Инвентаризация: порядок проведения и оформление по ФСБУ 28/2023
С 1 апреля 2025 года инвентаризацию проводят по новому стандарту — ФСБУ 28/2023. Разбираем, когда проверка обязательна, как оформить её пошагово и какими проводками закрыть излишки и недостачи, чтобы отчётность осталась достоверной.
Что такое инвентаризация и зачем она нужна
Инвентаризация — это сверка фактического наличия активов и обязательств организации с данными бухгалтерского учёта. Комиссия пересчитывает, взвешивает и осматривает имущество, а затем сопоставляет результат с остатками на счетах. Расхождения оформляют документально: излишки приходуют, недостачи списывают или взыскивают.
Цель процедуры — подтвердить, что отчётность достоверна, а имущество реально существует и принадлежит компании. Без инвентаризации бухгалтерский баланс превращается в набор ничем не подкреплённых цифр. С 1 апреля 2025 года порядок её проведения регулирует новый федеральный стандарт — ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация», утверждённый приказом Минфина от 13.01.2023 № 80н.
Когда инвентаризация обязательна
Раньше обязательные случаи были разбросаны по 402-ФЗ и приказу Минфина № 49. Теперь их закрепляет пункт 15 ФСБУ 28/2023. Провести проверку придётся в следующих ситуациях.
| Случай | Что проверяют | Особенность |
|---|---|---|
| Перед годовой отчётностью | Все активы и обязательства | Запасы — не ранее 1 октября; ОС и НМА можно проверять реже одного раза в год |
| Смена материально ответственного лица | Ценности, переданные МОЛ | На день приёмки-передачи дел |
| Хищение, злоупотребление, порча | Затронутые активы | Сразу после выявления факта |
| Чрезвычайная ситуация: пожар, авария, стихийное бедствие | Пострадавшее имущество | По окончании ЧС |
| Передача активов в аренду, продажу, выкуп | Передаваемые объекты | Перед сделкой |
| Реорганизация или ликвидация | Всё имущество и обязательства | Кроме преобразования |
В остальных случаях компания вправе назначать инвентаризацию самостоятельно — частоту, сроки и перечень объектов фиксируют в учётной политике.
Что нового в ФСБУ 28/2023
Стандарт не перевернул привычный порядок, но снял ряд спорных вопросов и дал бизнесу больше свободы.
- Единый документ. Требования, ранее рассредоточенные по 402-ФЗ, приказам № 34н и № 49, собраны в одном стандарте.
- Фото- и видеофиксация. Проверять наличие можно с помощью фото- и видеосъёмки — когда пересчёт вручную невозможен или неоправданно дорог: труднодоступные или опасные объекты.
- Состав комиссии — на усмотрение руководителя. Жёсткого перечня, как в приказе № 49, больше нет. Единственный запрет (пункт 20): в комиссию нельзя включать МОЛ, отвечающего за проверяемые объекты.
- Уточнён перечень для годовой проверки. Реже одного раза в год допускается проверять основные средства, НМА, капитальные вложения и запасы — но не денежные средства и расчёты.
- Чёткие требования к результату. Стандарт прямо описывает, как определять фактическое наличие и оценивать выявленные объекты.
Методические указания из приказа № 49 не отменены полностью — они применяются в части, не противоречащей ФСБУ 28/2023. Нарушение стандарта грозит признанием бухгалтерской отчётности недостоверной.
Виды инвентаризации
Процедуру классифицируют по нескольким основаниям.
- По охвату: полная — все активы и обязательства, обычно перед годовой отчётностью; выборочная (частичная) — отдельная группа ценностей или один склад.
- По основанию: плановая — по графику из учётной политики; внеплановая (внезапная) — по решению руководителя, без предупреждения МОЛ, чаще при подозрении на злоупотребления.
- По назначению: обязательная (случаи из пункта 15) и инициативная — по решению самой организации.
Внезапная проверка эффективнее плановой там, где велик риск хищений: материально ответственное лицо не успевает подогнать остатки под учётные данные.
Порядок проведения: пошагово
Процедуру удобно разбить на четыре этапа: подготовка, натурная проверка, сверка и оформление результатов.
