Кадровое делопроизводство с нуля: документы, регистры и типичные ошибки

Кадровое делопроизводство — зона, где ошибка стоит дорого: за неоформленный договор или опоздание с ЕФС-1 компанию ждёт штраф, а кадровика — сложный разговор с трудовой инспекцией. Разбираем, какие документы обязательны в 2026 году, как оформить приём сотрудника по шагам, что изменили электронные трудовые книжки и КЭДО и на чём чаще всего спотыкаются новички.

Донская Наталия

Главный бухгалтер, аудитор, налоговый эксперт, член ИПБ РФ, член Палаты налоговых консультантов. Преподаватель курса «Бухгалтерский и налоговый учет. Кадровое делопроизводство. 1С (проф. переподготовка, диплом)»

Что такое кадровое делопроизводство и кто его ведёт

Кадровое делопроизводство (КДП) — это документальное оформление трудовых отношений: от приёма сотрудника до его увольнения. Сюда входят разработка локальных нормативных актов, заключение трудовых договоров, издание приказов, ведение трудовых книжек, учёт рабочего времени и отпусков, отчётность в Социальный фонд России (СФР).

Закон не требует создавать отдельную должность кадровика. На практике КДП ведёт:

• специалист или отдел кадров — в средних и крупных компаниях;
• бухгалтер, совмещающий кадры с учётом, — самый частый вариант в малом бизнесе;
• сам руководитель — в микропредприятиях;
• аутсорсинговая компания — по договору обслуживания.

Кто бы ни вёл кадры, ответственность перед Государственной инспекцией труда (ГИТ) несут организация и её должностные лица. Поэтому бухгалтеру, которому «передали кадры в нагрузку», важно знать не только формы документов, но и сроки: большинство штрафов связано именно с просрочками.

Микропредприятиям (до 15 человек и до 120 млн рублей дохода в год) разрешено отказаться от части локальных актов — например, от ПВТР и положения об оплате труда, — если все условия включены в трудовые договоры по типовой форме (ст. 309.2 ТК РФ).

Обязательные кадровые документы организации

Перечень обязательных документов прямо или косвенно закреплён в Трудовом кодексе. Именно их ГИТ запрашивает при проверке в первую очередь.

Также у любой организации должны быть документы воинского учёта, а при соответствующей специфике — графики сменности, договоры о материальной ответственности, положение о командировках.

Какие документы стали необязательными

Кадровый документооборот постепенно упрощается, и часть привычных форм больше не обязательна:

• Личная карточка Т-2. Обязанность вести её отпала: с сентября 2021 года работника не нужно знакомить под подпись с записями в трудовой книжке через карточку (приказ Минтруда № 320н), а воинский учёт с 2022 года ведётся в отдельной карточке по форме № 10. Вести Т-2 можно добровольно — как внутренний регистр по сотруднику.
• Приказ о приёме на работу. С 22 ноября 2021 года приём оформляется трудовым договором, а приказ работодатель издаёт по желанию (ст. 68 ТК РФ).
• Книга учёта движения трудовых книжек по старой форме. С сентября 2021 года учёт ведётся в свободной форме, скреплять книгу сургучной печатью и пломбой не требуется.
• Унифицированные формы Госкомстата. Т-1, Т-6 и другие с 2013 года применять не обязательно — можно утвердить собственные бланки.

Важно: «необязательный» не значит «бесполезный». Многие компании сохраняют личные карточки и приказы о приёме — с ними удобнее вести внутренний учёт и отвечать на запросы проверяющих.

Приём сотрудника: пошаговый алгоритм

Приём — самая частая кадровая процедура, и именно в ней новички ошибаются чаще всего. Правильная последовательность выглядит так.

Электронные трудовые книжки и отчёт ЕФС-1

С 2020 года сведения о трудовой деятельности всех работников ведутся в электронном виде в информационной системе СФР. Тем, кто впервые устроился на работу с 1 января 2021 года, бумажная книжка не заводится вовсе. Остальные сохраняют бумажный документ, пока сами не откажутся от него: перейти на электронный формат можно в любой момент, вернуться обратно нельзя.

О кадровых событиях работодатель сообщает в СФР через единую форму ЕФС-1 — она заменила СЗВ-ТД и ряд других отчётов. Сроки подачи подраздела 1.1 в 2026 году:

• приём и увольнение — не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа или заключения (расторжения) договора;
• заключение и расторжение договора ГПХ — также не позднее следующего рабочего дня;
• постоянный перевод, переименование организации, присвоение новой квалификации, запрет занимать должность — не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем события;
• заявление о продолжении ведения бумажной трудовой или о переходе на электронную — не позднее 25-го числа следующего месяца.

Временные переводы в подразделе 1.1 не отражаются — отчёт подаётся только по постоянным. При увольнении сотруднику без бумажной книжки выдают форму СТД-Р со сведениями о работе у данного работодателя.

КЭДО: кадровый электронный документооборот

КЭДО — это создание и подписание кадровых документов в электронном виде без бумажных дубликатов (ст. 22.1–22.3 ТК РФ). В 2026 году переход на КЭДО остаётся добровольным: работодатель сам решает, вводить ли его, а работник вправе не давать согласие на электронный формат — тогда документы для него дублируют на бумаге. Согласие не требуется только от тех, кто впервые устраивается на работу после 31 декабря 2021 года.

