Приём на работу в 1С:ЗУП 8.3: пошаговое оформление сотрудника
Приём сотрудника в 1С:ЗУП 8.3 — это не одна кнопка, а связка справочников и документа «Приём на работу», от которого зависят кадровый учёт, начисления и отчётность в СФР. Разберём по шагам: что подготовить заранее, как заполнить документ, оформить совместительство, распечатать приказ Т-1 и вовремя подать ЕФС-1. В конце — пример приёма и разбор типичных ошибок.
- Где в 1С:ЗУП оформляется приём на работу
- Подготовка: физлицо, сотрудник, подразделение и должность
- Заполнение документа «Приём на работу»
- Совместительство в 1С:ЗУП
- Трудовой договор и приказ Т-1
- Отражение в учёте и влияние на начисления
- Кадровый ЭДО и уведомление СФР (ЕФС-1)
- Пример приёма и типичные ошибки
- Итоги
- Вопросы и ответы
Приём на работу в 1С:ЗУП 8.3 кажется простой операцией, но за одним документом стоит целая цепочка: справочники физлиц и сотрудников, штатное расписание, график работы, плановые начисления и отчётность в СФР. Ошибка на любом из этих шагов оборачивается неверным расчётом зарплаты или штрафом за несвоевременную сдачу сведений. Разберём весь путь оформления нового сотрудника — от подготовки данных до проверки проведённого документа.
Где в 1С:ЗУП оформляется приём на работу
Основной инструмент — документ «Приём на работу». Он находится в разделе «Кадры» - «Приёмы, переводы, увольнения» или в отдельном списке «Кадры» - «Приёмы на работу». Именно этот документ фиксирует кадровое событие: с какой даты, в какое подразделение, на какую должность и на каких условиях оплаты принят сотрудник.
Если людей оформляют группой, применяют документ «Приём на работу списком» — он позволяет одним документом принять несколько человек и вывести форму Т-1а. Логика заполнения у него та же, что и у одиночного приёма.
Важно понимать: сам документ приёма не создаётся «с чистого листа». К моменту его ввода в базе уже должны существовать физлицо, сотрудник, подразделение и должность. Поэтому начинать всегда нужно с подготовки справочников.
Подготовка: физлицо, сотрудник, подразделение и должность
В 1С:ЗУП чётко разделены два понятия. Физическое лицо — это человек с его личными данными: ФИО, дата рождения, СНИЛС, ИНН, паспорт, гражданство. Сотрудник — это конкретное трудоустройство человека в организации. Один и тот же физлицо может быть связан с несколькими сотрудниками: например, основное место работы и внутреннее совместительство — это два разных элемента справочника «Сотрудники», но одно физическое лицо.
Такое разделение защищает от задвоения персональных данных: НДФЛ, вычеты и страховой стаж считаются по физлицу, а не по каждому трудоустройству в отдельности. Поэтому при создании сотрудника всегда проверяйте, нет ли человека в базе — по ИНН или СНИЛС. Что должно быть готово до создания документа приёма, удобно свести в таблицу.
| Объект | Где создаётся | Ключевые данные |
|---|---|---|
| Физическое лицо | Справочник «Физические лица» | ФИО, дата рождения, СНИЛС, ИНН, паспорт, гражданство, адрес |
| Сотрудник | Справочник «Сотрудники» | Связь с физлицом, организация, табельный номер (присваивается автоматически) |
| Подразделение | Справочник «Подразделения» | Наименование, вышестоящее подразделение, руководитель |
| Должность | Справочник «Должности» | Наименование, категория, код по ОКПДТР при необходимости |
| Позиция штатного расписания | «Штатное расписание» (если ведётся) | Оклад, надбавки, график, количество ставок |
| График работы | Справочник «Графики работы сотрудников» | Вид (пятидневка, сменный), норма рабочего времени |
Проще всего создать сотрудника прямо из карточки физлица или наоборот: при вводе нового сотрудника программа предложит либо выбрать существующее физлицо, либо создать новое. Если ведётся штатное расписание (включается в разделе «Настройка» - «Кадровый учёт»), должность и оклад будут подставляться из выбранной позиции — это снижает риск опечаток и рассинхрона.