- Издать приказ. Руководитель утверждает приказ (форма ИНВ-22 или своя): состав комиссии, сроки, перечень проверяемого имущества и причину проверки.
- Сформировать комиссию. Минимум два человека; МОЛ за проверяемые объекты в состав не входит. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии делает результаты недействительными.
- Получить расписку МОЛ. До начала проверки материально ответственное лицо подтверждает, что все приходные и расходные документы сданы, ценности оприходованы, а выбывшие — списаны.
- Проверить фактическое наличие. Комиссия пересчитывает, взвешивает и обмеряет активы в присутствии МОЛ, заносит данные в инвентаризационную опись (ИНВ-1, ИНВ-3 и др.).
- Составить сличительную ведомость. По объектам с расхождениями бухгалтерия оформляет ведомость (ИНВ-18, ИНВ-19), где фактические данные сопоставлены с учётными.
- Подвести итоги. Руководитель издаёт приказ об утверждении результатов; излишки и недостачи отражают в учёте того периода, к которому относится дата инвентаризации.
Излишки и недостачи: учёт и проводки
Излишки приходуют по справедливой (рыночной) стоимости на дату инвентаризации и признают прочим доходом. Недостачу сначала собирают на счёте 94, а затем распределяют: в пределах норм естественной убыли — на затраты, сверх норм — на виновное лицо или, если его нет, на прочие расходы.
| Операция | Дебет | Кредит |
|---|---|---|
| Оприходованы излишки по рыночной стоимости | 01, 10, 41, 43, 50 | 91.1 |
| Отражена недостача по балансовой стоимости | 94 | 01, 10, 41, 43, 50 |
| Недостача в пределах норм убыли — на затраты | 20, 44 | 94 |
| Недостача сверх норм отнесена на виновного | 73.2 | 94 |
| Разница между рыночной и балансовой стоимостью | 73.2 | 98.4 |
| Удержано из зарплаты виновного | 70 | 73.2 |
| Недостача сверх норм без виновного | 91.2 | 94 |
Нормы естественной убыли применяют только к тем запасам, для которых они официально утверждены: продукты, ГСМ, стройматериалы. Если по товару нормы нет, вся недостача считается сверхнормативной и на затраты не списывается. В налоговом учёте убыль в пределах норм учитывают в материальных расходах (пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ).
Взыскание с МОЛ. По умолчанию работник отвечает в пределах среднемесячного заработка (ст. 241 ТК РФ). Полная ответственность наступает только по договору о полной материальной ответственности. Если сумма ущерба не превышает средний заработок, её удерживают по приказу руководителя, изданному не позднее месяца со дня установления размера ущерба; сверх — только через суд. Единовременно из зарплаты удерживают не более 20% (ст. 138 ТК РФ).
Пример. При инвентаризации склада выявлена недостача товара балансовой стоимостью 30 000 руб. Норма естественной убыли по этой позиции — 1 000 руб. Виновным признан кладовщик, с которым заключён договор о полной материальной ответственности; ущерб он возмещает по балансовой стоимости.
- Дт 94 Кт 41 — 30 000 руб. — отражена недостача товара.
- Дт 44 Кт 94 — 1 000 руб. — списана недостача в пределах нормы естественной убыли.
- Дт 73.2 Кт 94 — 29 000 руб. — оставшаяся сумма отнесена на кладовщика.
- Дт 70 Кт 73.2 — удержание из зарплаты частями, не более 20% месячного заработка.
Если бы виновного не установили или суд отказал во взыскании, 29 000 руб. списали бы проводкой Дт 91.2 Кт 94 в прочие расходы.
Инвентаризация — лишь часть работы бухгалтера. Освойте учёт целиком.
Курс «Бухгалтерский учёт и налогообложение + 1С» научит вести учёт активов и обязательств от первички до отчётности, уверенно закрывать излишки и недостачи и работать в программе 1С без ошибок. Практика на реальных документах и разбор сложных участков помогут проходить любую проверку спокойно.
Документы: свои формы или ИНВ-
С 2013 года унифицированные формы Госкомстата необязательны. Организация вправе применять привычные бланки ИНВ- или разработать собственные — при условии, что в них есть обязательные реквизиты первичного документа (ст. 9 402-ФЗ). ФСБУ 28/2023 тоже не навязывает конкретные формы.
