начать HR-аналитику кадровику
- Какие данные нужны из 1С и Excel
- Метрики 1–2: численность на дату и средняя численность
- Метрики 3–5: найм, увольнения и добровольная текучесть
- Метрики 6–7: ранняя текучесть и удержание когорты
- Метрики 8–9: time to hire и time to fill
- Метрика 10: стоимость найма
- Метрики 11–12: отсутствие и доля затрат на персонал
- Как собрать расчёт в Excel и 1С
- Каким должен быть минимальный HR-дашборд
- Ошибки начинающей HR-аналитики
- Итоги
- Вопросы и ответы
С чего начать HR-аналитику кадровику
Метрика полезна, если у неё есть управленческий вопрос, единое определение, источник, период и ответственный. Число «текучесть 18%» само по себе ничего не решает: нужно знать, кого включили в увольнения, какую численность взяли в знаменатель, с чем сравнили и какое действие последует.
До расчётов соберите словарь показателей. Для каждого укажите формулу, исключения, дату среза, подразделение, частоту обновления и допустимую задержку данных. Нельзя менять определение между месяцами ради удобного результата. Если методика изменилась, пересчитайте историю или поставьте явную границу.
Какие данные нужны из 1С и Excel
Для большинства базовых метрик достаточно пяти связанных таблиц. Выгрузку лучше хранить как журнал событий, а не перезаписывать текущий список сотрудников: иначе невозможно восстановить численность и переводы на прошлую дату.
| Таблица | Ключевые поля | Для чего нужна |
|---|---|---|
| Сотрудники | Внутренний ID, подразделение, должность, ставка, дата приёма | Срезы и сегментация |
| Кадровые события | ID, тип, дата, прежнее и новое значение, причина | Приём, увольнение, перевод, изменение ставки |
| Вакансии | ID вакансии, открытие, согласование, оффер, выход, источник | Скорость и воронка подбора |
| Затраты | Реклама, агентства, сервисы, бонусы, время команды | Стоимость найма и HR-процессов |
| Календарь | Дата, месяц, рабочий день, плановые часы | Сопоставимые периоды и отсутствие |
Не используйте ФИО как ключ: оно может совпадать или измениться. В аналитической витрине нужен стабильный внутренний идентификатор. Доступ к детальным данным ограничивают по ролям; руководителю обычно достаточно агрегата, а не причин отсутствия конкретного человека.
Метрики 1–2: численность на дату и средняя численность
1. Численность на дату — число активных сотрудников или занятых ставок на конец выбранного дня. Сразу определите, считаете людей, трудовые договоры или эквивалент полной занятости. Один сотрудник на 0,5 ставки — это один человек и 0,5 FTE; показатели отвечают на разные вопросы.
2. Средняя численность периода для внутренней аналитики — среднее ежедневных срезов по принятой методике. Если в начале месяца работало 100 человек, а с 16-го числа — 110, простое среднее начала и конца может скрыть дату изменения. Календарная таблица позволяет посчитать каждый день.
Не смешивайте внутреннюю среднюю численность с регламентированным показателем среднесписочной численности для отчётности. Для обязательной формы применяйте официальные правила; для управленческого дашборда документируйте собственное определение.
Метрики 3–5: найм, увольнения и добровольная текучесть
3. Коэффициент найма показывает интенсивность пополнения команды. Число принятых делят на среднюю численность периода. Например, 8 принятых при средней численности 104 дают 7,69%.
4. Коэффициент увольнений строится аналогично и включает все прекращения отношений по выбранной методике. Отдельно маркируйте инициативу сотрудника, работодателя, окончание срока, соглашение и другие категории, но не пытайтесь объяснять мотив только кодом приказа.