Заполнение документа «Приём на работу»
Когда справочники готовы, переходим к самому документу. Он состоит из шапки и нескольких вкладок: «Главное», «Оплата труда», «Трудовой договор». Порядок заполнения удобно пройти по шагам.
- Организация и дата приёма. Укажите организацию (если их несколько в базе) и дату, с которой сотрудник приступает к работе. Эта дата станет началом трудовых отношений и точкой отсчёта для начислений.
- Сотрудник. Выберите созданного ранее сотрудника. Если его ещё нет, создайте прямо из документа, обязательно привязав к существующему физлицу, а не заводя дубль.
- Подразделение и должность. Заполните из штатного расписания или вручную. При ведении ШР выберите позицию — часть полей заполнится автоматически.
- Вид занятости. Основное место работы, внутреннее или внешнее совместительство. От этого зависят расчёт нормы времени и ограничения по ставке.
- График работы. Укажите график (например, пятидневка 40 часов). Он определяет норму рабочего времени и напрямую влияет на оплату.
- Испытательный срок. При необходимости задайте количество месяцев испытания — значение попадёт в трудовой договор и приказ.
- Оплата труда. На вкладке «Оплата труда» задайте плановые начисления: оклад по дням, оклад по часам или тарифную ставку, а также надбавки и доплаты. Здесь формируется плановый фонд оплаты труда сотрудника.
- Трудовой договор. Укажите номер и дату договора и его вид — бессрочный или срочный (для срочного добавляются срок и основание заключения).
- Проведение. Проверьте данные и нажмите «Провести». После проведения приём отражается в кадровом учёте, а плановые начисления становятся доступны для расчёта зарплаты.
Отдельного внимания заслуживает способ задания оклада. Начисление «Оплата по окладу (по дням)» рассчитывается от нормы дней в месяце, «Оплата по окладу (по часам)» — от нормы часов, а «Оплата по часовому тарифу» применяется для почасовиков. Неверно выбранный вид начисления — одна из самых частых причин расхождений уже в первой зарплате.
Совместительство в 1С:ЗУП
Совместительство оформляется тем же документом «Приём на работу», но с нюансами. Ключевое правило: совместитель — это отдельный сотрудник, привязанный к тому же физлицу (при внутреннем совместительстве) или к новому (при внешнем).
Внутреннее совместительство. Работник уже трудится в организации по основному месту. Для второй должности создаём нового сотрудника, связанного с тем же физлицом, и в документе приёма указываем вид занятости «Внутреннее совместительство». Ставку обычно ставят 0,5: по закону совместительство ограничено половиной нормы рабочего времени.
Внешнее совместительство. Основное место работы у человека в другой организации. Заводим новое физлицо (если его нет в базе) и сотрудника, вид занятости — «Внешнее совместительство». В сведениях о трудовой деятельности внешнее совместительство по прежнему месту не отражается — это делает основной работодатель.
Для совместителя обязательно проверьте график: он должен отражать сокращённую норму, иначе система рассчитает выплату как за полную ставку.
Трудовой договор и приказ Т-1
1С:ЗУП печатает кадровые документы прямо из приёма. По кнопке «Печать» доступны:
- Приказ о приёме на работу (Т-1) — унифицированная форма приказа по одному сотруднику;
- Приказ о приёме списком (Т-1а) — для группового оформления;
- Трудовой договор — по настраиваемому шаблону, с автоматической подстановкой реквизитов сотрудника, должности, оклада и условий работы.