Базовый комплект документов:
- ИНВ-22 — приказ о проведении инвентаризации;
- ИНВ-1, ИНВ-3, ИНВ-15 — описи основных средств, ТМЦ и наличных денег;
- ИНВ-18, ИНВ-19 — сличительные ведомости по ОС и товарно-материальным ценностям;
- ИНВ-26 — ведомость учёта результатов, выявленных инвентаризацией.
Выбранные формы закрепляют в учётной политике. Описи составляют минимум в двух экземплярах, подписывают все члены комиссии и МОЛ — без хотя бы одной подписи документ теряет силу.
Типичные ошибки
- Инвентаризацию проводят на бумаге, без реального пересчёта — такие результаты легко оспорить.
- В комиссию включают МОЛ за проверяемые ценности — прямое нарушение пункта 20 ФСБУ 28/2023.
- Отсутствует расписка МОЛ о сдаче документов до начала проверки.
- Недостачу сразу списывают на расходы, минуя счёт 94 и не выясняя причины.
- Нормы естественной убыли применяют к товарам, для которых они не установлены.
- Взыскание с работника оформляют без объяснительной и приказа, нарушая порядок ТК РФ.
- Результаты отражают не в том периоде — их учитывают на дату инвентаризации, а не на дату приказа об утверждении.
Итоги
- С 1 апреля 2025 года инвентаризацию проводят по ФСБУ 28/2023 — стандарт обязателен для всех, кроме бюджетной сферы.
- Обязательные случаи (пункт 15): годовая отчётность, смена МОЛ, хищение и порча, ЧС, передача активов, реорганизация и ликвидация.
- Порядок неизменен: приказ → комиссия → опись → сличительная ведомость → утверждение результатов.
- Излишки приходуют в доход (Кт 91.1), недостачу собирают на счёте 94 и распределяют между затратами, виновным и прочими расходами.
- Формы можно применять свои или ИНВ-, но с обязательными реквизитами первички и полным составом подписей.
Вопросы и ответы
- Обязательно ли применять ФСБУ 28/2023 малому бизнесу?
Да. Стандарт обязателен для всех организаций с 1 апреля 2025 года, включая субъекты малого и среднего предпринимательства. Исключение — только организации бюджетной сферы. Освобождения для тех, кто ведёт упрощённый учёт, стандарт не предусматривает.
- Можно ли проводить годовую инвентаризацию основных средств не каждый год?
Да. ФСБУ 28/2023 разрешает проверять основные средства, НМА, капитальные вложения и запасы реже одного раза в год. На денежные средства и расчёты это послабление не распространяется — их инвентаризируют перед каждой годовой отчётностью.
- Какой проводкой оприходовать излишки?
Излишки приходуют по справедливой (рыночной) стоимости на дату инвентаризации проводкой Дт 01, 10, 41, 43 или 50 — Кт 91.1. В налоговом учёте их сумму включают во внереализационные доходы.
- В каком размере можно взыскать недостачу с работника?
По общему правилу — в пределах среднемесячного заработка (ст. 241 ТК РФ). Полная материальная ответственность возможна только по специальному договору или в случаях из ст. 243 ТК РФ. Взыскание сверх среднего заработка проводят через суд, единовременно удерживают не более 20% зарплаты.
- Обязательно ли использовать формы ИНВ-?
Нет. С 2013 года унифицированные формы необязательны. Можно применять бланки ИНВ- или разработать свои, если в них есть обязательные реквизиты первичного документа по ст. 9 402-ФЗ. Выбор закрепляют в учётной политике.
- Что грозит за непроведение инвентаризации?
Пропуск обязательной инвентаризации искажает данные учёта, из-за чего бухгалтерскую отчётность могут признать недостоверной. Это грозит штрафом за грубое нарушение правил учёта (ст. 15.11 КоАП РФ) и претензиями при аудите и налоговых проверках.
Нормативная база: ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация» (приказ Минфина от 13.01.2023 № 80н), Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте», приказ Минфина от 29.07.1998 № 34н, Трудовой кодекс РФ (ст. 138, 241–244), Налоговый кодекс РФ (пп. 2 п. 7 ст. 254).