5. Добровольная текучесть фокусируется на уходах, которые компания относит к добровольным. Список причин должен быть согласован HR и юристом и не меняться от подразделения к подразделению.
| Показатель | Что диагностирует | С чем сравнивать |
|---|---|---|
| Найм | Скорость роста и нагрузку на адаптацию | План численности и выходы |
| Все увольнения | Общее движение состава | Найм и динамику FTE |
| Добровольные уходы | Риск удержания | Роль, стаж, руководитель, рынок |
Метрики 6–7: ранняя текучесть и удержание когорты
6. Ранняя текучесть показывает долю новичков, ушедших в установленное окно, например первые 90 дней. В знаменателе должны быть сотрудники, для которых это окно уже завершилось; иначе недавние приёмы искусственно улучшают показатель.
Допустим, в январе вышло 20 сотрудников. К концу 90-дневного окна трое ушли. Ранняя текучесть когорты — 3 / 20 × 100% = 15%. Приёмы марта нельзя добавлять в тот же знаменатель до окончания их окна наблюдения.
7. Удержание когорты отвечает на вопрос, какая доля принятых остаётся через фиксированный срок: 3, 6 или 12 месяцев. Выберите дату и считайте одинаково для всех когорт.
Когортный подход отделяет изменение качества подбора и адаптации от общей численности. Сравнивайте роли, источники найма и руководителей только при достаточном количестве наблюдений; один уход из команды из трёх человек даёт громкий процент, но слабое основание для вывода.
Метрики 8–9: time to hire и time to fill
8. Time to hire измеряет время пути конкретного кандидата от заранее выбранного события до принятия оффера или выхода. Началом может быть отклик, первый контакт или включение в процесс. Главное — зафиксировать одно определение.
9. Time to fill оценивает, сколько дней вакансия оставалась незакрытой: от утверждённого открытия до выхода сотрудника либо другого установленного события. Этот показатель включает согласование, поиск, интервью, оффер и срок выхода.
| Метрика | Основной вопрос | Частая ошибка |
|---|---|---|
| Time to hire | Насколько быстро движется кандидат | Смешивать отклик и первый контакт |
| Time to fill | Как долго бизнес ждёт закрытия потребности | Не учитывать согласование и срок выхода |
| Время этапа | Где находится задержка | Смотреть только общий срок |
Среднее чувствительно к одной очень долгой вакансии, поэтому вместе с ним показывайте медиану и распределение по ролям. Для управления важнее увидеть этап ожидания — например, согласование оффера — чем просто требовать от рекрутера «снизить срок».
Метрика 10: стоимость найма
10. Cost per hire — затраты на подбор, поделённые на число состоявшихся наймов. В числителе заранее определите внутренние и внешние расходы: платные размещения, агентства, оценочные сервисы, бонусы за рекомендации, долю зарплаты рекрутеров и время интервьюеров.
Например, реклама вакансий стоила 120 000 рублей, агентства — 180 000, сервисы — 40 000, оценённое время команды — 160 000. При 20 выходах стоимость найма равна (120 000 + 180 000 + 40 000 + 160 000) / 20 = 25 000 рублей.
Низкая стоимость не всегда хороша. Если дешёвый источник даёт ранние уходы, повторный найм и потерю времени руководителя, экономия мнимая. Связывайте стоимость с удержанием когорты и результатом испытательного периода, не превращая одну метрику в KPI любой ценой.
Метрики 11–12: отсутствие и доля затрат на персонал
11. Коэффициент отсутствия сопоставляет незапланированное потерянное рабочее время с плановым фондом. Категории включения определите отдельно: больничные, прогулы, иные неявки. Плановые отпуска обычно анализируют отдельно, чтобы показатель отражал нужный риск.
Не раскрывайте медицинские причины в общих дашбордах. Руководителю достаточно динамики подразделения и ресурса, а доступ к персональным деталям должен соответствовать полномочиям.
12. Доля затрат на персонал показывает, какую часть выбранной финансовой базы занимают расходы на работников. В числитель можно включить оплату труда, страховые взносы, льготы, обучение и другие согласованные элементы; в знаменатель — выручку или операционные расходы. Выберите один вариант под управленческий вопрос.
Снижение доли не обязательно означает эффективность: выручка могла временно вырасти, а команда — работать с перегрузкой. Сопоставляйте показатель с производительностью, качеством, сверхурочной нагрузкой и текучестью.