Шаблон трудового договора можно донастроить под свою организацию — добавить разделы, изменить формулировки. После печати приказа Т-1 руководитель его подписывает, а работник знакомится с ним под подпись. Дата приказа принципиальна: именно от неё отсчитывается срок подачи сведений в СФР.
Отражение в учёте и влияние на начисления
Проведённый документ приёма — это не просто запись в кадрах, он напрямую влияет на расчёт зарплаты:
- Плановые начисления. Оклад или тариф, заданные при приёме, автоматически подхватываются документом «Начисление зарплаты и взносов» за соответствующий месяц.
- Норма времени. График работы определяет, сколько дней и часов должен отработать сотрудник, — от этого зависит сумма при неполном месяце.
- Дата приёма. Если сотрудник принят не с первого числа, первая зарплата считается пропорционально отработанному периоду.
- Взносы и НДФЛ. С даты приёма выплаты сотруднику попадают в базу по страховым взносам и в учёт НДФЛ по физическому лицу.
Поэтому приём всегда оформляют до расчёта зарплаты за месяц. Приём задним числом, когда зарплата уже рассчитана, требует пересчёта документа начисления и часто приводит к ошибкам в суммах и отчётности.
Хотите уверенно вести кадры и зарплату в 1С:ЗУП без ошибок и штрафов?
На курсе по 1С:ЗУП вы освоите кадровый учёт и расчёт зарплаты от приёма до увольнения: оформление документов, настройку начислений и сдачу отчётности в СФР. Разбираем сложные случаи — совместительство, срочные договоры и перерасчёты — на реальных примерах.
Кадровый ЭДО и уведомление СФР (ЕФС-1)
С 2023 года сведения о трудовой деятельности подаются в Социальный фонд России (СФР) в составе единой формы ЕФС-1. При приёме на работу заполняется подраздел 1.1 подраздела 1 (бывший СЗВ-ТД) — сведения о кадровом мероприятии «ПРИЁМ».
В 1С:ЗУП отчёт формируется в разделе «Отчётность, справки» - «Электронные трудовые книжки» (или через сервис «1С-Отчётность»). Программа сама подтягивает проведённые приёмы за период и заполняет мероприятие. Готовый отчёт можно отправить напрямую через 1С-Отчётность или выгрузить файлом для загрузки в кабинет СФР.
Срок подачи ЕФС-1 при приёме — жёсткий. Сведения по подразделу 1.1 нужно передать в СФР не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приёме. За просрочку или ошибку в сведениях предусмотрен штраф, поэтому подавайте ЕФС-1 сразу после оформления приёма, не откладывая до конца месяца или до сдачи остальной отчётности.
Отдельно упомянём СЭДО — социальный электронный документооборот с СФР. Он используется для проактивных выплат пособий и обмена запросами, но к самому приёму относится косвенно. А кадровый электронный документооборот (КЭДО) с сотрудником — например, через сервис «1С:Кабинет сотрудника» — позволяет знакомить работника с приказом и договором в электронном виде, без бумаги.
Пример приёма и типичные ошибки
Соберём весь порядок вместе на конкретном примере.
Задача: принять Петрову Анну Сергеевну бухгалтером в подразделение «Бухгалтерия» с 3 марта 2026 года, оклад 60 000 рублей, пятидневка 40 часов, основное место работы, испытательный срок 3 месяца.
Порядок действий:
- В справочнике «Физические лица» проверяем по СНИЛС, нет ли Петровой А. С. в базе. Не найдена — создаём с паспортными данными.
- Создаём сотрудника, привязанного к этому физлицу; табельный номер присваивается автоматически.
- Открываем «Кадры» - «Приёмы на работу», создаём документ, дата приёма — 03.03.2026.
- Подразделение — «Бухгалтерия», должность — «Бухгалтер» (из штатного расписания), вид занятости — «Основное место работы», график — «Пятидневка».
- На вкладке «Оплата труда» задаём начисление «Оплата по окладу (по дням)» — 60 000 рублей, испытательный срок — 3 месяца.
