Дебиторская задолженность: учёт и проверка проводок
Дебиторская задолженность означает, что деньги, товары или иное исполнение должны организации. Она возникает не только у покупателей: дебиторами бывают поставщики с полученным авансом, подотчётные лица, сотрудники и прочие контрагенты. Проверять нужно не общий дебетовый остаток, а каждый долг по договору, сроку и документам.
Что входит в дебиторскую задолженность
Дебиторка — это право организации получить от другой стороны деньги, товары, работы, услуги либо возврат ранее переданного имущества. Наиболее знакомый случай — покупатель ещё не оплатил отгрузку. Но выданный поставщику аванс тоже является дебиторской задолженностью: до поставки организация вправе требовать исполнение или возврат денег.
| Кто должен | Почему возник долг | Обычная аналитика |
|---|---|---|
| Покупатель | Товар или услуга уже переданы, оплата не поступила | Счёт 62 по договору и документу реализации |
| Поставщик | Ему перечислен аванс, но поставки пока нет | Дебетовый субсчёт 60 по авансам |
| Подотчётное лицо | Выданы деньги, авансовый отчёт или возврат не представлен | Счёт 71 по сотруднику и назначению |
| Работник | Есть возвратная переплата или подтверждённый ущерб | Счёт 73 по виду расчёта |
| Прочий контрагент | Претензия, страховое возмещение, аренда или другая операция | Счёт 76 по основанию задолженности |
Основные проводки по дебиторке
| Операция | Дебет | Кредит |
|---|---|---|
| Признана выручка, покупатель ещё не оплатил | 62.1 | 90.1 |
| Получена оплата от покупателя | 51 | 62.1 |
| Перечислен аванс поставщику | 60.2 | 51 |
| Аванс зачтён после поставки | 60.1 | 60.2 |
| Выданы деньги под отчёт | 71 | 50 или 51 |
| Утверждены подтверждённые расходы подотчётного лица | 10, 20, 26, 44 или другой счёт | 71 |
| Признана подтверждённая претензия к контрагенту | 76.2 | 60, 91.1 или другой счёт по сути операции |
Субсчета в рабочем плане могут называться иначе. Главное — отдельно видеть обычные расчёты и авансы, каждого контрагента, договор, документ расчётов и срок исполнения.
Как проверить задолженность по оборотно-сальдовой ведомости
Пример проверки
На счёте 62 числится 354 000 рублей по покупателю. В расшифровке обнаружены реализация на 244 000 рублей со сроком оплаты 15 августа и реализация на 110 000 рублей, которую покупатель оплатил, но платёж ошибочно отнесён на другой договор. Реальная дебиторка — 244 000 рублей, а 110 000 рублей исправляют переносом аналитики. Письмо покупателю на всю сумму без такой проверки было бы неверным.
Резерв по сомнительным долгам
Если погашение дебиторки вызывает сомнение, в бухгалтерском учёте оценивают необходимость резерва. Типовая запись при его создании — Дт 91.2 Кт 63. Сумма зависит не только от возраста, но и от платёжеспособности должника, обеспечения и вероятности взыскания.
Налоговый резерв по статье 266 НК РФ — отдельный расчёт со своими условиями. ФНС отмечает, что налоговый сомнительный долг связан с реализацией, просрочен и не обеспечен, а при встречной кредиторской задолженности учитывается превышение дебиторки над ней. Подробности приведены в разъяснении ФНС о резерве.
Научитесь проверять расчёты по документам, проводкам и аналитике
Курс «Бухгалтерский учет и налогообложение + 1С: Бухгалтерия 8.3» помогает освоить двойную запись, расчёты с контрагентами, первичные документы, налоги и практическую работу в 1С. По завершении предусмотрено удостоверение о повышении квалификации.
Когда долг можно списать
Списание не означает, что бухгалтеру просто надоел старый остаток. Нужны инвентаризация, документы об основании и сумме долга, оценка возможности взыскания, письменное обоснование и решение руководителя. При списании за счёт созданного резерва делают Дт 63 Кт 62, 60, 76 или другого счёта должника. Если резерва недостаточно, непокрытую часть относят Дт 91.2 Кт счёта расчётов.
Для налога на прибыль безнадёжность подтверждают основаниями статьи 266 НК РФ и относят к правильному периоду. ФНС отдельно предупреждает, что произвольно выбирать год списания нельзя и факт долга должен подтверждаться первичными документами; это разъяснено в материале о безнадёжных долгах. Возможность дальнейшего взыскания контролируют за балансом в предусмотренном порядке.
Готовая карточка контроля дебиторки
| Поле | Что записать |
|---|---|
| Контрагент и договор | Полное наименование, ИНН, номер договора |
| Основание суммы | Реализация, аванс, претензия, подотчёт |
| Срок исполнения | Дата по договору или закону |
| Подтверждение | Первичка, платёж, акт сверки, переписка |
| Статус взыскания | Не наступил срок, напоминание, претензия, суд, исполнительное производство |
| Резерв и налоговый статус | Расчёт оценки, основание налогового резерва или списания |
Основы счетов удобно повторить в статье о дебете и кредите. Для подтверждения взаимных расчётов используйте материал об акте сверки, а для управленческой работы с просрочкой — разбор управления дебиторской задолженностью.
Качественный учёт дебиторки отвечает на четыре вопроса: кто должен, за что, когда обязан исполнить и чем это подтверждено. Проводка показывает сумму, но только аналитика, первичные документы, возраст долга и статус взыскания делают её достоверной.
Вопросы и ответы
- Аванс поставщику — это дебиторская задолженность?
Да. Пока поставщик не передал товар, работу или услугу и не вернул аванс, у организации есть право требования к нему. Такой остаток обычно учитывают на дебетовом субсчёте 60 по авансам выданным.
- Можно ли свернуть дебиторскую и кредиторскую задолженность по одному контрагенту?
Не автоматически. Нужны совпадающие стороны обязательств и правовое основание для зачёта. В учёте сначала проверяют договоры, субсчета и документы, а затем оформляют зачёт.
- Какой проводкой списывают безнадёжную дебиторку?
В пределах созданного резерва — Дт 63 Кт счёта расчётов. Непокрытую резервом сумму обычно отражают Дт 91.2 Кт счёта расчётов. Списание проводят только после инвентаризации и документального обоснования.