Счёт-фактура в 2026 году: как заполнить и когда выставлять
Счёт-фактура — главный документ для вычета НДС, и в 2026 году правила его оформления заметно изменились: выросла ставка налога, обновилась форма, а порог для упрощёнки снизился. Разберём, кто и когда обязан выставлять счёт-фактуру, какие реквизиты критичны и как не потерять право на вычет.
- Что такое счёт-фактура и зачем она нужна
- Кто и когда выставляет счёт-фактуру
- Обязательные реквизиты: разбор строк и граф
- Авансовый счёт-фактура
- Корректировочный или исправленный счёт-фактура
- Счёт-фактура или УПД: что выбрать
- Электронные счета-фактуры, ЭДО и книги
- Типичные ошибки: за что откажут в вычете
- Итоги
- Вопросы и ответы
Что такое счёт-фактура и зачем она нужна
Счёт-фактура — это налоговый документ, на основании которого покупатель принимает НДС к вычету. Он не заменяет договор, накладную или акт: его единственная задача — подтвердить сумму налога, которую продавец предъявил покупателю. Форма и правила заполнения закреплены в статье 169 НК РФ и Постановлении Правительства № 1137.
Логика простая. Продавец начисляет НДС и отражает его в счёте-фактуре. Покупатель — плательщик НДС — регистрирует документ у себя и уменьшает налог к уплате на эту сумму. Без корректно оформленной счёта-фактуры вычет невозможен, даже если товар оплачен и оприходован. Именно поэтому налоговая так придирчива к документу: ошибка в реквизитах оборачивается доначислением.
С 1 января 2026 года основная ставка НДС выросла с 20 до 22% (Федеральный закон от 28.11.2025 № 425-ФЗ). Переходного периода нет, ставку определяют по дате отгрузки. Льготная ставка 10% (продукты, детские и медицинские товары, книги и периодика) и нулевая ставка на экспорт сохранились. Для компаний на УСН, которые платят НДС, действуют особые пониженные ставки 5 и 7% — но без права на вычет входного налога.
Кто и когда выставляет счёт-фактуру
Выставлять счёт-фактуру обязаны все плательщики НДС: организации и ИП на общей системе, а также налоговые агенты по НДС. С 2025 года к ним добавились упрощенцы: если доход превышает порог, бизнес на УСН становится плательщиком НДС и тоже оформляет счета-фактуры.
В 2026 году порог освобождения снизился. Если доход за 2025 год не превысил 20 млн рублей, компания или ИП на УСН весь 2026 год НДС не платит, счета-фактуры не выставляет, книги не ведёт и декларацию не сдаёт — освобождение действует автоматически, без заявлений. Как только доход в течение года переваливает за 20 млн, с 1-го числа следующего месяца появляется обязанность начислять НДС и выставлять счета-фактуры.
Срок жёсткий: счёт-фактуру выставляют не позднее 5 календарных дней со дня отгрузки товара, выполнения работ или получения аванса (п. 3 ст. 168 НК РФ). Дни считают со следующего после события; если пятый день выпал на выходной, срок сдвигается на ближайший рабочий.
- Определите событие и дату: отгрузка, оказание услуги или получение аванса.
- Уточните свою роль в сделке — продавец, налоговый агент или комиссионер: от неё зависит порядок заполнения.
- Выберите вид документа: отгрузочный, авансовый или корректировочный счёт-фактуру.
- Заполните шапку (строки 1–8) и табличную часть, укажите ставку 22% и сумму налога.
- Подпишите: руководитель и главбух — на бумаге, усиленная квалифицированная электронная подпись — в ЭДО.
- Зарегистрируйте документ в книге продаж и передайте экземпляр покупателю в течение 5 дней.
Обязательные реквизиты: разбор строк и граф
Перечень обязательных реквизитов задан пунктами 5, 5.1 и 5.2 статьи 169 НК РФ. Ошибка в них — прямой риск отказа в вычете. С 1 апреля 2026 года форма обновилась (Постановление Правительства от 23.01.2026 № 26): появилась строка 5б, изменились реквизиты ИП и ставка в шапке таблицы.