- На вкладке «Трудовой договор» вводим номер и дату договора — 03.03.2026, вид — бессрочный.
- Проводим документ, печатаем приказ Т-1 и трудовой договор.
- Формируем ЕФС-1 (подраздел 1.1) с мероприятием «ПРИЁМ» и отправляем в СФР не позднее 4 марта.
Результат: Петрова числится работающей, за март начисление рассчитается пропорционально (с 3-го числа), сведения переданы в СФР в срок.
А теперь ошибки, которые встречаются чаще всего:
- Дубль физлица. Создали нового человека вместо выбора существующего — задвоились СНИЛС и ИНН, поехал учёт НДФЛ и стажа.
- Неверный график. Не указали или выбрали не тот график — неправильная норма времени и сумма зарплаты.
- Ошибка в виде оклада. Перепутали «по дням» и «по часам» — расхождение в первом же расчёте.
- Совместитель на полной ставке. Забыли поставить 0,5 или указали «Основное место» вместо совместительства.
- Просрочка ЕФС-1. Подали сведения не на следующий рабочий день, а в конце месяца — риск штрафа.
- Приём задним числом. Оформили после расчёта зарплаты — приходится пересчитывать месяц.
- Рассинхрон со штатным расписанием. Выбрали должность вне позиции ШР — штатная расстановка не сходится.
Как убедиться, что приём проведён корректно: откройте карточку сотрудника — статус должен быть «Работает»; проверьте отчёт «Штатная расстановка» — сотрудник занял позицию; убедитесь, что появилось плановое начисление, и сверьте данные ЕФС-1 перед отправкой в фонд.
Итоги
- Приём оформляется документом «Приём на работу» (или «списком»), но перед ним нужно подготовить физлицо, сотрудника, подразделение, должность и график.
- Физлицо и сотрудник — разные сущности: один человек может быть несколькими сотрудниками, включая основное место и совместительство.
- В документе задаются дата, подразделение, должность, вид занятости, график и плановые начисления — от них зависит расчёт зарплаты.
- Из приёма печатаются приказ Т-1 и трудовой договор, а его данные влияют на начисления, взносы и НДФЛ.
- ЕФС-1 (подраздел 1.1) при приёме подаётся в СФР не позднее следующего рабочего дня — это самый критичный по срокам этап.
Вопросы и ответы
- Где в 1С:ЗУП создаётся документ приёма на работу?
В разделе «Кадры» — списки «Приёмы, переводы, увольнения» или «Приёмы на работу». Для группового оформления используется документ «Приём на работу списком» с формой Т-1а.
- Чем отличается сотрудник от физического лица в 1С:ЗУП?
Физлицо — это человек с личными данными (СНИЛС, ИНН, паспорт), а сотрудник — конкретное трудоустройство. Один физлицо может быть несколькими сотрудниками: основное место и совместительство.
- Как оформить внутреннего совместителя в 1С:ЗУП?
Создайте нового сотрудника, привязанного к тому же физлицу, и в документе приёма укажите вид занятости «Внутреннее совместительство». Ставку обычно ставят 0,5 с соответствующим сокращённым графиком.
- В какой срок нужно подать ЕФС-1 при приёме на работу?
Подраздел 1.1 формы ЕФС-1 со сведениями о приёме подаётся в СФР не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приёме сотрудника.
- Можно ли распечатать приказ Т-1 и трудовой договор из 1С:ЗУП?
Да, из документа приёма по кнопке «Печать» доступны приказ Т-1 (или Т-1а для списка) и трудовой договор по настраиваемому шаблону с автоматической подстановкой реквизитов.
- Что проверить после проведения документа приёма?
Проверьте статус сотрудника «Работает», отчёт «Штатная расстановка», появление планового начисления и корректность данных в ЕФС-1 перед отправкой в СФР.
Материал носит информационный характер; интерфейс 1С:ЗУП 8.3 на 2026 год.