Расчётный листок в 2026 году: состав, сроки выдачи, электронная форма и штрафы
Расчётный листок — письменное извещение о зарплате, которое работодатель обязан выдавать каждому работнику при выплате: этого требует статья 136 ТК РФ. В листке показывают составные части зарплаты, иные начисления, удержания с основаниями и итог к выплате. Единой формы нет — её утверждает сам работодатель, а бумага не обязательна: листки можно отправлять электронно, если закрепить порядок в документах.
- Что такое расчётный листок и кому его выдавать
- Что обязательно указать: четыре блока из ст. 136 ТК
- Образец с цифрами: как читается заполненный листок
- Когда выдавать: зарплата, аванс, отпускные, увольнение
- Как утвердить форму: приказ и мнение профсоюза
- Электронная выдача: как оформить переход
- Как подтвердить, что листок выдан
- Расчётный листок в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии
- Штрафы за нарушения по расчётному листку
- Вопросы и ответы
Что такое расчётный листок и кому его выдавать
Расчётный листок — это извещение, которым работодатель при выплате зарплаты письменно сообщает работнику, из чего сложилась сумма на карте. Обязанность установлена статьёй 136 ТК РФ и не зависит от размера компании и способа выплаты: перечисление на карту не заменяет извещение.
Листок положен каждому, с кем заключён трудовой договор: основным работникам, совместителям, сотрудникам на испытательном сроке, удалённым и работающим по срочным договорам. Заявление от работника не нужно — обязанность безусловная. Не требуется листок только исполнителям по договорам ГПХ: их вознаграждение не является заработной платой.
Важно: прописать в локальном акте условие «листок выдаётся по запросу работника» нельзя — Роструд признал такое условие неправомерным. Выдача — активная обязанность работодателя, а не сервис по требованию.
Что обязательно указать: четыре блока из ст. 136 ТК
Статья 136 ТК называет четыре группы сведений, без любой из которых листок не выполняет свою задачу:
- Составные части зарплаты за период: оклад или тарифная ставка, премии, надбавки, доплаты за сверхурочную работу, работу ночью и в выходные.
- Иные начисленные суммы — отдельными строками: отпускные, пособие по нетрудоспособности, компенсации при увольнении, денежная компенсация за задержку выплат.
- Удержания — с размером и основанием каждого: НДФЛ, алименты и другие суммы по исполнительным документам, профсоюзные взносы, невозвращённый подотчёт.
- Общая сумма к выплате — итог после всех удержаний и уже перечисленных за период сумм.
На практике к этому добавляют шапку — так листок читается без обращения в бухгалтерию:
| Раздел листка | Что показывает | Типовые строки |
|---|---|---|
| Шапка | Кому и за какой период | ФИО, табельный номер, подразделение, должность, месяц, отработанные дни и часы |
| Начислено | Все суммы до удержаний | Оклад, премия, доплата за сверхурочные, отпускные, больничный |
| Удержано | Размер и основание каждого удержания | НДФЛ, алименты по исполнительному листу, профсоюзный взнос |
| Выплачено | Что уже перечислено за период | Зарплата за первую половину месяца, межрасчётные выплаты |
| К выплате | Итог на руки | Сумма к перечислению, долг за организацией или работником на конец месяца |
Пределы удержаний задаёт ст. 138 ТК: общий — 20% выплаты, по исполнительным документам — до 50%, при взыскании алиментов на несовершеннолетних детей и возмещении вреда — до 70%. Когда работник видит в листке основание и размер каждого удержания, большинство споров о «неправильной зарплате» заканчивается до жалобы в инспекцию. Построчная расшифровка начислений и удержаний — в отдельном разборе расчётного листка по зарплате.
Образец с цифрами: как читается заполненный листок
Пример. Листок за месяц: оклад плюс премия
Менеджеру начислено за месяц 75 000 рублей: оклад 60 000 и премия 15 000. НДФЛ по ставке 13% — 9 750 рублей. За первую половину месяца было начислено 30 000 рублей, с этой суммы удержали НДФЛ 3 900 рублей, на карту ушло 26 100 рублей.