| Строка или графа | Что указывают | На что обратить внимание |
|---|---|---|
| Строка 1 | Порядковый номер и дата | Нумерация сплошная, дата — в пределах 5 дней с отгрузки |
| Строки 2, 2а, 2б | Название, адрес, ИНН и КПП продавца | Адрес — строго по ЕГРЮЛ или ЕГРИП |
| Строка 5 | Реквизиты платёжного документа | Обязательна при получении аванса |
| Строка 5б (новая) | Реквизиты авансового счёта-фактуры, которым закрывается отгрузка | Введена с 01.04.2026 |
| Строки 6, 6а, 6б | Название, адрес, ИНН и КПП покупателя | Частая ошибка — неверный ИНН |
| Строка 7 | Валюта и её код | Для рублёвых расчётов — 643, «российский рубль» |
| Графа 1а | Наименование товара, работы, услуги | Формулировка — как в договоре |
| Графы 4 и 5 | Цена за единицу и стоимость без НДС | В рублях и копейках |
| Графа 7 | Налоговая ставка | С 2026 года — 22, 10, 5, 7 или 0% |
| Графа 8 | Сумма НДС | Проверяют арифметику: графа 5 × ставка |
| Графа 9 | Стоимость с НДС | Равна сумме граф 5 и 8 |
| Графа 11 | РНПТ или номер декларации на товары | Для прослеживаемых и импортных товаров |
У ИП вместо данных свидетельства о регистрации теперь указывают ОГРНИП и дату его присвоения. Суммы без налога отражают в рублях и копейках. Если счёт-фактуру подписывает не директор, а сотрудник по доверенности, её реквизиты приводят рядом с подписью.
Образец заполнения отгрузочного счёта-фактуры. ООО «Ромашка» 3 марта 2026 года отгрузило партию офисной мебели ООО «Вектор».
- Строка 1: № 214 от 03.03.2026.
- Графа 1а: «Стол письменный, 10 шт.».
- Графа 5 (стоимость без НДС): 100 000,00 ₽.
- Графа 7 (ставка): 22%.
- Графа 8 (сумма НДС): 22 000,00 ₽.
- Графа 9 (стоимость с НДС): 122 000,00 ₽.
Продавец регистрирует документ в книге продаж за I квартал, покупатель — в книге покупок и заявляет к вычету 22 000 ₽.
Авансовый счёт-фактура
Если покупатель платит вперёд, продавец в течение 5 дней выставляет авансовый счёт-фактуру на сумму предоплаты. Он позволяет покупателю принять НДС с аванса к вычету, не дожидаясь отгрузки. Часть граф в таком документе не заполняется: количество и цена ещё неизвестны, а ставку указывают расчётную — 22/122 или 10/110.
При отгрузке продавец выставляет обычный, отгрузочный счёт-фактуру на всю сумму и одновременно принимает к вычету ранее начисленный НДС с аванса. Покупатель, наоборот, восстанавливает налог, который заявлял с предоплаты. С 1 апреля 2026 года связь между авансом и отгрузкой отражается в новой строке 5б. Если аванс и отгрузка пришлись на один квартал и уложились в 5 дней, авансовый счёт-фактуру можно не составлять.
Корректировочный или исправленный счёт-фактура
Эти два документа путают чаще всего, а последствия у них разные. Правило простое: меняются условия сделки — корректировочный, нашли ошибку — исправленный.
| Признак | Корректировочный (КСФ) | Исправленный (ИСФ) |
|---|---|---|
| Причина | Изменение цены или количества по согласию сторон: уценка, возврат, недопоставка | Техническая или арифметическая ошибка в исходном документе |
| Что с исходным СФ | Остаётся в силе, КСФ его дополняет | Аннулируется и заменяется новым |
| Данные в документе | Показатели «до» и «после» изменения | Верные показатели целиком, как надо было сразу |
| Согласие покупателя | Нужно, требуется первичный документ о согласии | Не нужно, исправляют в одностороннем порядке |
| Где регистрируют | В книге продаж или покупок текущего периода | Как правило, в дополнительном листе книги за период исходного СФ |
Например, если после отгрузки стороны договорились уменьшить цену, продавец выставляет КСФ, принимает разницу НДС к вычету, а покупатель эту разницу восстанавливает. Если же в исходном документе просто перепутали ИНН или ставку — это ошибка, и нужен ИСФ.
Хотите уверенно работать с НДС и счетами-фактурами? Освойте учёт на практике.
Разобраться в НДС, счетах-фактурах и вычетах на практике помогает программа профессиональной переподготовки по бухгалтерскому учёту и налогообложению с освоением 1С. Вы научитесь вести книги покупок и продаж, формировать электронные счета-фактуры и уверенно проходить камеральные проверки.
Счёт-фактура или УПД: что выбрать
УПД — универсальный передаточный документ — объединяет счёт-фактуру и первичку (накладную или акт) в одном бланке. Он бывает двух статусов: со статусом 1 заменяет и счёт-фактуру, и накладную, со статусом 2 — только первичный документ, без НДС.
