Как определить управленческие расходы и объяснить их руководителю

Цыба Елена

Ведущий эксперт по финансам, ACCA, IPFM, CIMA, руководитель консалтингового агентства. Преподаватель курса «Управленческий учет и отчетность»

Один поставщик, разные расходы

Компания обслуживает кофейное оборудование. В конце месяца бухгалтер получает от одной студии четыре документа. Студия подготовила инструкцию для мастеров, рекламный буклет, отчёт о работе подразделений для директора и комплект материалов для встречи с заказчиком. В банковской выписке всё это выглядит одинаково — оплата услуг дизайнера. Финансовый директор хочет понять, во сколько обошлось управление компанией. Одна выборка по поставщику здесь не поможет.

Попросите показать задание и готовый результат. Инструкцию используют при обслуживании оборудования, буклет привлекает клиентов, отчёт нужен для управления несколькими отделами. Назначение последнего комплекта пока неизвестно: встреча могла касаться как продажи нового договора, так и исполнения уже принятого заказа. В рабочей таблице разумно оставить вопрос открытым до пояснения инициатора. Так разбор начинается с деятельности, которую обеспечил расход.

Как увидеть управление в отчёте

В образце отчёта о финансовых результатах управленческие и коммерческие расходы показаны отдельно. Между валовой прибылью и прибылью от продаж есть место для обеих статей. Когда читаете отчёт организации, проверьте её форму, принятый способ представления и пояснения. По общей строке нельзя восстановить список договоров, подразделений и ответственных лиц.

Внутренний отчёт о прибылях и убытках может давать более подробную расшифровку для директора. Например, отдельно показывать руководство, финансовую службу, юридическую поддержку и общие цифровые сервисы. Чтобы сопоставить такой отчёт с бухгалтерским, нужна таблица соответствия. Зафиксируйте, какие статьи объединены для внешней отчётности, какие распределены между направлениями и почему сумма за тот же месяц выглядит по-разному. Один понятный переход между двумя представлениями избавляет от попытки исправить вполне верные цифры.

Проверьте потребителя услуги

Полезный первый вопрос звучит так: кто не сможет выполнить свою работу без этой услуги? Если мастерская покупает специальную диагностику для конкретного ремонта, связь с заказом прослеживается достаточно хорошо. Если юрист сопровождает решение об изменении структуры всей компании, результат используется централизованно. Если тот же юрист готовит рекламную акцию, потребуется разобраться, какие именно работы входят в задание.

Должность сотрудника, подписавшего акт, описывает согласование. Директор может подписывать и закупку запасных частей, и изготовление листовок. Это ещё не превращает оба платежа в содержание аппарата управления. Похожая ошибка возникает при группировке по подразделению, которое физически оплатило счёт. Закупочная служба может проводить общие договоры от имени нескольких внутренних заказчиков. Уточнение назначения расхода лучше получать у владельца задачи, а бухгалтерскую оценку согласовывать со специалистом, отвечающим за соответствующий участок.

Что делать с общей услугой

Сервисная компания арендует одно помещение для диспетчеров, мастеров и администрации. Весь счёт выставлен на юридическое лицо. Если директору достаточно видеть расходы площадки в целом, можно сохранить отдельную общую строку внутреннего отчёта. Если он сравнивает результаты сервисных направлений, понадобится решить, какая часть расхода относится к каждому из них. Это управленческий выбор, который нужно описать до расчёта показателей.

Выберите основу, связанную с потреблением услуги. Для помещения может подойти используемая площадь, для лицензий — количество рабочих мест, для централизованной поддержки — подтверждённая нагрузка. Проверьте ограничения метода. Переговорная используется по очереди, часть мест пустует, а лицензия может обслуживать несколько команд. Не следует превращать приблизительное распределение в якобы точно измеренную стоимость. Пометка об условности основания помогает впоследствии правильно прочитать результат.

Разберите бюджет по четырём документам

В учебном примере студия взяла 12 тысяч рублей за инструкцию мастерам, 18 тысяч за буклет, 10 тысяч за отчёт директору и 8 тысяч за материалы к встрече. Все работы приняты в одном месяце, налоги и особенности признания отдельных договоров в расчёт не включаем. Цель директора — выяснить назначение затрат, прежде чем сравнивать отделы. На первом шаге все четыре суммы держим раздельно.

Общий итог равен 48 тысячам. Подтверждённая управленческая часть на текущем шаге составляет 10 тысяч. Если позднее выяснится, что встреча посвящена презентации клиенту предложения о новом договоре, в нашем примере изменится коммерческая часть. Сам общий итог останется прежним. Такой контроль обнаруживает ошибку, при которой уточнённую сумму добавили к нужной категории, но забыли убрать из временной строки.

