Фонд рабочего времени. Как оценить доступные часы команды на месяц

Талалаева Светлана

Эксперт по управлению и подбору персонала, член Национального союза кадровиков. Преподаватель курса «Бюджетирование в управлении персоналом»

Какой фонд вы рассчитываете

Руководитель хочет узнать, хватит ли людей в отделе обслуживания на следующий месяц. Кадровик открывает производственный календарь, экономист смотрит прошлый табель, а начальник смены — график дежурств. Все три источника могут быть правильными. Каждый отвечает на свой вопрос. Календарь описывает общий период, табель фиксирует фактически учтённое время, график показывает запланированную работу конкретных людей.

Сформулируйте цель одной фразой. Например, нужно оценить, сколько часов сотрудники смогут выделить на обработку обращений при утверждённых графиках и уже согласованных отпусках. Такой вопрос требует внутреннего планового баланса. Если задача связана со статистической отчётностью, используйте определения и указания к соответствующей форме. Если проверяете конкретного сотрудника на соблюдение режима, работать следует с его графиком и применимыми правилами.

Разберитесь в названиях показателей

В статистической традиции календарный фонд охватывает календарные дни периода. Табельный фонд в человеко-днях получают при исключении праздничных и выходных из календарного фонда. Максимально возможный фонд дополнительно учитывает исключение очередных отпусков по принятой статистической методике. Эти определения можно сверить по методологическому материалу Росстата о рабочем времени. У каждого показателя свой состав и единица.

Внутренний план команды нередко называют эффективным фондом. Прежде чем брать это слово в отчёт, посмотрите, что автор таблицы действительно вычел. В одном подразделении это часы после отпусков, в другом — остаток времени после обучения, совещаний и внутренней работы. Вместо спора о названии подпишите конкретную величину: «часы по графикам», «часы присутствия по плану» или «часы, доступные для заявок». Тогда читатель сможет сравнить расчёты без догадок.

Выберите период и состав группы

Зафиксируйте начало и конец периода и решите, чьё время входит в расчёт. Сотрудник мог прийти в середине месяца, перейти в другой отдел или временно помогать соседней группе. Нельзя брать количество людей на последнюю дату и умножать на часы полного месяца, если состав менялся. Рассчитайте отдельные отрезки по каждому участнику и затем сложите результаты.

Одновременно определите единицу. Человеко-день удобен для некоторых сравнений, но смены разной длительности дадут разное количество часов при одинаковом числе выходов. Если нагрузка на обработку обращений посчитана в человеко-часах, то и доступный ресурс переведите в человеко-часы. Календарные дни не превращаются в часы работы команды простым умножением на усреднённую длительность дня без сведений о графиках.

Соберите исходные данные без двойного счёта

Запросите графики, известные отсутствия, даты переводов и, если это нужно для вашей задачи, договорённости о работах вне основного потока. Уточните, что уже заложено в исходник. Иногда руководитель передаёт график присутствия, где отпуск уже убран. Если затем экономист получит отдельный список отпусков и ещё раз вычтет те же часы, фонд окажется занижен.

Отмечайте происхождение значения рядом с числом. Для одного человека можно хранить исходный график и отдельную корректировку, а для другого придётся восстановить исходное время по согласованным данным. Не объединяйте молча показатели разных типов. Табель учёта рабочего времени нужен для сверки факта, а внутренний прогноз до окончания месяца строится из того, что было известно на дату расчёта.

Пример для отдела с разными графиками

В учебном месяце у Ирины по исходному графику 120 часов, у Антона — 80. В этих значениях ещё не учтены согласованные отсутствия. Ирине запланирован отпуск на 16 рабочих часов, Антон будет работать по своему графику. Отдел располагает 184 часами планового присутствия. Складывать отпуск в календарных днях с исходными часами не понадобилось — в примере указаны именно часы, пришедшиеся на рабочие интервалы.

Теперь предположим, что Ирина уже передала график присутствия, где стоит 104 часа. Чтобы получить тот же результат, прибавьте 80 часов Антона. Если ещё раз отнять 16, получится 168 часов. Это конкретное расхождение можно объяснить по исходному графику и заявленному отпуску. Для кадрового планирования такая воспроизводимая сверка полезнее общего коэффициента, происхождение которого никто не помнит.

Отделите присутствие от времени на обращения

Из запланированного присутствия часть времени выделена на обучение новичка и на согласованное собрание отдела. Для работодателя это может быть рабочее время. Однако для конкретного прогноза обработки обращений эти часы не будут доступны. Запишите их отдельной строкой с понятным назначением. Не называйте всё исключённое время потерями: обучение может быть необходимым условием для будущего роста возможностей команды.