Плательщику НДС удобнее УПД со статусом 1: меньше бумаг, один документ вместо двух, тот же вычет. Отдельный счёт-фактуру обычно оставляют для авансов и корректировок, где формат УПД не подходит. Выбор закрепляют в учётной политике и согласовывают с контрагентом.
Электронные счета-фактуры, ЭДО и книги
Счёт-фактуру можно выставить на бумаге или в электронном виде. Электронный счёт-фактура формируется в утверждённом ФНС формате XML и передаётся через оператора ЭДО — он фиксирует дату и факт передачи. Для прослеживаемых товаров электронная форма обязательна: бумага допустима лишь в исключениях (продажа физлицам и самозанятым, вывоз в ЕАЭС, технический сбой).
Все выставленные и полученные счета-фактуры попадают в два регистра. Книга продаж — у продавца, в ней регистрируют начисленный НДС. Книга покупок — у покупателя, в ней собирают налог к вычету. Данные обеих книг автоматически выгружаются в разделы 8 и 9 декларации по НДС, а система ФНС сверяет их с данными контрагента. Если счёт-фактура есть в вашей книге покупок, но продавец его не отразил, программа пришлёт требование пояснить расхождение.
Типичные ошибки: за что откажут в вычете
Не всякая ошибка лишает вычета. Отказ грозит, только если по документу нельзя однозначно определить продавца, покупателя, товар, стоимость, ставку или сумму налога (п. 2 ст. 169 НК РФ). Опечатка в индексе адреса вычету не мешает, а вот неверная ставка — да.
Ошибки, которые приводят к отказу:
- Неверный ИНН продавца или покупателя — налоговая не идентифицирует сторону.
- Ставка 20% вместо 22% на отгрузку 2026 года и, как следствие, заниженный НДС.
- Расхождение суммы: графа 9 не равна сумме граф 5 и 8.
- Счёт-фактура выставлен позже 5 дней или отсутствует вовсе.
- Не заполнены реквизиты прослеживаемости (графа 11, РНПТ) по прослеживаемым товарам.
- Факсимиле вместо живой или квалифицированной электронной подписи.
Большинства проблем можно избежать простой самопроверкой перед отправкой: сверить реквизиты сторон с ЕГРЮЛ, пересчитать НДС по актуальной ставке и убедиться, что документ ушёл контрагенту в срок.
Итоги
- Счёт-фактура — основание для вычета НДС; без корректного документа вычет не заявить.
- С 2026 года основная ставка НДС — 22%, льготные 10 и 0% сохранены, форма обновлена с 1 апреля.
- Срок выставления — 5 календарных дней с отгрузки или получения аванса; на УСН обязанность возникает при доходе свыше 20 млн рублей.
- Корректировочный документ — при изменении условий сделки, исправленный — при ошибке; путать их нельзя.
- Для прослеживаемых товаров счёт-фактура электронная; все документы отражаются в книгах покупок и продаж и сверяются с контрагентом.
Вопросы и ответы
- Обязательно ли выставлять счёт-фактуру на УСН в 2026 году?
Только если доход за 2025 год превысил 20 млн рублей — тогда упрощенец становится плательщиком НДС и выставляет счета-фактуры. При доходе ниже порога освобождение действует автоматически, без заявлений.
- В какой срок нужно выставить счёт-фактуру?
Не позднее 5 календарных дней со дня отгрузки товара, выполнения работ, оказания услуг или получения аванса (п. 3 ст. 168 НК РФ). Если пятый день нерабочий, срок переносится на ближайший рабочий.
- Чем корректировочный счёт-фактура отличается от исправленного?
Корректировочный оформляют при изменении цены или количества по согласию сторон, исправленный — при ошибке в исходном документе. КСФ дополняет исходный счёт-фактуру, а ИСФ его заменяет.
- Какая ставка НДС действует в 2026 году?
Основная ставка — 22% с 1 января 2026 года. Сохранены льготная 10% и нулевая ставки, а для упрощенцев — плательщиков НДС предусмотрены особые ставки 5 и 7% без права на вычет входного налога.
- Можно ли выставить счёт-фактуру на бумаге?
Да, кроме прослеживаемых товаров — для них обязателен электронный формат через оператора ЭДО. Бумага допустима при продаже физлицам, самозанятым, вывозе в ЕАЭС или при техническом сбое.
- Что делать, если в счёте-фактуре ошибка?
Если ошибка мешает определить продавца, покупателя, товар, стоимость, ставку или сумму НДС, выставляют исправленный счёт-фактуру. Мелкие опечатки, не мешающие идентификации, исправлять не обязательно.
Нормативная база: НК РФ (ст. 168, 169), Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137, Постановление Правительства РФ от 23.01.2026 № 26, Федеральный закон от 28.11.2025 № 425-ФЗ.