Как не потерять основание после уточнения

Ко второму закрытию прежнее обсуждение обычно забывается. Сохраните в расшифровке краткое основание и ссылку на согласованное задание. Если результат студии оказался общим для нескольких направлений, подпишите использованную долю и кто её подтвердил. Через месяц появится документ с похожим названием, но уже для другой цели. Сохранённый пример поможет объяснить подход, однако не должен автоматически подставлять старую категорию новому счёту.

Почему оплата и расход могут попасть в разные месяцы

Директор видит крупный банковский платёж в начале квартала и спрашивает, почему расходы администрации резко выросли. Сначала уточните, с какой таблицей он работает. В платёжном календаре отражено движение денег. В отчёте о результате учитывается экономическое содержание операции за период по применимым правилам. Аванс за будущие услуги и принятый результат имеют разную природу. Месяц, в котором банк списал сумму, сам по себе не устанавливает период расхода.

Возьмите договор, документы об оказании услуги и основание расчёта. Проверьте, предоставляется ли услуга в течение срока или речь идёт об одном завершённом результате. Для пояснения руководителю сделайте две колонки — месяц платежа и период, к которому относится принятая в примере работа. Если подтверждения ещё нет, укажите, кто должен его предоставить. Не распределяйте расход равными долями лишь потому, что так линия на графике кажется ровнее.

Постоянные расходы и управленческие — разные разрезы

Работа директора обеспечивает компанию в целом. Часть расходов на управление сравнительно стабильна в обычном диапазоне деятельности. Из этого не следует, что вся стабильная сумма относится к управлению. Аренда производственного оборудования тоже может быть фиксированной, хотя помогает выпускать конкретную продукцию. И наоборот, некоторые расходы администрации меняются при открытии филиала или росте объёма договоров.

Сравните признаки с разбором постоянных и переменных затрат. Один признак отвечает на вопрос о назначении, другой — о реакции на изменение нагрузки. Для бюджета часто нужны оба. Можно показать фиксированный договор на централизованное обслуживание и переменную часть, которая зависит от числа пользователей. Так руководитель увидит причины роста расходов и сможет спросить, какое решение действительно изменит итог.

Как связать классификацию с учётом

Бухгалтеру пригодится расшифровка операций по счёту общехозяйственных расходов. Однако сумма оборота по счёту без изучения аналитики и принятой учётной политики не даёт готовой управленческой расшифровки. Если подразделения пользуются разными правилами, одна и та же работа окажется у одного руководителя в расходах проекта, у другого — в общей администрации. Сравнение их эффективности потеряет смысл.

В регламенте внутреннего отчёта достаточно зафиксировать предмет статьи, подтверждающий документ, основание распределения и порядок работы со спорными случаями. Добавьте правило проверки: сумма по всем внутренним направлениям должна согласовываться с исходным объёмом затрат после документированных корректировок. Начните со значимых договоров, по которым распределение влияет на управленческое решение. Слишком мелкая детализация только увеличивает работу, если никто не использует её при планировании.

Как объяснить изменение директору

Сформулируйте вывод через событие. Например, рост связан с началом обслуживания второго филиала, переносом приёмки проекта между месяцами или появлением нового постоянного договора. Для каждой версии укажите подтверждение. Увеличение суммы в таблице — наблюдение, но ещё не причина. Чтобы проверить причину, сопоставьте объём предоставленной услуги, условия договора и сравнимость периодов.

Отдельно перечислите решения, которые доступны руководителю. Можно пересмотреть объём лицензий, согласовать единый заказ у подрядчика или сохранить расход, если он обеспечивает необходимую функцию. Это превращает классификацию в рабочий инструмент. На курсе по управленческому учёту и отчётности можно отработать построение таких разрезов. Для самостоятельной пробы возьмите один общий договор и покажите, как изменится вывод при двух обоснованных способах распределения.

Вопросы и ответы

• Относится ли весь счёт от юриста к управлению?

  Уточните содержание поручений. Юрист может обслуживать общую деятельность, конкретный договор продажи или выполнение отдельного заказа.

• Чем управленческие расходы отличаются от коммерческих?

  Посмотрите, какую деятельность поддерживает работа. Продвижение и реализация товара решают другую задачу, чем руководство компанией в целом.

• Что делать, пока назначение счёта неизвестно?

  Оставьте сумму на отдельной строке внутренней сверки и назначьте ответственного за уточнение. Сохраните общий контрольный итог.

• Можно ли распределять аренду по числу сотрудников?

  Если такой показатель отражает потребление и соответствует цели внутреннего отчёта, его можно рассмотреть. Проверьте площадь, пустующие места и общие помещения.

• Где увидеть детализацию общей строки?

  Понадобятся аналитика учёта, пояснения и правила составления внутреннего отчёта. Одна итоговая строка не раскрывает назначение каждого договора.

Практика вместо теории

Освойте учёт затрат по задачам бизнеса

На программе по управленческому учёту и отчётности вы разберёте классификацию затрат и подготовку показателей для решений руководителя.

Смотреть программу

По теме