Акт сверки взаиморасчётов: как составить, проверить и подписать
Акт сверки показывает, совпадают ли данные двух контрагентов об операциях и остатке долга за выбранный период. Чтобы он был полезен, нужно сверять не только итоговое сальдо, но и каждую поставку, услугу, оплату, возврат и корректировку, а расхождения оформлять отдельным перечнем.
Что подтверждает акт сверки
Акт формируют по данным бухгалтерского учёта двух сторон за конкретный период. Он помогает обнаружить пропущенные документы, платежи не тому договору, ошибки в сумме или дате и разные начальные остатки. Сам по себе акт не заменяет накладную, УПД, акт оказанных услуг или платёжное поручение: факты хозяйственной жизни подтверждают первичные документы, требования к которым установлены статьёй 9 Федерального закона № 402-ФЗ.
Унифицированной обязательной бумажной формы для обычной сверки между контрагентами нет. Компания может утвердить собственный шаблон или использовать форму учётной системы. Для электронного обмена ФНС утвердила формат акта; он включён в перечень официальных форматов электронных документов.
Какие данные включить
- наименования, ИНН и при необходимости КПП сторон;
- договор или несколько договоров, по которым проводится сверка;
- точные даты начала и окончания периода;
- входящее сальдо;
- операции по датам с номером документа и суммой;
- оплаты, зачёты, возвраты и корректировки;
- исходящее сальдо и указание, в чью пользу оно сложилось;
- подписи уполномоченных представителей и дату подписания.
Дебет и кредит стороны могут видеть зеркально. Поэтому рядом с итогом лучше написать словами: «задолженность покупателя перед поставщиком» или «аванс поставщику», а не оставлять только число в колонке.
Порядок сверки
- Зафиксируйте границы. Выберите контрагента, договор, организацию и период. Не объединяйте разные юридические лица или валюты в одну нерасшифрованную сумму.
- Проверьте входящий остаток. Если он расходится, сверку придётся продолжить в предыдущем периоде до первого несовпавшего документа.
- Выгрузите операции по хронологии. Суммы должны идти от первичных документов и банковских данных, а не из переписки менеджеров.
- Отправьте свою версию контрагенту. Укажите срок ответа и контакт бухгалтера, который сможет разобрать расхождения.
- Сопоставьте строки. Отмечайте совпавшие операции, отсутствующие документы, различия по датам и суммы, отнесённые к другому договору.
- Исправьте источник ошибки. Недостаточно вручную изменить итог акта: нужно провести или скорректировать документ в учёте.
- Сформируйте окончательную версию. Подписывайте её после повторной проверки оборотов и сальдо.
Пример поиска расхождения
На начало месяца покупатель должен поставщику 20 000 ₽. За месяц поставщик оказал услуги на 100 000 ₽, а покупатель перечислил 90 000 ₽. По данным поставщика остаток долга: 20 000 + 100 000 − 90 000 = 30 000 ₽.
У покупателя в учёте отражён долг 25 000 ₽. При построчной сверке выясняется, что акт на 5 000 ₽ получен по электронной почте, но не проведён. Правильное действие — зарегистрировать первичный документ у покупателя, после чего обе стороны получают остаток 30 000 ₽. Простая замена итоговой цифры в акте оставила бы бухгалтерский учёт неверным.
Как оформить разногласия
Если сторона не согласна, она не должна подписывать заведомо неверный итог. Практичный вариант — приложить протокол или таблицу разногласий: строка контрагента, данные второй стороны, причина и документ-основание. Для каждого расхождения назначают действие: запросить копию, уточнить платёж, исправить договор, провести документ или оформить корректировку.
| Расхождение | Что проверить | Что исправлять |
|---|---|---|
| Нет реализации | УПД, накладную или акт, подтверждение получения | Первичный документ и его проведение |
| Нет оплаты | Выписку, назначение платежа, договор | Разнесение банковской операции |
| Разная сумма | Корректировку, возврат, скидку | Документ-основание у обеих сторон |
| Разный начальный остаток | Предыдущий акт и старые операции | Период возникновения расхождения |
Кто подписывает и как хранить
Полномочия подписанта должны следовать из должности, доверенности или другого основания. Для электронного акта применяют согласованный сторонами вид электронной подписи и формат обмена. ФНС отмечает, что электронный акт можно использовать в автоматизированных процессах и представлять по требованию: это описано в разъяснении об электронном акте сверки.
Если сверка выполняется в конкретной программе, сначала разберитесь с общим смыслом документа, а затем используйте инструкцию, как сформировать акт сверки в 1С:УНФ. Интерфейс ускоряет работу, но не определяет, какая из сторон права.
Научитесь видеть за актом реальные документы и проводки
Курс по бухгалтерскому учёту и 1С помогает выстроить полный цикл взаиморасчётов: от первичных документов и банковских операций до проводок, сверки и отчётности.
Вопросы и ответы
- Как часто проводить сверку взаиморасчётов?
Периодичность стороны определяют сами. Для активных контрагентов практична ежемесячная или ежеквартальная сверка, а также обязательная проверка перед закрытием года, претензией или прекращением договора.
- Можно ли подписать акт с разногласиями?
Можно зафиксировать несогласие и приложить перечень спорных строк, но нельзя подтверждать неверное сальдо без оговорок. После исправлений лучше сформировать и подписать окончательную версию.