Итог листка: начислено 75 000, удержано 9 750, выплачено ранее 26 100. К выплате за вторую половину месяца: 75 000 − 9 750 − 26 100 = 39 150 рублей. Все блоки листка сходятся между собой — это главный тест правильно составленного извещения.
Когда выдавать: зарплата, аванс, отпускные, увольнение
Срок в ТК описан формулой «при выплате заработной платы». Зарплата выплачивается минимум дважды в месяц, но два листка не нужны: по позиции Роструда, изложенной в письме от 24.12.2007 № 5277-6-1 и подтверждённой ведомством позднее, листок выдают при окончательном расчёте за месяц — когда известны все составные части зарплаты.
Исключения из общего правила:
- если из выплаты за первую половину месяца производятся удержания или заработок за неё считается от фактической выработки, листок оформляют на каждую выплату;
- при увольнении листок выдают в день окончательного расчёта, не дожидаясь общего дня зарплаты;
- на отпускные отдельный листок не требуется — сумма попадёт в листок по итогам месяца. Проверить саму сумму поможет разбор расчёта отпускных.
Как утвердить форму: приказ и мнение профсоюза
Обязательной унифицированной формы расчётного листка не существует — каждая организация разрабатывает свою. Требование только к процедуре: форма утверждается работодателем с учётом мнения представительного органа работников в порядке ст. 372 ТК. Если профсоюза и иного представительного органа нет, форму утверждают приказом, а факт отсутствия такого органа фиксируют в тексте приказа.
- Возьмите за основу форму из зарплатной программы — типовой листок 1С уже содержит обязательные блоки.
- Сверьте состав с четырьмя пунктами ст. 136 ТК и дополните недостающее — чаще всего забывают основания удержаний.
- Направьте проект представительному органу работников, если он есть, и учтите его мнение по ст. 372 ТК.
- Утвердите форму приказом или как приложение к положению об оплате труда.
- В том же документе закрепите порядок, срок и способ выдачи — это главная опора при проверке трудовой инспекции.
Печатать листки «как выводит программа» без утверждённой формы — формальное нарушение: инспектор запрашивает именно документ об утверждении.
Электронная выдача: как оформить переход
Бумажный вид не обязателен. Минтруд в письме от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560 подтвердил: рассылка листков по электронной почте не нарушает ст. 136 ТК, если такой порядок закреплён в трудовом договоре, коллективном договоре или локальном нормативном акте.
Что прописать в локальном акте или трудовом договоре:
- способ доставки: корпоративная или личная почта, личный кабинет во внутренней системе, система кадрового ЭДО;
- адрес доставки: личную почту фиксируйте письменным заявлением работника — это одновременно согласие на способ и защита от претензии «я ничего не получал»;
- срок отправки, привязанный к дню выплаты зарплаты за месяц;
- порядок для сотрудников без доступа к системе — бумажный дубликат.
Листок содержит персональные данные, поэтому доставка должна быть адресной. Общая рассылка одним письмом на отдел или стопка распечатанных листков на столе — нарушение режима персональных данных, даже если сама выдача формально состоялась.
Как подтвердить, что листок выдан
Собирать подписи ТК не требует, но при споре или проверке доказывать факт выдачи придётся работодателю. Рабочие способы:
- журнал выдачи расчётных листков с подписями — для бумажной выдачи;
- отрывной корешок в самой форме листка, который остаётся у работодателя;
- журнал рассылки зарплатной программы или лог почтового сервера — для электронной выдачи;
- отметка о доставке и прочтении в личном кабинете или системе кадрового ЭДО.
Выбранный способ подтверждения тоже запишите в локальный акт: тогда на проверке достаточно предъявить регламент и записи по нему, а не восстанавливать историю по памяти.
Листок — витрина расчёта зарплаты. За ним — НДФЛ, взносы и все выплаты физлицам 2026 года
Статья закрывает оформление и выдачу листка, а курс «Учет ЗП и налоги с выплат физлицам 2026» выстраивает весь расчёт, который в него попадает: НДФЛ, страховые взносы, выплаты по ГПХ и самозанятым — с практикой в 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3. По окончании — удостоверение о повышении квалификации.
