Word для начинающих: создаём первый рабочий документ
Что будем делать в Word
Word — программа для работы с текстовыми документами. На первом этапе достаточно научиться набирать и исправлять текст, выделять заголовки, делать список и сохранять файл так, чтобы потом его найти. Осваивать всю панель инструментов сразу не нужно.
В этой инструкции создадим небольшую памятку для новой рабочей группы. Это авторское учебное задание: текст можно скопировать, а затем заменить своим. Понадобится доступная вам настольная версия Word и папка для сохранения документа. В веб-версии и на телефоне расположение команд может отличаться.
Как устроено окно программы
Белая область — место для текста. Над ней расположены вкладки с командами. На вкладке «Главная» находятся основные средства оформления, а через «Файл» можно открыть, сохранить или подготовить документ к печати. Эта общая логика описана в руководстве Microsoft для новичков.
Не пытайтесь запомнить все значки по картинке. Найдите в своём окне вкладки «Файл» и «Главная», затем щёлкните по странице и убедитесь, что появился текстовый курсор. Для начала этого достаточно.
Наберите текст памятки
Создайте пустой документ и введите следующий учебный текст. Каждую смысловую часть начните отдельным абзацем:
Памятка участнику рабочей группы
Подготовка к встрече
Перед встречей прочитайте описание задачи и соберите вопросы, которые мешают начать работу.
Откройте рабочую папку.
Подготовьте список вопросов.
Проверьте доступ к материалам.
После встречи сохраните договорённости в общей папке.
Клавишу Enter используйте в конце абзаца, а не каждой строки. Когда текст доходит до края страницы, программа сама переносит его дальше. Если нажимать Enter на каждом видимом краю, после изменения шрифта или ширины страницы текст начнёт распадаться на короткие куски.
Исправьте какую-нибудь фразу: например, замените «описание задачи» на «краткое описание задачи». Так вы проверите, что умеете ставить курсор в нужное место и редактировать уже набранный текст.
Сделайте структуру заметной
Выделите название памятки и выберите для него подходящий стиль заголовка на вкладке «Главная». Обычные предложения оставьте основным текстом. Для действий от «Откройте рабочую папку» до «Проверьте доступ к материалам» примените маркированный список.
Сравните результат с исходником. Читатель должен сразу увидеть, как называется документ, что нужно сделать до встречи и что останется после неё. В этой задаче важнее ясный порядок, чем необычные шрифты и украшения.
Не выравнивайте текст длинными цепочками пробелов. Не создавайте большой отступ множеством пустых строк. Оформление должно сохранять смысл после правки текста. Если хотите подробнее разобраться с интервалами и единым видом документа, используйте статью о форматировании в Word.
Сохраните файл и найдите его снова
Откройте меню «Файл», выберите сохранение, укажите понятную папку и имя документа. Например, создайте учебную папку «Практика Word», а документ назовите «Памятка рабочей группы». При работе используйте обычный формат документа Word, который предлагает программа.
Перед закрытием запомните место сохранения. Затем закройте документ, откройте выбранную папку и найдите файл по имени. Откройте его и убедитесь, что видны последняя исправленная фраза, заголовок и список.
Это важная часть упражнения. Документ, который вы умеете набрать, но не можете найти, ещё не решает рабочую задачу. Если появилась другая версия, проверьте имя и папку, а не создавайте ещё одну копию вслепую.
Проверьте, чему научились
Откройте предварительный просмотр печати и посмотрите на документ целиком. Нет ли лишнего пустого листа? Не оторвалось ли название от текста? Печатать учебную памятку для такой проверки необязательно.
Теперь создайте похожую памятку на другую тему без копирования инструкции. Достаточно короткого названия, вводного абзаца и списка действий. Сохраните её в ту же учебную папку под другим понятным именем. Если получается повторить последовательность самостоятельно, базовый цикл работы освоен.
Следующий шаг — научиться уверенно обращаться с папками, почтой и другими офисными программами. Их место в повседневной работе объясняет статья о компьютерной грамотности. Когда понадобится передать документ для чтения, отдельно разберитесь с форматом PDF.
Вопросы и ответы
- Нужно ли учить все команды Word сразу?
Для начала достаточно создать короткий документ, исправить текст, оформить структуру и сохранить файл. Новые команды удобнее добавлять по мере появления конкретных задач.
- Как понять, что сохранилась нужная версия?
Откройте документ из выбранной папки и проверьте последнее изменение. Одинаковое название в другой папке не означает, что перед вами тот же файл.