Ключевые правила:

• вести КЭДО можно в собственной информационной системе или на платформе «Работа России»;
• работодатель подписывает документы усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), работнику для трудового договора и ряда других документов нужна УНЭП или УКЭП;
• электронные документы должны соответствовать единым форматам, утверждённым Минтрудом;
• в КЭДО нельзя перевести трудовые книжки, акты о несчастных случаях, приказы об увольнении и документы об инструктажах по охране труда — они остаются на бумаге.

Для начинающего кадровика КЭДО — уже не экзотика, а рабочая реальность: компании массово подписывают договоры, заявления и приказы электронно, особенно с удалёнными сотрудниками.

Практика вместо теории

Освойте кадры вместе с бухучётом и 1С

Кадровое делопроизводство проще освоить в связке с бухгалтерским учётом: приём, отпуска и увольнения сразу видны в расчётах с сотрудниками. На курсе по бухучёту с кадровым делопроизводством и 1С вы отработаете весь цикл — от трудового договора и ЕФС-1 до отчётности — на практических кейсах под руководством преподавателя-практика. Даты старта ближайших групп — на странице курса.

Смотреть программу

Сроки хранения кадровых документов

Сроки хранения установлены перечнем, утверждённым приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Базовое правило: документы по личному составу, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет, более ранние — 75 лет.

Уничтожать документы раньше срока нельзя даже при ликвидации организации — их передают на архивное хранение. За нарушение правил хранения предусмотрена отдельная ответственность по ст. 13.20 КоАП РФ.

Штрафы ГИТ и типичные ошибки новичков

Основная статья для кадровых нарушений — ст. 5.27 КоАП РФ:

• нарушение трудового законодательства (ч. 1) — предупреждение или штраф: должностным лицам и ИП от 1000 до 5000 рублей, организациям от 30 000 до 50 000 рублей;
• повторное нарушение (ч. 2) — должностным лицам от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация от одного года до трёх лет, ИП от 10 000 до 20 000 рублей, организациям от 50 000 до 70 000 рублей;
• уклонение от оформления трудового договора или подмена его договором ГПХ (ч. 4) — должностным лицам от 10 000 до 20 000 рублей, ИП от 5000 до 10 000 рублей, организациям от 50 000 до 100 000 рублей;
• невыплата или задержка зарплаты (ч. 6) — должностным лицам от 10 000 до 20 000 рублей, ИП от 1000 до 5000 рублей, организациям от 30 000 до 50 000 рублей.

Типичные ошибки начинающих кадровиков:

• письменный договор подписан позже трёх рабочих дней после фактического допуска к работе;
• в договоре нет обязательных условий ст. 57 ТК РФ — места работы, даты начала работы, условий труда на рабочем месте;
• ЕФС-1 о приёме или увольнении подана позже следующего рабочего дня;
• работники ознакомлены с локальными актами после подписания договора или вовсе без подписи;
• график отпусков утверждён с опозданием, сотрудники не извещены о начале отпуска за две недели;
• в личных делах хранятся копии паспортов без правового основания — избыточная обработка персональных данных;
• окончательный расчёт и документы выданы не в день увольнения (ст. 84.1, 140 ТК РФ).

Итоги

Вопросы и ответы

• Кто может вести кадровое делопроизводство в небольшой компании?

  Любой сотрудник, которому это поручено трудовым договором или должностной инструкцией: бухгалтер, офис-менеджер или сам руководитель. Микропредприятия вправе отказаться от части локальных актов и заключать договоры по типовой форме (ст. 309.2 ТК РФ). Ответственность за нарушения в любом случае несут организация и её должностные лица.

• Нужно ли в 2026 году вести личные карточки Т-2?

  Нет, это добровольный документ. Обязательной остаётся карточка воинского учёта по форме № 10 на военнообязанных сотрудников. Если отказываетесь от Т-2, закрепите решение приказом и уберите упоминания карточки из локальных актов.

• В какой срок подавать ЕФС-1 при приёме сотрудника?

  Не позднее рабочего дня, следующего за днём заключения трудового договора или издания приказа о приёме. Тот же срок действует при увольнении и по договорам ГПХ. Сведения о постоянных переводах подаются до 25-го числа следующего месяца.

• Обязателен ли приказ о приёме на работу?

  Нет. С 22 ноября 2021 года приём на работу оформляется трудовым договором, а приказ работодатель издаёт по собственному желанию (ст. 68 ТК РФ). Если приказ издан, его содержание должно полностью соответствовать условиям договора.

• Сколько хранить трудовые договоры уволенных сотрудников?

  50 лет, если делопроизводство по ним закончено после 1 января 2003 года, и 75 лет — если раньше (приказ Росархива № 236). Уничтожать документы по личному составу раньше срока нельзя, при ликвидации организации их передают в архив.

• Чем грозит работа сотрудника без письменного трудового договора?

  Штрафом по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ: должностному лицу — от 10 000 до 20 000 рублей, организации — от 50 000 до 100 000 рублей за каждого неоформленного работника. При переквалификации отношений из ГПХ в трудовые доначислят взносы и НДФЛ.

Нормативная база: ТК РФ (ст. 15, 22.1–22.3, 56, 57, 65–68, 84.1, 91, 123, 189, 190, 309.2); КоАП РФ (ст. 5.27, 13.20); Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ; Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ; приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н; приказ Росархива от 20.12.2019 № 236.

По теме