Пусть в нашем условном месяце из планового присутствия 12 человеко-часов займёт подтверждённое обучение. Для обработки обращений и прочей оставшейся работы сохранятся 172 часа. Если в обучении участвуют сразу два человека, в исходных данных нужно знать, указана длительность занятия или уже суммарное время участников. Именно здесь незаметно возникает лишнее удвоение или, наоборот, недоучёт.

Пересчитайте баланс в обратную сторону

Чтобы проверить баланс, попробуйте восстановить его в обратном направлении. К часам, доступным на обработку, верните продолжительность подтверждённых рабочих занятий и получите плановое присутствие. Затем прибавьте рабочие часы запланированных отсутствий и сопоставьте итог с исходными графиками. Разница показывает, где искать пропущенную или дважды учтённую строку. Если занятия проходят одновременно с другим учтённым исключением, простого сложения недостаточно: сначала разберите пересечение по участникам и времени.

Сопоставьте фонд с нагрузкой

Допустим, очередь приходится в основном на первые рабочие дни месяца. Суммарного ресурса по месяцу достаточно, но люди выходят неравномерно. Разложите потребность и доступный фонд по тем интервалам, в которых задержка становится значимой для клиента. Равенство месячных сумм способно скрывать нехватку часов утром и свободное время позднее, когда обещанный срок уже истёк.

Отдельно проверьте квалификацию. Для общего приёма заявок доступны оба сотрудника, а сложные случаи может закрывать лишь один. Тогда полезно показать два баланса — общий и по редкой компетенции. Аналогичный подход используют в кадровом планировании. Часы показывают ресурс, но из их суммы ещё не следует, что любая задача выполнима в любую смену.

Сверьте факт без перезаписи первоначального плана

По окончании периода соберите фактически учтённое время и сохраните первоначальные допущения. Разница может возникнуть из-за изменения графика, незапланированного отсутствия, перевода или дополнительного выхода. Для каждой существенной причины укажите, где она подтверждается и в какой показатель вносит изменение. Присутствие и работа над обращениями могут отклоняться в разные стороны.

Представьте, что обучение перенесли. Часы на обработку заявок могут увеличиться при неизменном присутствии. А если сотрудник заболел в день, который и так планировали полностью использовать для обучения, нужно пересмотреть обе строки. Автоматически вычитать длительность болезни и прежнюю длительность обучения из одного ресурса неправильно. Проверьте пересечение интервалов, а затем объясните результат в терминах конкретной задачи отдела.

Передайте руководителю решение и границы расчёта

Сведите на одном листе исходные часы, согласованные корректировки, доступное время для нужного вида работы и ожидаемую потребность. Отметьте, какие даты ещё могут измениться. Хорошая записка помогает задать предметный вопрос. Можно ли перенести обучение, кто заменит специалиста на сложных задачах и какая часть очереди действительно должна быть закрыта в начале месяца?

Разбор такого баланса близок к деятельности экономиста по труду. Для дальнейшей практики попробуйте пересчитать свой пример после перевода одного человека в середине периода. Проверьте, не учли ли его одновременно в двух подразделениях. В бюджетировании расходов на персонал подобные расчёты помогают обосновывать решения о численности. Для денежного бюджета потребуются дополнительные сведения об оплате и связанных расходах, а проверенный баланс часов послужит исходной основой.

Вопросы и ответы

• Можно ли взять норму одного сотрудника и умножить на штат?

  Только при одинаковых графиках и неизменном составе за период. Иначе сложите часы конкретных работников на относящихся к подразделению интервалах.

• Выходной внутри отпуска уменьшает доступные часы?

  Для внутреннего расчёта вычитайте часы, которые по исходному графику были рабочими и теперь недоступны. Сначала выясните, учтён ли отпуск в графике.

• Как учитывать время обучения?

  Разделите плановое присутствие и доступность для конкретной задачи. Часы обучения могут входить в первый показатель и исключаться из второго.

• Что делать с переводом в середине месяца?

  Разбейте период по дате перехода. Отнесите часы каждого отрезка к нужной группе и проверьте отсутствие двойного учёта.

• Почему фонд часов не равен бюджету оплаты?

  Фонд выражает объём времени. Для денежной оценки нужны условия оплаты и состав затрат, которые отдел включает в бюджет.

Практика вместо теории

Научитесь планировать ресурс команды

Программа по бюджетированию в управлении персоналом поможет увязать графики и потребность в людях с планированием численности и расходов подразделения.

Смотреть программу

По теме