Как собрать расчёт в Excel и 1С
1С остаётся источником кадровых событий и расчётных данных, а Excel удобен для прототипа витрины и проверки формул. Не исправляйте выгрузку вручную без журнала: создайте отдельные слои «сырьё», «справочники», «расчёт» и «дашборд».
Переведите кадровые решения от ощущений к проверяемым показателям и процессам
Курс «Директор по персоналу» помогает связать подбор, развитие, мотивацию, кадровые процессы и HR-аналитику. Преподаватель Кондратова Нина имеет опыт управления персоналом и автоматизации HR-функции.
Каким должен быть минимальный HR-дашборд
На первом экране достаточно численности, найма, увольнений, добровольной текучести, ранней текучести, срока и стоимости подбора. Для каждой метрики покажите текущее значение, сопоставимый предыдущий период, цель или коридор и объём наблюдений. Доля без числителя вводит в заблуждение.
Фильтры ограничьте теми разрезами, по которым можно действовать: подразделение, роль, стаж, источник найма, руководитель. Не выводите маленькие группы, если человек легко определяется. График должен отвечать на вопрос, а не демонстрировать все доступные поля.
- HR проверяет качество данных и закрывает период.
- Владелец метрики выделяет отклонение и возможные объяснения.
- Руководители проверяют процесс и качественные факты.
- Команда выбирает одно действие, срок и ответственного.
- На следующей встрече оценивается действие, а не только новое значение.
Ошибки начинающей HR-аналитики
- Считать только проценты. Всегда показывайте числитель, знаменатель и размер группы.
- Менять методику между месяцами. Сравнение теряет смысл.
- Использовать текущий список вместо событий. История численности не восстанавливается.
- Смешивать time to hire и time to fill. Они отвечают на разные вопросы.
- Сравнивать несопоставимые роли. Сезонный массовый найм и редкая экспертная вакансия имеют разную механику.
- Объявлять корреляцию причиной. Рост увольнений требует исследования, а не готового обвинения.
- Показывать лишние персональные данные. Аналитике чаще достаточно агрегата.
Итоги
- Начните со словаря метрик и журнала кадровых событий.
- Считайте людей, ставки и FTE отдельно и явно называйте знаменатель.
- Текучесть дополняйте когортным удержанием и ранними уходами.
- Срок и стоимость найма связывайте с качеством и удержанием.
- Дашборд должен приводить к проверке причины и конкретному действию.
Вопросы и ответы
- С каких HR-метрик лучше начинать небольшой компании?
С численности на дату, приёмов, увольнений, добровольной и ранней текучести, срока закрытия вакансий. Когда данные стабилизируются, добавьте стоимость найма, отсутствие и финансовые показатели.
- Чем текучесть отличается от коэффициента увольнений?
Коэффициент увольнений обычно включает все прекращения отношений по принятой методике. Текучесть может учитывать только определённые причины, например добровольные уходы. Состав причин нужно явно зафиксировать.
- Почему раннюю текучесть нельзя считать по всем новичкам месяца?
У недавних сотрудников ещё не закончилось окно наблюдения. В знаменатель включают только когорты, для которых прошли выбранные 90 дней или другой установленный срок.
- В чём разница между time to hire и time to fill?
Time to hire измеряет путь конкретного кандидата от входа в процесс до оффера или выхода. Time to fill показывает полный срок незакрытой потребности от открытия вакансии до установленного события закрытия.
- Можно ли построить HR-аналитику только в Excel?
Да, Excel подходит для прототипа и небольшого объёма, если сохраняются исходные выгрузки, стабильные ID, журнал событий и контрольные суммы. При росте данных лучше автоматизировать витрину и обновление.
- Как защитить персональные данные в HR-дашборде?
Показывайте минимально необходимую детализацию, ограничивайте доступ по ролям, не раскрывайте чувствительные причины и скрывайте маленькие группы. Детальные данные и агрегат должны иметь разные уровни доступа.
Методики в статье предназначены для внутренней HR-аналитики. Регламентированные показатели кадровой, статистической и налоговой отчётности рассчитывайте по действующим официальным правилам.