Расчётный листок в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии
В типовой «1С:Зарплата и управление персоналом 8.3» листок — готовый отчёт в разделе отчётов по зарплате: формируется за месяц или произвольный период, по одному сотруднику или подразделению, и уже содержит блоки начислений, удержаний с основаниями и итога к выплате. В «1С:Бухгалтерии 8.3» аналогичный отчёт находится в разделе зарплаты и кадров. Точное расположение команд зависит от релиза и настроек интерфейса — ориентируйтесь на название отчёта «Расчётный листок».
Для электронной выдачи в программе настраивается рассылка листков на почту сотрудников после расчёта зарплаты за месяц. Со стороны учёта останется два шага: закрепить электронный порядок в локальном акте и сохранять журнал рассылки как подтверждение выдачи. Перед отправкой сверьте, что база считает зарплату корректно: как зарплатные документы превращаются в записи учёта, разобрано в материале о проводках в 1С:Бухгалтерии 8.3.
Штрафы за нарушения по расчётному листку
Невыдача листков, отсутствие обязательных сведений и неутверждённая форма квалифицируются как нарушение трудового законодательства по ст. 5.27 КоАП РФ.
| Кто отвечает | Первое нарушение (ч. 1 ст. 5.27) | Повторное нарушение (ч. 2 ст. 5.27) |
|---|---|---|
| Должностное лицо | Предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей | Штраф от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация от 1 года до 3 лет |
| ИП-работодатель | Предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей | Штраф от 10 000 до 20 000 рублей |
| Организация | Штраф от 30 000 до 50 000 рублей | Штраф от 50 000 до 70 000 рублей |
Поводом для проверки чаще всего становится жалоба работника в трудовую инспекцию, а первый вопрос инспектора — приказ об утверждении формы и подтверждение выдачи. Оба документа готовятся за один день, поэтому дешевле закрыть их до жалобы, чем после неё.
Расчётный листок обязателен для каждого работника при окончательном расчёте за месяц. В нём четыре блока сведений из ст. 136 ТК: составные части зарплаты, иные начисления, удержания с основаниями и итог к выплате. Форма произвольная, но утверждается приказом с учётом мнения представительного органа; электронная выдача законна, если порядок закреплён в локальном акте или трудовом договоре, а факт доставки подтверждается журналом или логом рассылки. Цена нарушения — до 50 000 рублей для организации за первый эпизод и до 70 000 рублей с дисквалификацией руководителя при повторном.
Вопросы и ответы
- Где посмотреть расчётный листок военнослужащему?
Денежное довольствие военнослужащих начисляет не работодатель по ТК, а финансовый орган Минобороны — Военно-социальный центр, бывший Единый расчётный центр (ЕРЦ). Расчётные листки размещаются в личном кабинете военнослужащего на cabinet.mil.ru и появляются там после перечисления довольствия.
- Нужны ли на расчётном листке подпись руководителя и печать?
Нет. Листок — извещение, а не первичный документ, его силу обеспечивают утверждённая форма и факт выдачи. Подпись и печать ставят по желанию — например, когда работник просит заверенный листок для банка или суда.
- Выдавать ли листок, если в месяце не было начислений?
Если за месяц нет ни начислений, ни удержаний — извещать не о чем, листок не оформляют. Но при любых суммах за период, например больничном или премии за прошлые месяцы, листок выдаётся в обычном порядке.
- Можно ли отправлять расчётные листки в мессенджере?
Способ извещения работодатель определяет сам, но письмо Минтруда говорит об электронной почте, а листок содержит персональные данные. В мессенджере сложно обеспечить адресность и доказуемость доставки, поэтому надёжнее почта, личный кабинет или система кадрового ЭДО с логом отправки.
- Что делать работнику, если листки не выдают?
Сначала запросить листок письменно у работодателя — отказать он не вправе. Если реакции нет, работник может обратиться в трудовую инспекцию, в том числе через сервис Онлайнинспекция.рф, — для работодателя это типовой повод внеплановой проверки со штрафом по ст. 5.27 КоАП.