Депонированная зарплата: учёт и проводки
Депонированная зарплата возникает только при наличной выплате, если сотрудник не получил деньги в срок, указанный в ведомости. Сумму не списывают: её отделяют от текущих расчётов по оплате труда, учитывают как долг перед конкретным работником и выплачивают при обращении.
Когда зарплата становится депонированной
Депонирование относится не ко всякой задержанной зарплате, а к конкретной кассовой ситуации: деньги подготовлены к выдаче по расчётно-платёжной или платёжной ведомости, но сотрудник не явился за ними. Если зарплата перечисляется на банковскую карту и платёж не прошёл, это задолженность перед работником, но не депонированная сумма в кассовом смысле.
Срок наличной выдачи определяет руководитель и указывает в ведомости. По пункту 6.5 Указания Банка России № 3210-У он не может превышать пяти рабочих дней, включая день получения наличных в банке. В последний день кассир делает отметку «депонировано» напротив работников, которым деньги не выданы, подсчитывает выданную и невыплаченную суммы и передаёт ведомость на подписание. Эти правила приведены в официальном тексте Указания Банка России № 3210-У.
Как оформить депонирование
Проводки по депонированной зарплате
В рабочем плане счетов для депонированных сумм обычно открывают субсчёт 76.4. Название и детализацию аналитики организация закрепляет в учётной политике.
| Операция | Дебет | Кредит |
|---|---|---|
| Начислена зарплата | 20, 25, 26, 44 или другой счёт затрат | 70 |
| Получены наличные в кассу на выплату | 50 | 51 |
| Выдана зарплата явившимся работникам | 70 | 50 |
| Неполученная сумма перенесена на депонентов | 70 | 76.4 |
| Неиспользованные наличные возвращены в банк | 51 | 50 |
| Депонированная сумма позднее выдана из кассы | 76.4 | 50 |
| Депонированная сумма перечислена на счёт работника | 76.4 | 51 |
Пример: по ведомости начислено к выдаче 180 000 рублей, 168 000 рублей сотрудники получили, а 12 000 рублей остались невостребованными. Кассир закрывает ведомость на 168 000 рублей, бухгалтер отражает Дт 70 Кт 76.4 на 12 000 рублей. Когда сотрудник обращается за деньгами и получает их из кассы, выполняется Дт 76.4 Кт 50 на 12 000 рублей.
Что проверить по НДФЛ
Не связывайте налоговые действия только с бухгалтерским переносом между счетами 70 и 76.4. Для НДФЛ важны фактическая выплата дохода и действующие правила удержания и перечисления налога. Сверяйте дату реальной выдачи, регистр налогового учёта и отчётность; актуальные ставки и общие правила собраны в разделе ФНС о НДФЛ.
Освойте зарплатный участок от начисления до кассы и отчётности
Курс «Бухгалтерский учет и налогообложение + 1С: Бухгалтерия 8.3» помогает связать проводки, первичные документы, расчёты с работниками и работу в учётной системе. По завершении предусмотрено удостоверение о повышении квалификации.
Сверка, которая находит ошибки
- по каждому работнику есть сумма, ведомость и дата депонирования;
- оборот Дт 70 Кт 76.4 равен невыплаченному итогу закрытых ведомостей;
- остаток 76.4 расшифровывается по работникам без обезличенных сумм;
- выдача не отражена одновременно и по счёту 70, и по счёту 76.4;
- кассовая книга совпадает с расходными ордерами и фактическим остатком;
- налоговый регистр учитывает реальную дату выплаты;
- старый долг не списан автоматически только из-за истечения внутреннего срока хранения ведомости.
Для проверки всего участка полезно также различать аванс по зарплате, окончательный расчёт и сведения в расчётном листке. Кассовые документы, лимит и хранение наличных подробно разобраны в материале о кассовой дисциплине.
Правильная схема проста: закрыть ведомость, выделить невыплаченную сумму, перенести её с 70 на аналитический субсчёт 76.4 и погасить долг только в момент фактической выдачи. Главный контроль — не сама проводка, а совпадение ведомости, кассы, аналитики по сотрудникам и налогового регистра.
Вопросы и ответы
- Депонируют ли зарплату, которую не удалось перечислить на карту?
Нет, термин относится к невостребованной наличной выплате по ведомости. Неисполненный банковский платёж остаётся задолженностью перед работником, но оформляется не как кассовое депонирование.
- На каком счёте учитывают депонированную зарплату?
Обычно используют субсчёт 76.4 «Расчёты по депонированным суммам» с аналитикой по каждому работнику и ведомости. Конкретное наименование закрепляют в рабочем плане счетов.
- Какой проводкой выдают депонированную зарплату?
При выдаче наличными применяют Дт 76.4 Кт 50, при перечислении на банковский счёт — Дт 76.4 Кт 51. Перед этим проверяют, что долг ранее был перенесён со счёта 70.